Etikk og antikorrupsjon

De etiske retningslinjene handler om holdninger og verdier, og skal bidra til bevissthet om og etterlevelse av den etiske standarden som kreves av ansatte og tillitsvalgte i konsernet.


Etikk og antikorrupsjon

SpareBank 1 SMN opererer i en næring med risiko for interne misligheter. Med bakgrunn i virksomhetens art og omfanget av verdier som forvaltes, vurderes den iboende risikoen for interne misligheter i bankvirksomhet som høy.

Interne misligheter kan oppstå i form av forsøk på infiltrasjon fra kriminelle miljøer, press fra ansatte og misligheter motivert ut fra egen vinning. Det er derfor viktig at banken har implementert både forebyggende og avdekkende kontroller knyttet til mislighetsrisiko. Banken må alltid ha dekkende og hensiktsmessigerutiner for arbeidsdeling, begrensninger og rammer i fullmakter, sikre dualkontroller, tilfredsstillende tilgangskontroller og gode rutiner for endringshåndtering i IT-systemene.

Etiske retningslinjer

Bankens etiske retningslinjer beskriver bankens holdninger og verdier ut fra fire overordnede prinsipper om taushetsplikt, økonomisk uavhengighet, lojalitet og personlig integritet. Bankens ansatte, forretningspartnere og tillitsvalgte skal være seg bevisst bankens etiske retningslinjer i dagligdagse beslutninger. Den enkelte leder plikter å gjøre sine medarbeidere kjent med de etiske retningslinjene og at temaet tas opp jevnlig i avdelingsmøter. Retningslinjene gjelder hele konsernet inkludert datterselskap og inngår som kontraktsmessige forhold til bankens leverandører.

Retningslinjene regulerer blant annet den enkelte medarbeiders forhold til kunder, leverandører, konkurrenter og omverden. Den enkelte medarbeider må unngå på noen måte å komme i et avhengighetsforhold til konsernets kunder og forretningsforbindelser, og alle skal ha et bevisst forhold til forsøk på korrupsjon eller former for påvirkningshandel. De etiske retningslinjene er tydelige på nulltoleranse mot korrupsjon, og medarbeidere skal ikke under noen omstendigheter motta gaver i form av penger eller pengebrev gjennom sitt arbeid.

Alle nyansatte skal gjennomgå de etiske retningslinjene som en del av introduksjonsprogrammet, og etikk er tema på faste samlinger for nyansatte. Bankens konsernledelse spesielt og ansatte generelt har fått trening i etikk og antikorrupsjon. I 2017 ble konsernets nye verdier lansert (helhjerta, ansvarlig, likandes og dyktig), og banken gjennomførte i den forbindelse implementeringsprosesser i alle avdelinger. Knyttet til verdien ansvarlig var etikk et hovedtema, og ulike case var tatt opp til diskusjon i avdelingene. (GRI 205-2)

Banken vedtok oppdaterte etiske retningslinjer (pdf) i 2017.

Varslingsrutine

I tillegg til de etiske retningslinjene har banken etablert en egen varslingsrutine. Varslingsrutinene ivaretar kravene i arbeidsmiljøloven, for varsling av kritikkverdige forhold i virksomheten. Formålet med varslingsrutinen er å redusere risikoen for interne misligheter samt å ivareta arbeidstakers rett og plikt til å fremsette bekymringsmelding/varsel om kritikkverdige forhold.

I varslingsrutinen er det gitt eksempler på kritikkverdige forhold som kan være grunnlag for bekymringsmeldinger, og her nevnes kritikkverdige forhold relatert til for eksempel ukultur, korrupsjon, ulovligheter, økonomisk kriminalitet, uetisk eller skadelig aktivitet eller brudd på andre etiske normer.

Varslingsrutinen legger også til rette for at ansatte kan varsle til bankens eksterne varslingsmottak samt varsle anonymt dersom varsleren ønsker dette.

Banken gjennomfører årlig en organisasjonsundersøkelse. Undersøkelsen gir respondenten mulighet til å rapportere tilfeller av mobbing og trakassering i egen avdeling. Dersom det avdekkes slike tilfeller i noen avdelinger vil dette bli fulgt opp av HR-avdelingen.

Instruks for håndtering av interessekonflikter med kunder ble også revidert og godkjent av konsernstyret i 2017.

Oppfølging av kvalitetsavvik

Bankens rutine for oppfølging av kvalitetsavvik skal sikre identisk reaksjon, rapportering, arkivering og oppfølging av kritikkverdige forhold blant ansatte på tvers av forretningsområder.

Banken startet i 2017 en prosess for å etablere et nytt system for hendelsesrapportering i samarbeid med en ekstern leverandør. Det nye systemet vil bli implementert i første kvartal 2018. Systemet bidrar til en bedre oversikt over hendelser på alle områder samt en dokumentasjon på hvordan hendelsene blir fulgt opp.

Sanksjonsutvalget har ansvar for avviksoppfølging. Utvalget består av konsernadvokat, kredittsjef næringsliv, kredittsjef personmarked, sikkerhetssjef og HR-sjef. Basert på internkontroll i forretningsområdene samt innmeldte og registrerte avvik for øvrig, skal sanksjoner vurderes. Utvalget har i utgangspunktet møter hvert kvartal, men akutte saker håndteres fortløpende.

Bankens styre, konsernledelse og samtlige medarbeidere har fått kommunisert bankens policy på antikorrupsjon og etiske retningslinjer. Det har derimot ikke vært på agendaen til representantskapet. Forretningspartnere har ikke fått bankens policy kommunisert spesifikt, men kontraktsvedlegg om samfunnsansvar følger alle leverandøravtaler, og gjelder hele SpareBank 1-alliansen. Les vedlegget om samfunnsansvar (pdf) (GRI 205-2). Banken vurderer etiske problemstillinger når banken inngår avtaler med kunder. Banken har i noen tilfeller valgt ikke å etablere kundeforhold i eiendomsbransjen grunnet mistanke om sosial dumping. Dette styres av bankens policy for ansvarlig kreditt beskrevet i eget kapittel.

Banken reagerer konsekvent ved brudd med retningslinjer, og i 2017 utstedte banken tre skriftlige advarsler som følge av to interessekonflikter og ett tilfelle av seksuell trakassering. Banken har ikke hatt oppsigelser, rettsaker eller kontraktsbrudd som følger av korrupsjon eller brudd på etiske retningslinjer. (GRI 205-3)


Økonomisk kriminalitet

SpareBank 1 SMN arbeider systematisk med å avdekke og bekjempe økonomisk kriminalitet. Bankens overordnede retningslinjer for anti-hvitvasking legger tydelige føringer for hvordan SpareBank 1 SMN arbeider med temaet, med klare roller og ansvar for arbeidet.

Innsikt i banken og kundenes virksomhet er viktig for å sikre en risikobasert tilnærming til økonomisk kriminalitet og overholde kravene i lovverket. Banken skal kjenne til hvilke transaksjoner det er vanlig for kunden å foreta slik at vi effektivt kan avdekke uvanlige eller mistenkelige transaksjoner. Det må også dokumenteres at kontrolltiltak er tilpasset den aktuelle risikoen. Myndigheter, kunder og konkurrenter skal ha tillit til bankens profesjonalitet og redelighet.

Økt grad av organisert og grensekryssende kriminalitet har endret trusselbildet også for økonomisk kriminalitet. Banken ser flere transaksjoner over landegrenser, vekst i utenlandske kunder, økt utbredelse av virtuell valuta samt nye produkter, nye tjenester og nye aktører i egen bransje. Hvitvasking, svindel og svindelforsøk mot bankens kunder blir mer utbredt og mer avansert for hvert år.

Banken skal bidra til at bankens produkter og tjenester ikke benyttes til kriminell aktivitet, og våre styringssystem evalueres og oppdateres årlig for å tilpasses et oppdatert risikobilde og endringer i retningslinjer for hvitvasking. I tillegg gjennomfører banken løpende kontroller på ulike nivåer, fra internkontroll i forretningsområdene, via løpende transaksjonsovervåkning, til kontroller utført av compliance-funksjonen. Avvik og forbedringstiltak vurderes løpende, og rapporteres til styret kvartalsvis.

I 2017 har banken jobbet med å operasjonalisere nye rutiner og prosesser fra bankens hvitvaskingsprosjekt, som ble avsluttet høsten 2016. Banken har økt treffsikkerheten på hvilke transaksjoner som flagges til overvåkning, og styrket prosessene for kundeetablering og løpende kundekontroll. Eksempelvis undersøker banken kilder til kunders egenkapital og inntekter, spesielt der kunden har oppgradert en bolig vesentlig, og ønsker å belåne verdiøkningen. Banken ber da om informasjon og dokumentasjon på hvem som har utført arbeidet og hvordan oppgradering ble finansiert, med den hensikt å bekjempe økonomisk kriminalitet og svart arbeid.

I 2017 ble totalt 9191 transaksjoner fanget opp av bankens systemer for transaksjonsovervåkning. Alle de flaggede transaksjonene ble vurdert av bankens egne anti-hvitvaskingsmedarbeidere, som rapporterte 105 av de mistenkelige transaksjonene til Økokrim. (GRI SMN-1)

Banken har også etablert egne ryddeprosjekter. Ryddeprosjektene innhenter tilstrekkelig informasjon fra kundeforhold banken etablerte før dagens krav til kjenn-din-kunde trådte i kraft.

Banken har fokus på kunnskap og trening for å bekjempe økonomisk kriminalitet. Alle medarbeidere skal regelmessig gjennomføre obligatorisk e-læring om hvitvasking og terrorfinansiering. I tillegg avholdes årlig klasseromsundervisning innen hvitvasking for et stort antall ansatte.

Ambisjonene for 2018 er ytterligere å styrke organiseringen og forankringen av roller og ansvar knyttet til hvitvasking. Banken vil iverksette tiltak for å sikre fortsatt etterlevelse av lover og retningslinjer når EUs fjerde hvitvaskingsdirektiv trer i kraft.