Hvordan forbereder jeg årsoppgjøret?
Skal du ta årsoppgjøret i SpareBank 1 Regnskap, er første steg å gå gjennom en sjekkliste over ting som må være på plass før du kan avstemme balansen. Nedenfor forklarer vi hva du må gjøre i de ulike stegene i sjekklisten.
- Sjekk at regnskapet ditt balanserer (går i 0)
Gå til Regnskap og Saldobalanse i menyen. Velg periode 01.01.2022 til 31.12.2022. Summen i bunnen av IB, bevegelse og UB skal være 0. Dersom summen i bunnen ikke er 0 betyr det sannsynligvis at resultatet fra fjoråret ikke er overført til balansen.
- Sjekk at selskapet ditt har korrekt aksjekapital (gjelder kun aksjeselskaper)
Du kan sjekke dette ved å sjekke saldoen på konto 2000 Aksjekapital. Aksjekapitalen din fremkommer av stiftelsesdokumentet. Har du en annen saldo på konto 2000 enn hva som står oppgitt i stiftelsesdokumentet må du undersøke hvorfor. Kanskje du har ført noe feil?
Trenger du hjelp med årsoppgjøret?
- Har du sendt ut alle fakturaer til kundene dine?
Sjekk at du er ajour med å sende ut fakturaer til kundene dine. Etterpå anbefaler vi at du avstemmer kundereskontro. Gå til Regnskap og Utestående i menyen. La nedtrekksmenyen stå på Kunde.
- Har du bokført alt av regninger, kvitteringer og utlegg?
Har du regninger, kvitteringer eller utlegg du ikke har registrert ennå, er det lurt å gjøre det i god tid før mva-fristen 10. februar. Da slipper du kanskje å sende inn en tilleggsmelding eller korrigert melding.
Det kan også være lurt å sjekke at du har fått inn alle fakturaer på husleie, strøm, felleskostnader, forsikring og andre kostnader som kommer periodevis.
Deretter anbefaler vi at du avstemmer leverandørreskontro. Gå til Regnskap og Utestående i menyen. La nedtrekksmenyen stå på Leverandør.
- Er inntektene og kostnadene dine periodisert riktig?
Inntektene og kostnadene dine skal periodiseres i regnskapet slik at regnskapet viser rettvisende bilde av den økonomiske sitasjonen i selskapet.
La oss si at du har et selskap som leier ut kontorlokaler. Du fakturerer forskuddsvis 3 måneder av gangen. Den 31.12.2022 sendte du ut en faktura på 37.500 kr inkl. mva (30.000 kr eks. mva., 10.000kr eks. mva. per måned) for januar, februar og mars 2023. Du må da periodisere denne fakturaen slik at regnskapet ditt viser riktig inntjening.
Periodisering blir da slik:
| Dato | Debet | Kredit | Beløp |
| 31.12.2022 | Inntektskonto | 2965 Forskuddsbetalt inntekt | 30 000 |
| 31.01.2023 | 2965 Forskuddsbetalt inntekt |
Inntektskonto | 10 000 |
| 28.02.2023 | 2965 Forskuddsbetalt inntekt |
Inntektskonto | 10 000 |
| 31.03.2023 | 2965 Forskuddsbetalt inntekt |
Inntektskonto | 10 000 |
NB! Husk å periodisere nettobeløpet, altså beløpet uten mva. Mva. er ikke en inntekt du får, men en avgift kunden betaler til deg som du betaler til staten på vegne av kunden etter endt termin.
La oss snu om på situasjonen og si at du har mottatt faktura på leie av lokale. Prinsippet blir det samme som over, men bokføringen blir litt forskjellig.
| Dato | Debet | Kredit | Beløp |
| 31.12.2022 | 1700 Forskuddsbasert leie | 6300 Leie av lokale | 30 000 |
| 31.01.2023 | 6300 Leie av lokale | 1700 Forskuddsbasert leie | 10 000 |
| 28.02.2023 | 6300 Leie av lokale | 1700 Forskuddsbasert leie | 10 000 |
| 31.03.2023 | 6300 Leie av lokale | 1700 Forskuddsbasert leie | 10 000 |
Igjen, husk at det kun er nettobeløpet som periodiseres.
- Er alle lønninger bokført og innrapportert?
Loven sier at når du utbetaler lønn skal du overføre midler til skattetrekkskontoen senest dagen etter, samt innrapportere lønnen gjennom a-meldingen måneden etterpå. Hvis du har utbetalt lønn til deg selv, uten å registrere dette i systemet og sendt inn a-melding, må du gjøre dette før du starter med årsoppgjøret.
Sjekk også at:
- OTP er innberettet
- Refusjon sykepenger er innberettet
- Andre innberetningspliktige tjenester (naturalytelser som forsikring, fri bil, etc.) er innberettet.
Husk at du må sende inn nye a-meldinger for perioder du har gjort endringer på.
- Sjekk at bankavstemmingen din stemmer
Et av de nyttigste verktøyene du har, er bankavstemmingen din. Du får ikke avstemt banken i sin helhet før alle transaksjonene er bokført i banken per 31.12., men du kan fortsatt avstemme banken så langt det lar seg gjøre, så du slipper å tenke på dette senere.
Er banken din avstemt, er du godt på vei til å ha bokført de fleste bilagene dine. Merk dog at det er fakturadato som bestemmer hvilken periode en faktura skal bokføres i, ikke betalingsdato. Har du en faktura med fakturadato 31. desember, men forfallsdato 15. januar, skal fakturaen bokføres i desember.
- Kontroller varebeholdningen
Har du varelager, må du kontrollere og korrigere varebeholdningen din ved å gjøre en varetelling. Har varebeholdningen din minket, får du en varekostnad, har den økt får du en reduksjon i varekostnad. Endringen bokføres mot konto 4390 Beholdningsendring.
Sjekk at eiendelene dine er bokført og avskrevet i regnskapet (gjelder kun dersom du har inventar, biler, maskiner, bygninger, etc. som kostet mer enn 15.000 kr eks. mva. ved anskaffelse)
Kontroller at saldoene på eiendelskontoene dine stemmer overens med eiendelene som er registrert i systemet. Du kan sjekke dette ved å sammenlikne verdiene i eiendelsmodulen mot saldobalansen. Gå til Regnskap og Saldobalanse i menyen, velg Konto 11xx-12xx.
Videre bør du kontrollere at eiendelene som er registrert er reelle. Har en eiendel blitt ødelagt og bør nedskrives, har du glemt å registrere en eiendel som solgt, eller lignende?
Merk at det ikke er at krav at du bruker eiendelsmodulen, men det er sterkt anbefalt da det blir lettere for årsoppgjørsmodulen å beregne skatt.
- Er alle bilag i året ført?
Er det noe annet du vet om som mangler i regnskapet? Er det et bilag som er registrert feil som du ikke har rettet opp i?
Sjekk at alle mva-meldingene dine er sendt inn til Altinn og betalt.
Har du gjort korrigeringer eller lagt inn fakturaer som mangler som har påvirket mva på en periode du allerede har levert for, må du levere ny mva-melding. Du kan enten sende en korrigert melding hvor du får et nytt oppgjør, eller en tilleggsmelding hvor du får oppgjør på mellomværende.
Merk at fristen for 6. termin (november og desember) er 10. februar påfølgende år.
- Sjekk at alle a-meldinger er levert og OK
Sjekk at alle a-meldingene dine er levert og i orden. Har du gjort lønnskorrigeringer på en periode som er sendt inn tidligere, må du sende inn ny a-melding. Har du ikke utbetalt lønn for en periode, men du fortsatt hadde ansatte, skal det fortsatt leveres a-melding. Da leverer du ikke full a-melding, men rapporterer kun arbeidsforhold.
Husk å hente tilbakemelding fra Altinn etter at du har sendt inn a-melding.
Sjekk også at du har betalt arbeidsgiveravgift og skattetrekk for alle perioder det er kjørt lønn.