Flytte til nye lokaler
I tillegg til å finne det mest egnede lokalet må du også tenke på timingen, klargjøring, finansiering og eiermodell.
Hvorfor skal bedriften flytte?
Det kan være lurt å ha klart for seg hva de nye lokalene skal gjøre for bedriften, i god tid før du finner et nytt lokale. Tenk gjennom følgende:
- Hva trenger du, som du ikke har i dag?
- Passer det med bedriftens visjon og strategi?
- Er det noe du risikerer å miste ved å bytte lokale? Ansatte, synlighet, kundetrafikk, parkering og adkomst for leverandører?
- Tenk 5-10 år fram. Passer lokalene med fremtidsplanene?
- Har bygget eller området restriksjoner som vil påvirke dere?
Få hjelp til å finne riktig lokale
Når bedriften skal flytte, kan det være krevende å vite hva som lønner seg. Det kan være smart å få hjelp av noen som kjenner markedet.
En næringsmegler hjelper deg med å
- finne lokaler som passer behovene dine i dag – og som kan vokse med bedriften
- vurdere kostnader og risiko ved å leie eller eie
- få oversikt over prisnivå, etterspørsel og utvikling i næringseiendomsmarkedet
- forhandle avtaler og sikre gode vilkår
Dette bør du tenke på før bedriften flytter
Involver de ansatte tidlig i prosessen for å få innsikt i behov og preferanser – dette gir bedre beslutningsgrunnlag og øker trivselen. Dette forutsetter at de ansatte blir lyttet til og inkludert i beslutningene.
Det vil ofte være umulig å innfri alle ønsker. Da er det viktig å gi gode begrunnelser for valg som er tatt.
Start med å lage en oversikt over alt som skal flyttes med. Sett opp en prosjektgruppe med tydelig ansvarfordeling, og lag en detaljert tidsplan for hele prosessen.
Vurder om dere skal bruke et profesjonelt flyttebyrå, spesielt hvis dere har tungt eller verdifullt utstyr. Sørg for at alt pakkes strukturert og merkes tydelig, slik at det blir enkelt å plassere riktig i de nye lokalene.
Det er viktig å melde adresseendring i tide. Ved å gjøre endringer i Samordnet registermelding i Altinn får du oppdatert både Skatteetaten, Enhetsregisteret, Foretaksregisteret og NAV. I tillegg må Posten og forsikringsselskaper informeres om adresseendringen.
Husk også å oppdatere adressen på nettsiden, i e-postsignaturer, visittkort og markedsføringsmateriell. Det er viktig å gjøre dette i god tid for å unngå forsinkelser og tap av viktig post eller informasjon.
Mange bedrifter velger å flytte når det er rolige perioder. Dette gir rom for ombygging, installasjon og innflytting uten å forstyrre den daglige driften.
Vinteren kan være utfordrende på grunn av værforhold, spesielt hvis flyttingen innebærer transport av utstyr eller møbler over lengre avstander. Men det kan også være økonomisk gunstig, da etterspørselen etter flyttetjenester ofte er lavere, og du kan forhandle bedre priser på både flyttebyrå og nye lokaler.
Regnskapsåret spiller også inn. Mange velger å flytte ved starten av et nytt år eller kvartal, for å gjøre det enklere å holde oversikt over kostnader, budsjetter og rapportering.
Kanskje du trenger å lease maskiner og utstyr, eller må ha et større lån for å komme på plass i nye lokaler?
Før du tar på deg nye utgifter bør du sette opp et regnestykke som viser hvilke kostnader du har etter flytting og hva du forventer av nye inntekter.
Send ut skriftlig informasjon om flyttingen i god tid – i tillegg til å oppdatere adresse på nettsiden, i sosiale medier, på Google og eventuelle andre plattformer dere bruker.
Forklar hvorfor dere flytter, hva det betyr for kundene, og når dere er i gang på ny adresse. Sørg for at kundeservice er forberedt på spørsmål. Dette bidrar til å opprettholde tillit og kontinuitet.
Før dere forlater de gamle lokalene, må dere sørge for grundig flyttevask om dette kreves av ny eier eller utleier. Dette inkluderer rengjøring av alle overflater, gulv, kjøkken og sanitærrom.
I tillegg bør dere ta stilling til hva som skal beholdes, selges, resirkuleres eller kastes. Mange avfallsaktører tilbyr tjenester for resirkulering av kontormøbler og utstyr, og det kan være økonomisk gunstig å gjøre dette riktig.
Skal dere flytte langt?
Det er stor forskjell på å flytte til andre siden av gaten og et helt annet sted. Blir de ansatte nødt til å pendle over større avstander vil de færreste være med på flyttingen.
Flyttes bedriften til en annen kommune kan det medføre behov for en endringsoppsigelse – hvor nåværende ansettelseskontrakter sies opp, og den ansatte må få ny arbeidskontrakt.
Kom godt i gang i de nye lokalene
Når dere flytter inn, er det viktig å ha en plan for innredning og funksjonalitet. Tenk på strømuttak, nettverk, belysning og ergonomi. Sørg for at lokalene støtter arbeidsformen deres – enten det er åpne landskap, cellekontor eller hybridløsninger.
Vurder også hvordan lokalene kan bidra til trivsel og effektivitet, og om det er behov for sosiale soner, møterom eller stilleområder.
Trenger du noen å sparre med?
Når bedriften endrer seg, kan økonomien gjøre det samme. Vi hjelper deg med å få oversikt.