Bank+Regnskap hjelpesider

Overføre timer til lønnskjøring

• Trykk på Lønn, Lønnskjøring og Opprett ny lønnskjøring
• Trykk på Overfør timer til lønn i lønnskjøringen du har opprettet

Registrere og godkjenne timer

• Registrer timene
• Trykk lagre
• Trykk på fanen Timeliste og send inn.

• Velg dato for timene du skal ta med i lønnskøringen. Du får nå opp oversikt over ansatte og godkjente timer.
• Hak av for de ansatte som skal ha lønn.
• Trykk Overfør timer og Overfør for å bekrefte overføringen.

Timene blir nå lagt til i egen linje i lønnskjøringen. Ønsker du å korrigere timelønn kan det gjøres etter overføring av timer.

• Timene blir nå lagt til i egen linje i lønnskjøringen. Ønsker du å korrigere timelønn kan det gjøres etter overføring av timer.

1. Legg til bankkonto i regnskapsprogrammet ved å klikke på Innstillinger og velg Bank. 

2. Klikk Legg til ny bankkonto, deretter fyller du inn følgende:

• Navn
• Type, velg mellom drift, skatt eller lønn
• Kontonummer, navn på bank og IBAN vil fylles ut automatisk.
• Hovedbokskonto, er det driftskonto er det vanlig å velge hovedbokskonto 1920, og skattetrekkskonto 1950.
• Standard driftskonto, huk av denne om regnskapsprogrammet automatisk skal velge kontoen som betalingskonto.

1. Starte veiviseren

Før du starter sjekk at telefonnummer og navn ligge inne på brukeren din. Det finner du ved å klikke på personen oppe til høyre og velge Brukerinnstillinger.

Klikk på Bank og velg Utbetalinger eller Innbetalinger, da starter en veiviser på hvordan du kobler nettbank mot regnskapsprogrammet. I steg 3, Godkjenning av betalinger, kan du velge mellom Regnskapsgodkjente betalinger eller Ettergodkjente betalinger i nettbanken.

2. Kontoinnstillinger

Under Driftskonto må det legges inn en konto. Om du allerede har lagt inn kontoene under innstillinger, henter systemet automatisk opp forslag til konto. Hvis ikke kan du klikke på nedtrekkspilen i feltet for konto og velge Opprett ny.

Lønnskonto, her legger du kun inn en konto dersom du vil at utbetalinger til lønn skal gå fra en annen konto en driftskontoen.

Det kan være mye å tenke på første gang man ansetter noen. For det første skal man ta godt imot en ny person i bedriften, med alt det medfører av å bli kjent. Man skal også gi en innføring i bedriften og gjennomføre opplæring. Som arbeidsgiver får du også en del ansvar og regler å forholde deg til, og det er viktig at dette blir gjort på en skikkelig måte.

Det du og selskapet rapporterer av ansettelsesforhold og lønnsutbetalinger danner blant annet grunnlaget for den ansattes beregning av skatt og rettigheter i folketrygden og hos NAV.

Vi anbefaler at du setter deg godt inn i konsekvensene det er å ha ansatte i bedriften og hvilket ansvar det medfører. Du bør ta en titt innom Arbeidstilsynet og se hvilke krav som stilles til deg som arbeidsgiver. Skatteetaten har også laget en liten oppsummering for deg om rollen som arbeidsgiver. Vi anbefaler å ta kontakt med en regnskapsfører om du trenger hjelp med lønn. Det er viktig at føringen av lønn blir riktig.

Arbeidstilsynet har gode veiledninger og maler du kan benytte til for eksempel arbeidsavtalen med den ansatte. 

Når du skal ansette noen må selskapet opprette et virksomhetsnummer og meldes inn i Aa-registeret (Arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret). Du kan se mer om hvordan du oppretter et virksomhetsnummer her.

Selskapet kan også bli medlem i en arbeidsgiverorganisasjon slik som for eksempel NHO. Da kan det hende at dere må forholde dere til en tariffavtale fremforhandlet mellom den og fagforbundene som setter strengere krav til lønn og ansattbetingelser enn det arbeidsmiljøloven krever.

Arbeidsgiveravgift
Arbeidsgiveravgiften er en avgift arbeidsgiver betaler på utbetalt lønn og bidrar til å finansiere folketrygden. Avgiften beregnes ut ifra en prosent av lønnen virksomheten betaler sine ansatte, men prosentsatsen varier avhengig av hvor i landet virksomheten er. I de mest befolkningsrike stedene i Norge er avgiften på 14,1 %, men det er mange områder over hele landet som har en lavere sats. Du må derfor undersøke hva arbeidsgiveravgiften er i din kommune før du setter opp innstillingene for dette i Sparebank 1 Regnskap.

I Sparebank 1 Regnskap setter du opp innstillingene for arbeidsgiveravgift under Innstillinger - Lønn, under fanen Juridisk enhet og under fanen Virksomheter.

Les mer om arbeidsgiveravgift på Skatteetaten.

Forskuddstrekk
Når du betaler ut lønn, skal du som arbeidsgiver gjøre et forskuddstrekk av skatt på vegne av den ansatte. Dette beløpet skal du sette på en låst skattetrekkskonto, siden dette anses som den ansatte sine penger etter at du har gjennomført lønnskjøringen. Skulle selskapet få økonomiske vansker, skal derfor forskuddstrekket være låst på en konto slik at det ikke er mulig å benytte midlene fra denne kontoen. Arbeidsgiveravgift og MVA skal ikke inn denne kontoen da dette er selskapet sine penger frem til forfall på terminen.

Du kan opprette en skattetrekkskonto i nettbank bedrift under Administrasjon - Åpne konto. Har du overført et beløp til skattetrekkskontoen ved en feil, må du ta kontakt med Skatteetaten for å overføre dem tilbake. Banken kan utføre overførselen mellom skattetrekkskontoen og tilbake til driftskontoen etter bekreftelse fra Skatteetaten. Du kan søke om frigivelse av midler på skattetrekkskonto her.

Kontoer og lønn
Hvordan du setter opp bokføringskontoer for lønn kan i utgangspunktet følge standardoppsettet så lenge du ikke har en egen kontoplan for dette fra tidligere systemer.

Feriepenger
Når du ansetter noen, må du ta stilling til hvilke feriebetingelser det skal være i din bedrift. Mange bedrifter gir sine ansatte fem uker betalt ferie og har dermed en feriepengesats på 12 %. Den laveste feriepengesatsen er 10,2 % og vil gi minste lovpålagte ferie på fire uker og en dag. Les mer om ferie på Arbeidstilsynet.

Før du går i gang med lønnskjøringer i Sparebank 1 Regnskap bør du gå over og sjekke innstillingene for feriepenger. Feriepengesats og hvilket trekk som skal gjøres i lønnen til ansatte med fast månedslønn. Du setter opp innstillingene for feriepenger under Innstillinger - Lønn, under fanen Feriepenger.

Slik setter du opp trekk i fastlønn til feriepenger:
–1/26 månedslønn; benyttes ved utbetaling av 11,1% feriepenger trekkfritt (sjelden brukt)
+1/26 månedslønn; benyttes ved utbetaling av 10,2% feriepenger trekkfritt (4 uker ferie, ferieloven).
–4/26 månedslønn; benyttes ved utbetaling av 12% feriepenger trekkfritt (5 uker ferie)
-3/22 månedslønn; kan også benyttes ved utbetaling av 12% feriepenger (5 uker ferie), men er en litt annen brøk.

Ved fire ukers ferie trekkes nesten en hel månedslønn, siden en måned er litt over 4 uker. Ved 5 ukers ferie trekkes litt over en månedslønn, og det blir dermed en negativ lønn før feriepengene fra i fjor blir lagt til. Se veiledning for å betale ut feriepenger her.

Pensjonssparing og yrkesskadeforsikring
Alle bedrifter med ansatte skal tegne yrkesskadeforsikring. Denne dekker blant annet skade og sykdom hos den ansatte som skjer på arbeidsplassen. I tillegg er bedriften lovpålagt å ha pensjonssparing for sine ansatte dersom den oppfyller ett eller flere av følgende kriterier:

• Minst to personer som begge jobber 75 prosent eller mer.
• Minst én arbeidstaker uten eierinteresse i bedriften som jobber 75 prosent eller mer.
• Personer i bedriften som har fylt 20 år og som hver jobber mer enn 20 prosent, og som til sammen utfører arbeid som tilsvarer minst to årsverk. Dette gjelder også vikarer.

Her kan du bestille yrkesskadeforsikring og innskuddspensjon fra Sparebank 1.
Se mer om yrkesskadeforsikring på Arbeidstilsynet. 

Det er også mulig å utvide ansattgodene ved å kjøpe tilleggsforsikringer som gjør deg til en attraktiv arbeidsgiver. For eksempel helseforsikring som sikrer at ansatte kommer raskt til behandling eller reiseforsikring. Se hvilke personalforsikringer Sparebank 1 tilbyr her.

For bedrifter som er spesielt avhengige av noen bestemte personer, f.eks. daglig leder eller noen med en bestemt autorisasjon, kan kanskje nøkkelpersonforsikring (LEGG INN URL) være aktuelt. Kompanjong­forsikring (LEGG INN URL) kan passe for selskapesformene Ansvarlig selskap (ANS) eller Delt ansvar (DA).

Spesielle innstillinger
Den siste fanen under Innstillinger - Lønn er Spesielle innstillinger, og må settes opp for noen bestemte typer virksomheter.

Finansskatt
Finansskatt er en egen skatt for virksomheter innenfor finansierings- og forsikringsområdet, næringshovedområde K. Denne skatten består blant annet av en ekstraskatt på 5 % av lønnsgrunnlaget.

Skatten omfatter følgende næringskoder:

• 64 Finansieringsvirksomhet
• 65 Forsikringsvirksomhet og pensjonskasser, unntatt trygdeordninger underlagt offentlig forvaltning
• 66 Tjenester tilknyttet finansierings- og forsikringsvirksomhet

Les mer om finansskatt på Skatteetaten.

Skatter og avgifter
Skatte- og avgiftsregler er en gruppe skatteregler for spesielle organisasjoner. Hvis dette er aktuelt, vil den bli tilgjengelig for denne bedriften som valg under a-meldingsinformasjon på lønnsarten. En bedrift kan aktivere flere regler, men en lønnsart kan bare kobles mot en skatte- og avgiftsregel.

Les mer om de ulike skatte- og avgiftsreglene på Skatteetaten sine nettsider:
Særskilt fradrag for sjøfolk
Nettolønn - og nettolønn for sjøfolk lengre ned på siden.
Kildeskatt på pensjoner
Skattefrie organisasjoner

Registrere den ansatte
Fyll inn arbeidsforhold etter arbeidsavtalen med den ansatte. Se veiledning for å opprette den ansatte i Sparebank 1 Regnskap. Det er lovpålagt å inngå en skriftlig arbeidsavtale. Se mer på Arbeidstilsynet og last eventuelt ned en av malene til arbeidskontrakt hvis dere har behov for det.

1. Gå til Regnskap og Kontoplan i menyen. Finner du ikke Kontoplan i menyen? Du finner den under Rediger menyvalg nederst til venstre.

2. Trykk Opprett ny. NB! Denne muligheten er ikke inkludert i alle pakkene. Mangler du den, kan du endre en konto som allerede ligger i kontoplanen.

3. Legg inn kontodetaljer og huk av Synlig for å kunne bokføre på kontoen.

4. Trykk Lagre når du er ferdig.

1. Registrer selskapet i mva-registeret hos Brønnøysund ved å levere Samordnet registermelding. Les mer på skatteetaten.no

2. Inntil du er ferdig registrert hos Brønnøysund, skal du ikke fakturere med mva på utgående fakturaer, men legge til en kommentar i fakturaene du sender ut. Utgifter registrerer du også uten mva. Disse kan du endre når du er mva-registrert, slik at du får mva-fradrag senere.

3. Når mva-registreringen er godkjent går du inn på Regnskapsinnstillinger og velger:

• Avgiftspliktig
• Mva-periode
• Mva skjema
• Lagre

4. Gå inn på Regnskap og Kontoplan i menyen. Trykk på de tre prikkene øverst til høyre, og Synkroniser kontoplan NS4102, for å få kontoplan for mva-registrerte selskaper.

1. Gå til Innstillinger og Regnskap

2. Bla ned til Inngående balanse, trykk på Registrer inngående balanse. Velg Ja Selskapet er nystiftet uten tidligere transaksjoner og Fortsett.

3. Trykk på den grønne knappen Registrer inngående balanse nyetablert firma.

4. Legg inn informasjonen fra stiftelsesdokumentet, og trykk Fullfør.

• Stiftelsesdato
• Aksjekapital
• Registreres overkurs eller ikke
• Stiftelseskostnad. Se hva det koster her

5. Når du har lagt inn stiftelseskostnadene fra Brønnøysund, kan du laste opp stiftelsesdokumentet og trykke Lagre og Bokfør. 

NB! Du får et varsel om hva du skal gjøre når du får stiftelseskostnader fra Brønnøysund.

1. Klikk på Lønn, Lønnskjøring og Ny lønnskjøring.

Legg inn Beskrivelse og Utbetalingsdato. Dersom det ikke skal tas med fastlønn på utbetalingen av feriepenger, haker dere av for Trekk i fastlønn for ferie. Skal fastlønn tas med må det ligge inne på faste poster på ansattkortet, slik at regnskapsprogrammet kan beregne trekket. Klikk deretter Lagre.

2. Klikk Generer feriepenger.

3. Dere får nå opp en liste over ansatte, her velger dere hvilket år feriepenge grunnlaget skal hentes fra, normalt er det feriepenger fra i fjor. Hak så av de ansatte du skal kjøre feriepenger for. Kolonnen Utbetales viser hvor mye som skal utbetales til hver ansatt. Denne kan overstyres ved å endre % utbetaling av feriepenger. For ansatte over 60 år, kan man styre om den 6. ferieuken skal være med.

Klikk tilslutt Lag feriepengeposter.

1. Gå til menyvalget Lønn - Lønnskjøring og opprett en ny lønnskjøring.

• I beskrivelse kan du for eksempel legge inn Import av lønn fra tidligere regnskapssytem.
• Legg inn perioden du ønsker å hente fra tidligere regnskapssystem.
• Ta vekk Skattetrekk. Du legger tallene fra ditt tidligere lønnssystem manuelt.
• Fjern Inkluder faste poster/trekk.
• Legg inn en fiktiv utbetalingsdato. Den må være før du registrerte deg hos Sparebank 1 Regnskap. Hvis du for eksempel la inn saldobalanse per 01.06 må den fiktive utbetalingsdato være før. 
• Trykk så på Lagre oppe til høyre.

2. Finn frem alle ansatte som har mottatt lønn i ditt tidligere lønnssystem.

• Det gjør du ved å trykke på hent ansatt.
• Nå legger du inn den lønnen som hver enkelt har mottatt fra tidligere lønnssystem.
• Husk å legge inn skatt med negativ verdi. Se eksempel her:

3. Gjør opp lønnskjøringen

• Når du har lagt inn all lønn på alle ansatte, trykk på Lagre oppe til høyre.
• Når alle ansatte er registrert, og totalbeløp stemmer, avregnes lønnskjøringen ved å klikke på Avregn i høyre hjørne.
• Trykk IKKE på Bokfør som kommer etter avregn, du ikke skal bokføre lønn som allerede er fra det tidligere regnskapssystemet.

Husk at denne lønnsavregningen ikke skal bokføres i regnskapet. Du skal heller ikke sende inn A-melding for perioden, dette skal være gjort fra forrige lønnssystem. Du skal ikke generere feriepenger, dette blir gjort automatisk i denne avregningen.

1. Koble timebruker mot ansatt

• Trykk Timer og Timebruker
• Velg den timebrukeren det gjelder
• Søk opp den ansatt det gjeder i feltet Ansatt (om du ikke finner den ansatte, må den opprettes først)
• Trykk Lagre

2. Koble timart mot lønnsart

• Trykk på Timer, Timeart
• Trykk på Overfør timer til lønn i lønnskjøringen du har opprettet
• Velg eksisterende Timeart eller Opprett ny timeart
• Under Time til lønn kan du koble timeart mot lønnsart
• Trykk Lagre

1. Føre timer mot en kunde

    a. Registrere timer        

• Trykk på Timer og Registrer timer
• Registrer timer, legg inn dato, klokkeslett, timeart og velg kunde. (Dersom du ikke får opp feltet kunde, trykker du på tannhjulet, hak av for kunde og trykk lagre)
• Trykk Lagre endringer
• Gå på Timeliste og send inn timene
• Godkjenn dersom det er valgt

    b. Fakturere timer

• Trykk på Timer og Fakturer timer
• Trykk Ny overføring
  
• Velg Priode, Medarbeidere og Type kunder
• Trykk Videre
• Velg kunde det skal faktureres til og gå videre
• Sjekk at pris og produkt stemmer, gå videre
• Se igjennom forhåndsvisningen og trykk Videre også Fullfør

    c. Overføre til faktura

• Trykk Salg og Ordre
• Velg orderen du har laget og trykk på den Grønne pilen og velg Lagre og overfør til faktura, trykk Overfør. 
• All informasjonen er nå overført til en ny faktura som du kan sende til kunde.

2. Føre timer mot en ordre

• Trykk på Salg, Ordre og Ny ordre
• Legg inn Kunde og Ordredato
• Trykk på Registrer

    b. Før timer mot orderen

• Trykk på Timer og Registrer timer
• Registrer timer ved å legge inn dato, klokkeslett, timeart og velg ordre
• Trykk på Lagre endringer
• Trykk på Timeliste og send inn timene
• Godkjenn dersom det er valgt

    3. Fakturere timer

• Trykk på Timer, Fakturer timer og Ny overføring
• Velg periode, medarbeidere og type ordre
• Trykk Videre
• Velg Ordrenummer og trykk Videre
  
• Sjekk at pris eller produkt stemmer og trykk Videre
  
• Se gjennom forhåndsvisning og trykk Videre og Fullfør

    4. Overføre til faktura

• Trykk Salg og Ordre
• Velg orderen du har laget og trykk på den Grønne pilen og velg Lagre og overfør til faktura, trykk Overfør. 
• All informasjonen er nå overført til en ny faktura som du kan sende til kunde.

1. I menyen går du til Timer og Registrere timer.

2. Klikk Ok, og brukeren din blir satt opp automatisk.

3. Vil du endre oppsettet på brukeren går du til Timer og Timebrukere, og velger timebrukeren du vil endre. Du kan endre på startdato, prosent og stillingsmal. Standard stillingsmal er på 37,5 timer og inkluderer ikke lunsj på 30 min.

4. For å koble timebrukeren opp mot en ansatt, gå til Ansatt og legg inn hvilken ansatt det gjelder.

• Prosent: Systemet regner ut antall timer den ansatte skal jobbe per uke og dag ut fra prosenten. Endres prosenten, vil også antall timer endres.
• Startdato: Viktig for at systemet skal regne riktig antall timer. Hvis du velger startdato tidligere enn dagens dato og timer ikke er ført, vil du få minus på timesaldoen.
• Sluttdato: Legges inn ved avslutning av et arbeidsforhold eller hvis det skjer endringer i stillingsprosent eller standard uke. Den ansatte må da legges inn på nytt.
• Aktiv: Her kan du velge om oppsettet er aktivt eller ikke. Kan brukes ved flere oppsett.
• Team:  Brukes når timer skal overførs til lønn hvis timene skal skal godkjennes av annen.

Hvis den ansatte har timer fra et annet regnskapsprogram, kan du legge det inn ved å klikke på fanen Saldoer.

• Klikk på Ny saldo og legg inn dato for når arbeidsforholdet starter.
• I feltet Timesaldo legger du inn antall timer.
• Legg inn kommentar og klikk på Lagre endringer.

Timebrukeren er nå satt opp, og du kan starte å registrere timer.

1. Opprette produkt

Dersom du ikke har opprettet et produkt, må du gjøre det først. Slik oppretter du et produkt.

2. Koble timeart og produkt sammen

• Trykk på Timer og Timearter
• Opprett Ny timeart eller velg aktuell Timeart
• Velg Produkt du ønsker å koble mot
• Legg inn Pris (dette er timesprisen som overføres til fakturering)
• Trykk på Lagre

1. Finn din faktura

• Trykk på Min profil og velg Lisensinformasjon. Velg videre Selskapslisenser og Forbrukshistorikk.
• Når du har funnet perioden du skal hente bilag for, trykk på de tre prikkene helt til høyre på linjen og velg Send til innboks. Fakturaen ligger nå i innboksen.

2. Bokfør fakturaen

• Gå til innboksen under menypunktet Utgift, trykk Registrer kjøp på fakturaen som du har sendt i innboksen.
• Velg kvittering siden kjøpet allerede er betalt for.
• Legg inn leverandør, fakturadato og forfallsdato. Fyll ut kostnadskonto med for eksempel 6552. 
• Trykk Lagre. Trykk deretter på grønn pil og velg Bokfør. Husk at denne ikke skal betales.
• Gå til Bank og Bankavstemming.
• Nå vil du se trekk fra bankkonto på venstre siden og det bokførte bilaget på høyre siden. Marker de to postene og trykk Avstem.

1. Gå til Regnskap og Føre bilag i menyen. Bilagsnummer kommer automatisk.

2. Legg inn detaljene i bilaget. Leter du etter en regnskapskonto som ikke dukker opp når du søker? Se her (lenke kommer).

3. Last opp vedlegg (ved behov) fra innboksen eller pcen. Er vedleggsfeltet skjult, trykk på den tomme ruten under binders-ikonet.

4. Trykk Lagre og bokfør. Hvis du bare vil lagre en kladd, trykker du på pilen på Lagre og bokfør knappen. 

5. For å hente opp en kladd,, trykker du på de tre prikkene oppe til høyre i bilagsføring bildet.

1. 

• Trykk Markedsplass og velg Moduler
• Gå til Utvidelser og trykk Aktiver på EHF mottak og/eller EHF sending

Har du aktivert EHF i et tidligere regnskapssystem, må du deaktivere der før du kan koble opp mot Sparebank 1 Regnskap. Det vil gå noen dager før det er deaktivert. Søk opp i Elma registeret, finner du ikke bedriften registrert her er det i orden, og du kan aktivere hos oss.

1. I menyen går du til Utgift og Regninger.

• Trykk på Ny utgift 
• Under Bankkonto skriver du inn IBAN nummeret som står på fakturaen.
• Det er banken gjør vekslingen fra NOK til for eksempel EUR.

Nedenfor ser du et eksempel på en faktura der det skal betales 2 737 EUR.
 

2. Trykk Bokfør og betal. Vekslingen av valuta gjøres i det du bokfører fakturaen.
 

Det er fakturadatoen som bestemmer valutakursen. Kursen endrer seg ofte fra fakturaen registreres til betalingen gjøres fra banken. Dette føres som en valutagevinst på 8060 (agio), eller som et valutatap 8160 (disagio).
 

1. Gå inn på Regnskap og Føre bilag.

2. Fyll inn disse feltene under bilagsføring:

• Dato: dagen utbetalingen gikk ut av banken. 
• Debit: navnet på leverandøren. 
• Kredit: Kontoen det ble betalt fra. Ofte 1920 som er standard driftskonto.

3. Huk av posten du skal føre utbetalingen på. Beløpet legger seg automatisk inn i bilaget.

Når en MVA-melding er levert, kan du sende inn en endringsmelding:

Du kan sende inn både en endringsmelding eller en tilleggsmelding:

• En endringsmelding vil erstatte hovedmeldingen.
• En tilleggsmelding vil være i tillegg til hovedmeldingen.
• Hvis du skal rette opp i feil, anbefalesr vi å sende inn en endringsmelding.

1. Gå til Salg og Produkter i menyen.

2. Trykk på den grønne knappen Nytt produkt.

3. Legg inn info under produkt, regnskapsinnstillinger, pris og utvidet produktinformasjon.

• Under Produkt legger du inn produktnavn. Produktnummer settes automatisk. 
• Enhet er valgfritt, og kan for eksempel være stk, timer eller kg. 
• Produkttype kan være lagervare, timeprodukt eller annet. 
• Under Regnskapsinnstillinger velger du hovedbokskonto og mva-kode for produktet. 
  
• Under Pris legger du inn prisen og velger om salgsprisen inkluderer mva eller ikke. Hvis salgsprisen ikke inkluderer mva, legges det automatisk på fakturaen hvis du er mva pliktig.
• Under Utvidet produktinformasjon legger du inn produktbeskrivelse og bilde hvis du vil. 

1. Gå til Salg og Kunder i menyen

2. Trykk på den grønne knappen Ny kunde. Du kan søke i Brønnøysund/1880 eller legge inn informasjon selv.

3. Legg inn mer informasjon om kunden hvis du vil og trykk Lagre oppe til høyre.

4. I kundekortet har du oversikt over blant annet åpne poster, sendte fakturaer, ordre og tilbud.

1. Trykk på innstillinger og velg flyt.

2. Trykk på opprett på Autotildeling av leverandørfaktura. 

3. Legg inn e-post adressen til den brukeren som skal godkjenne fakturaene.

Nederst i dette vinduet kan du velge om du vil at det skal komme varsel på e-post hver gang noe nytt kommer inn til godkjenning. 

4. Når denne funksjonen er aktivert, må brukeren godkjenne leverandørfaktura før de kan bokføres og betales.

OBS. Hvis du har huket på Send epost varsling"vil du motta en epost for hvert bilag som er sendt via Flyt. 

1. I menyen går du til Salg, Faktura og Ny faktura.

2. Registrer kunde og varelinjer. Finnes ikke kunden eller varen fra før, kan den opprettes fra fakturavinduet.

3. Trykk på forstørrelsesglasset i Velg kunde-feltet. Du får opp en nedtrekksmeny med oversikt over kundene dine. Er det en ny kunde, oppretter du den fra linjen nederst. 

Forfallsdato styres av antall kredittdager du har lagt inn på bedriften, eller på den spesifikke kunden. Du kan også endre forfallsdato bare for denne fakturaen. Standard antall kredittdager er 14 dager. 

4. Legg inn varelinjer i produktfeltet helt til venstre. Du kan søke etter produktet ved å trykke på forstørrelsesglasset. Når du velger et produkt vil resten av feltene automatisk fylles ut basert på informasjonen som ligger lagret om produktet.

På samme måte som med kunder, kan du opprette et nytt produkt hvis det ikke er registrert fra før.

Trykk på feltet Antall på produktlinjen om du skal fakturerer for flere enn én av samme produkt.

5. Send fakturaen ved å trykke på Fakturer og send. Den kan også lagres som kladd ved å trykke på pilen til høyre på den grønne knappen. Når fakturaen bokføres, tildeles denne automatisk neste ledige bilagsnummer og legges i kø for å sendes ut.

Tilpasninger du kan gjøre

Rabatt eller avvik i priser

• Fyll først ut varelinjene som normalt i produktfeltet. 
• Du får opp standard pris, men kan endre prisen under Pris eks. mva. 
• Hvis du vil vise at kunden har fått en bedre pris, skriver du prosenten i rabattfeltet.

Kommentarer

• Kommentar er en valgfri tekst som legger seg over produktlinjene på fakturaen.
• Fritekst er valgfri tekst som legger seg under produktlinjene på fakturaen.
• Teksten på produktet  legger seg i produktlinjen.
   

Forhåndsvisning

• Blant knappene øverst til høyre vil du ha et lite øye som du kan trykke på for å få frem en forhåndsvisning av fakturaen.   
  
  

Fakturavedlegg

• Gå til fanen Dokumenter. 
• Last opp vedlegget og marker den/de vedleggene du ønsker å sende med faktura. 
• Vær oppmerksom på at det er begrensinger på filstørrelsen på vedleggene. 
• Dokumenter du ikke merker vil lagres i regnskapet som en del av bilaget, men ikke sendes til kunden. 

Utsendingsmetoder av din utgående faktura

• EHF (eFaktura Bedrift) – EHF står for Elektronisk Handelsformat, og er litt enkelt forklart bedrift til bedrift (B2B)-versjonen av eFaktura som du kanskje kjenner fra privat nettbank. Dette er elektronisk levering av fakturaen direkte til bedriftenes nettbank, og er påkrevd format om du skal fakturere til offentlige virksomheter. Du kan sende til alle bedrifter som har aktivert tjenesten i nettbanken eller regnskapssystemet.
• e-Faktura – sender faktura rett til nettbanken til privatkunder
• Avtalegiro – trekkes automatisk hver måned. Anbefales hvis du har abonnementskunder, eksempelvis barnehage, treningssenter osv.
• E-post – fakturaen sendes ut til en e-postadresse. Krever at du har registrert e-postadresse på kunden eller i fakturaen.
• Skriv ut – vil du selv sende fakturaen har du mulighet til å skrive den ut.
• Fakturaprint – fakturaen sendes direkte til kundens postkasse. 

1. I menyen går du til Salg og Samlefakturering.

2. Trykk Ny samlefakturering og velg Fra ordre eller Fra fakturakladd.

3. Huk av for det som skal være med i samlefakturaen.

• For å begrense listen kan du søke med for eksempel kundenummer eller velge periode i datofeltene.
• Huker du av i den øverste ruten i tabellen, velger du alt som ligger i søkeresultatet.

4. Trykk Samlefakturer valgte ordre/fakturakladder.

5. Velg oppsettet på fakturaen som skal sendes ut.

6. Trykk Kjør samlefakturering.

1. Gå til Salg og Faktura i menyen til venstre.

2. Trykk Legg til flere, velg mottakere og trykk Lagre.

3. Trykk på Fakturer og send, og du får du opp en oppsummering av massefakturaen. Fakturaen sendes ut i henhold til utsendingsplanen som er satt på kundene.

4. Trykk på Neste.

Er det noen feil i fakturaen, vises det i en liste som under.

5. Trykk Fakturer og send.

Se fakturaer som er blitt sendt

• Alle fakturaene legges seg i fakturaoversikten. 
• Trykk Vis massefakturaer for å se detaljer om utsendelsen.
• Under Utsendelse ser du hvor mange som er blitt sendt.

Hvis fakturaer feiler

• Utsendelser som feiler vil ha en forklaring i kommentarfeltet. 
• For å sende fakturaen på nytt kan du trykke deg inn på fakturanummeret i kolonnen lengst til venstre. 
• Husk å oppdatere kontaktinformasjonen på kunden hvis det er grunnen til feilen. 
  

1. Hvis kunden ikke er registret fra før:

• Gå til Salg og Kunder i menyen til venstre. 
• Velg Ny kunde
• Legg inn informasjon om kunden og selskapet. (NB! Utenlandske bedrifter ikke ligger i Brønnøysundregisteret).

2. Velg valuta og språk under detaljer på kundekortet.

Endrer du valuta på kundekortet, kommer det opp på fakturaen. Du kan også velge å endre valuta når du opprette fakturaen. 

3. Opprett faktura

• Gå til Salg og Faktura som du skal sende
  
• Legg til produkter og klikk på Send for å sende fakturaen.

En faktura til utlandet får automatisk IBAN og BIC nederst i høyre hjørne. Se eksempel under. 

1. Gå inn på Regnskap og Føre bilag.

2. Fyll inn disse feltene:

• Dato: Dagen innbetalingen kom inn i bank.
• Debit: Kontoen det ble betalt til. Ofte 1920 som er standard driftskonto.
• Kredit: Navnet på kunden

3. Huk av posten du skal føre innbetaling på. Beløpet legger seg automatisk inn i bilaget.

1. Kreditere og lage ny faktrua

Det enkleste er å kreditere hele fakturaen som er sendt tidligere, og sende ny faktura til kunde med mva. Det kan være lurt å legge ved beskjed om at det kun er siste faktura som skal betales, eventuelt mellomlegget dersom kunden har betalt den første fakturaen.

2. Sende faktura kun med manglende mva

• Opprett faktura til kunden.
• Registrer varen du har solgt til kunde med riktig mva sats.
• Legg til samme vare igjen, men med minus foran antall og 0 % mva.
• Legg til en kommentar "etterfakturering av mva"
• Send faktura

Når bedriften er mva-registrert i Brønnøysund, kan man føre mva-fradrag for kostnadene. Man kan i tillegg føre mva-fradrag for alle kostnader bedriften har pådratt seg fra stiftelsen og frem til mva-registreringen. Dette kalles et tilbakegående avgiftsoppgjør. Korrigeringen og fradraget skal sendes inn som en tilleggsoppgave for den terminen selskapet ble mva-registrert fra.

1. Send først inn hovedoppgaven for første periode du skal rapportere mva.
2. Korriger deretter mva på kostnader før mva-perioden.
3. Send inn en tilleggsoppgave for den første mva-perioden.

Eksempel:
Dersom beløpsgrensen på 50 000 kroner overstiges i mars, vil bedriften registreres fra termin 2 (mars – april). Oppgaven for termin 2 sendes inn på vanlig måte med omsetning og fradrag for fakturaer med dato i mars og april. Etterpå korrigerer du kostnader fra tidligere perioder og sender inn en tilleggsoppgave for periode 2. Kontakt skatteetaten dersom du er usikker på hva du kan kreve mva-fradrag for 

Hvordan gjør jeg korrigeringene? 

1. Sett bedriften som avgiftspliktig i Sparebank 1 Regnskap.

2. Send inn hovedoppgaven.

3. Korrigeringen gjør du i Regnskap - føre bilag:
Eksempel: Bedriften ble stiftet i oktober 2019 og nådde i mars 2021 beløpsgrensen på kr 50.000 i omsetning. De har nå mottatt bekreftelse på mva-registrering i Brønnøysundregisteret. Utgifter fra oktober til mars kan bedriften nå føre mva-fradrag for. Den har hatt kostnader på 25.000 kroner for kjøp som er bokført på konto 6510 Verktøy uten mva-fradrag. Nå kan kostnaden endres slik at bedriften får mva-fradrag for den.

4. Har du gjort mange kjøp som du skal kreve tilbakegående avgiftsoppgjør for, må du gjenta prosessen under på kontoene du har brukt. Du kan føre disse på ett bilag. Korrigeringen i føre bilag blir da slik: 

Dato velg siste dag i terminen selskapet ble mva-registrert (i eksempelet 30. april)
Debet kostnadskonto regningen er ført på (i eksempelet 6510)
MVA kode 1: 25%
Kredit kostnadskonto regningen er ført på (i eksempelet 6510)
MVA ingen mva (la feltet stå blankt)
Beløp beløpet du har betalt
Beskrivelse Korrigering tilbakegående avg.oppgjør

I eksempelet blir føringen da slik:

kr 5 000 til gode i mva og kostnaden blir redusert med kr 5 000.

5. Når alle korrigeringer er gjort sender du inn tilleggsoppgaven til Altinn. 

    1. Velg riktig termin.

    2. Klikk på pil ned og opprett endringsmelding.

    3. Velg tilleggsmelding og opprett.

    4. Send inn til Altinn.

1. Velg Regnskap og Utestående i menyen.

2. Velg kunde eller leverandør i nedtrekksmenyen.

3. Søk opp riktig kunde eller leverandør, merk antall poster som skal kobles sammen, og trykk Lagre.

1. Søk på bilag 

• For å endre et bilag trykk på Regnskap i margen og Søk på bilag.
• Finner du ikke denne funksjonen, kan du hente den opp med å trykke på Rediger nederst i margen til venstre. 
• Når du har søkt opp bilaget du skal endre, trykker du på de 3 prikkene til høyre og velger Korriger bilag.

2. Lagre og bokfør

• Når du har endret det du ønsker, trykk Lagre og Bokfør.

1. Logg inn i Altinn 

• Velg selskapet du skal koble opp. Har du flere selskaper, bør du dobbeltsjekke at du velger det riktige.
• Trykk på Profil og Avanserte innstillinger.

2. Fyll inn info om koblingen 

• Under Registrer datasystem gir du koblingen en beskrivelse, for eksempel Sparebank 1 Regnskap. 
• Under Type datasystem velger du Sparebank 1 Regnskap. 
• Lag et passord (må ha store og små bokstaver og tall, men ikke spesialtegn). Klikk Legg til. 
• Når du har lagt til regnskapsprogrammet, får du en ID som skal legges inn i Sparebank 1 Regnskap.

3. Gå til regnskapsprogrammet

• Velg Altinn i hovedmenyen og Innstillinger.
• Legg inn ID og passord fra Altinn, språk, og klikk Lagre innstillinger. 
• Velg Test innlogging for å se at koblingen var vellykket.

3 ting du må gjøre først

1. Avslutt det gamle regnskapet

Før du flytter regnskapet må du bli ferdig med perioden i det gamle programmet. Skal du for eksempel flytte 31.12, må du føre alle bilag på denne datoen og tilbake i tid i det gamle programmet. Du må også avstemme banken til og med desember.

2. Ta ut rapporter

Ta ut disse tre rapportene datert dagen før din startdato i SpareBank 1 Regnskap:

• Åpne poster - kunder: Rapport over hva kunder skylder deg.
• Åpne poster - leverandør: Rapport over hva du skylder dine leverandører.
• Saldobalanse eller balanserapport: Oversikt over saldo på alle hovedbokskontoer.

3. Sjekk at saldobalansen er i null

Eksporter ut saldobalansen for den perioden du skal flytte, og se om saldobalansen går i null.

Nå er du klar til å starte flyttingen

1. Gå til Innstillinger oppe til høyre og trykker på Regnskap.

2. Bla ned til Inngående balanse

• Trykk på Registrer inngående balanse.
• Velg Nei på spørsmålet om bedriften er nystiftet, og Fortsett. 
• Trykk på Legg inn inngående balanse.

3. Dato:

• Legg inn dato for når du starter å føre i regnskapet i Sparebank 1 Regnskap. 
• Flytter du for eksempel per 31.12, legger du inn datoen 01.01.

4. Saldobalansen:

• Legg inn saldobalansen fra det gamle programmet. 
• Det enkleste er å bruke de kontoene som allerede ligger inne. For eksempel konto 1920 til bankinnskudd. Har du hatt flere bankkontoer kan du lage en ny til 1921. Ny konto lager du i kontoplanen. 

5. Åpne poster – kunde: 

• Legg inn alle kunder med åpne poster (for eksempel kunder som ikke har betalt eller har betalt for mye.) 
• Finner du ikke kunden i kundelista, trykk Opprett ny kunde, legg inn fakturanummer på faktura du sendte ut og beløp. 
• Når du er ferdig og alt går i null, går du til neste.

6. Åpne poster – leverandør:

• Legg inn åpne poster mot dine leverandører (for eksempel fakturaer du ikke har betalt, eller at du har betalt for mye9
• Finner du ikke leverandøren, trykk Opprett ny leverandør. 
• Når du er ferdig og alt går i null, trykk Lagre inngående balanse oppe til høyre.

Slik gjør du det 

• Trykk Markedsplass og velg Moduler.
• Gå til Utvidelser og trykk Aktiver på EHF mottak og/eller EHF sending.

Har du aktivert EHF i et tidligere regnskapssystem, må du deaktivere der før du kan koble opp mot Sparebank 1 Regnskap. Det vil gå noen dager før det er deaktivert. Søk opp i Elma registeret, finner du ikke bedrigten registrert her er det i orden, og du kan aktivere hos oss.