Kundeservice

Bank+Regnskap hjelpesider

Her får du hjelp til å komme i gang med Sparebank 1 Regnskap, og svar på alt du lurer på.

Søk

Velg kategori

Med bruk av Time-funksjonen, kan du overføre timer til en lønnskjøring. Før du gjør dette første gang må du ha satt opp koblinger mellom timebruker og ansatt, og timeart mot lønnsart.
Overføre timer til lønnskjøring

Trykk på Lønn, Lønnskjøring og Opprett ny lønnskjøring

Trykk på Overfør timer til lønn i lønnskjøringen du har opprettet
Registrere og godkjenne timer

Registrer timene

Trykk lagre

Trykk på fanen Timeliste og send inn.

Velg dato for timene du skal ta med i lønnskøringen. Du får nå opp oversikt over ansatte og godkjente timer.

Hak av for de ansatte som skal ha lønn.

Trykk Overfør timer og Overfør for å bekrefte overføringen.

Timene blir nå lagt til i egen linje i lønnskjøringen. Ønsker du å korrigere timelønn kan det gjøres etter overføring av timer.

Timene blir nå lagt til i egen linje i lønnskjøringen. Ønsker du å korrigere timelønn kan det gjøres etter overføring av timer.
1. Starte veiviseren

Før du starter sjekk at telefonnummer og navn ligge inne på brukeren din. Det finner du ved å klikke på personen oppe til høyre og velge Brukerinnstillinger.

Klikk på Bank og velg Utbetalinger eller Innbetalinger, da starter en veiviser på hvordan du kobler nettbank mot regnskapsprogrammet. I steg 3, Godkjenning av betalinger, kan du velge mellom Regnskapsgodkjente betalinger eller Ettergodkjente betalinger i nettbanken.

2. Kontoinnstillinger

Under Driftskonto må det legges inn en konto. Om du allerede har lagt inn kontoene under innstillinger, henter systemet automatisk opp forslag til konto. Hvis ikke kan du klikke på nedtrekkspilen i feltet for konto og velge Opprett ny.

Lønnskonto, her legger du kun inn en konto dersom du vil at utbetalinger til lønn skal gå fra en annen konto en driftskontoen.
1. Legg til bankkonto i regnskapsprogrammet ved å klikke på Innstillinger og velg Bank.
2. Klikk Legg til ny bankkonto, deretter fyller du inn følgende:

Navn

Type, velg mellom drift, skatt eller lønn

Kontonummer, navn på bank og IBAN vil fylles ut automatisk.

Hovedbokskonto, er det driftskonto er det vanlig å velge hovedbokskonto 1920, og skattetrekkskonto 1950.

Standard driftskonto, huk av denne om regnskapsprogrammet automatisk skal velge kontoen som betalingskonto.
Det kan være mye å tenke på første gang man ansetter noen. For det første skal man ta godt imot en ny person i bedriften, med alt det medfører av å bli kjent. Man skal også gi en innføring i bedriften og gjennomføre opplæring. Som arbeidsgiver får du også en del ansvar og regler å forholde deg til, og det er viktig at dette blir gjort på en skikkelig måte.

Det du og selskapet rapporterer av ansettelsesforhold og lønnsutbetalinger danner blant annet grunnlaget for den ansattes beregning av skatt og rettigheter i folketrygden og hos NAV.

Vi anbefaler at du setter deg godt inn i konsekvensene det er å ha ansatte i bedriften og hvilket ansvar det medfører. Du bør ta en titt innom Arbeidstilsynet og se hvilke krav som stilles til deg som arbeidsgiver. Skatteetaten har også laget en liten oppsummering for deg om rollen som arbeidsgiver. Vi anbefaler å ta kontakt med en regnskapsfører om du trenger hjelp med lønn. Det er viktig at føringen av lønn blir riktig.

Arbeidstilsynet har gode veiledninger og maler du kan benytte til for eksempel arbeidsavtalen med den ansatte.

Når du skal ansette noen må selskapet opprette et virksomhetsnummer og meldes inn i Aa-registeret (Arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret). Du kan se mer om hvordan du oppretter et virksomhetsnummer her.

Selskapet kan også bli medlem i en arbeidsgiverorganisasjon slik som for eksempel NHO. Da kan det hende at dere må forholde dere til en tariffavtale fremforhandlet mellom den og fagforbundene som setter strengere krav til lønn og ansattbetingelser enn det arbeidsmiljøloven krever.

Arbeidsgiveravgift
Arbeidsgiveravgiften er en avgift arbeidsgiver betaler på utbetalt lønn og bidrar til å finansiere folketrygden. Avgiften beregnes ut ifra en prosent av lønnen virksomheten betaler sine ansatte, men prosentsatsen varier avhengig av hvor i landet virksomheten er. I de mest befolkningsrike stedene i Norge er avgiften på 14,1 %, men det er mange områder over hele landet som har en lavere sats. Du må derfor undersøke hva arbeidsgiveravgiften er i din kommune før du setter opp innstillingene for dette i Sparebank 1 Regnskap.

I Sparebank 1 Regnskap setter du opp innstillingene for arbeidsgiveravgift under Innstillinger - Lønn, under fanen Juridisk enhet og under fanen Virksomheter.

Les mer om arbeidsgiveravgift på Skatteetaten.

Forskuddstrekk
Når du betaler ut lønn, skal du som arbeidsgiver gjøre et forskuddstrekk av skatt på vegne av den ansatte. Dette beløpet skal du sette på en låst skattetrekkskonto, siden dette anses som den ansatte sine penger etter at du har gjennomført lønnskjøringen. Skulle selskapet få økonomiske vansker, skal derfor forskuddstrekket være låst på en konto slik at det ikke er mulig å benytte midlene fra denne kontoen. Arbeidsgiveravgift og MVA skal ikke inn denne kontoen da dette er selskapet sine penger frem til forfall på terminen.

Du kan opprette en skattetrekkskonto i nettbank bedrift under Administrasjon - Åpne konto. Har du overført et beløp til skattetrekkskontoen ved en feil, må du ta kontakt med Skatteetaten for å overføre dem tilbake. Banken kan utføre overførselen mellom skattetrekkskontoen og tilbake til driftskontoen etter bekreftelse fra Skatteetaten. Du kan søke om frigivelse av midler på skattetrekkskonto her.

Kontoer og lønn
Hvordan du setter opp bokføringskontoer for lønn kan i utgangspunktet følge standardoppsettet så lenge du ikke har en egen kontoplan for dette fra tidligere systemer.

Feriepenger
Når du ansetter noen, må du ta stilling til hvilke feriebetingelser det skal være i din bedrift. Mange bedrifter gir sine ansatte fem uker betalt ferie og har dermed en feriepengesats på 12 %. Den laveste feriepengesatsen er 10,2 % og vil gi minste lovpålagte ferie på fire uker og en dag. Les mer om ferie på Arbeidstilsynet.

Før du går i gang med lønnskjøringer i Sparebank 1 Regnskap bør du gå over og sjekke innstillingene for feriepenger. Feriepengesats og hvilket trekk som skal gjøres i lønnen til ansatte med fast månedslønn. Du setter opp innstillingene for feriepenger under Innstillinger - Lønn, under fanen Feriepenger.

Slik setter du opp trekk i fastlønn til feriepenger:
–1/26 månedslønn; benyttes ved utbetaling av 11,1% feriepenger trekkfritt (sjelden brukt)
+1/26 månedslønn; benyttes ved utbetaling av 10,2% feriepenger trekkfritt (4 uker ferie, ferieloven).
–4/26 månedslønn; benyttes ved utbetaling av 12% feriepenger trekkfritt (5 uker ferie)
-3/22 månedslønn; kan også benyttes ved utbetaling av 12% feriepenger (5 uker ferie), men er en litt annen brøk.

Ved fire ukers ferie trekkes nesten en hel månedslønn, siden en måned er litt over 4 uker. Ved 5 ukers ferie trekkes litt over en månedslønn, og det blir dermed en negativ lønn før feriepengene fra i fjor blir lagt til. Se veiledning for å betale ut feriepenger her.

Pensjonssparing og yrkesskadeforsikring
Alle bedrifter med ansatte skal tegne yrkesskadeforsikring. Denne dekker blant annet skade og sykdom hos den ansatte som skjer på arbeidsplassen. I tillegg er bedriften lovpålagt å ha pensjonssparing for sine ansatte dersom den oppfyller ett eller flere av følgende kriterier:

Minst to personer som begge jobber 75 prosent eller mer.

Minst én arbeidstaker uten eierinteresse i bedriften som jobber 75 prosent eller mer.

Personer i bedriften som har fylt 20 år og som hver jobber mer enn 20 prosent, og som til sammen utfører arbeid som tilsvarer minst to årsverk. Dette gjelder også vikarer.

Her kan du bestille yrkesskadeforsikring og innskuddspensjon fra Sparebank 1.
Se mer om yrkesskadeforsikring på Arbeidstilsynet.

Det er også mulig å utvide ansattgodene ved å kjøpe tilleggsforsikringer som gjør deg til en attraktiv arbeidsgiver. For eksempel helseforsikring som sikrer at ansatte kommer raskt til behandling eller reiseforsikring. Se hvilke personalforsikringer Sparebank 1 tilbyr her.

For bedrifter som er spesielt avhengige av noen bestemte personer, f.eks. daglig leder eller noen med en bestemt autorisasjon, kan kanskje nøkkelpersonforsikring (LEGG INN URL) være aktuelt. Kompanjongforsikring (LEGG INN URL) kan passe for selskapesformene Ansvarlig selskap (ANS) eller Delt ansvar (DA).

Spesielle innstillinger
Den siste fanen under Innstillinger - Lønn er Spesielle innstillinger, og må settes opp for noen bestemte typer virksomheter.

Finansskatt
Finansskatt er en egen skatt for virksomheter innenfor finansierings- og forsikringsområdet, næringshovedområde K. Denne skatten består blant annet av en ekstraskatt på 5 % av lønnsgrunnlaget.

Skatten omfatter følgende næringskoder:

64 Finansieringsvirksomhet

65 Forsikringsvirksomhet og pensjonskasser, unntatt trygdeordninger underlagt offentlig forvaltning

66 Tjenester tilknyttet finansierings- og forsikringsvirksomhet

Les mer om finansskatt på Skatteetaten.

Skatter og avgifter
Skatte- og avgiftsregler er en gruppe skatteregler for spesielle organisasjoner. Hvis dette er aktuelt, vil den bli tilgjengelig for denne bedriften som valg under a-meldingsinformasjon på lønnsarten. En bedrift kan aktivere flere regler, men en lønnsart kan bare kobles mot en skatte- og avgiftsregel.

Les mer om de ulike skatte- og avgiftsreglene på Skatteetaten sine nettsider:
Særskilt fradrag for sjøfolk
Nettolønn - og nettolønn for sjøfolk lengre ned på siden.
Kildeskatt på pensjoner
Skattefrie organisasjoner

Registrere den ansatte
Fyll inn arbeidsforhold etter arbeidsavtalen med den ansatte. Se veiledning for å opprette den ansatte i Sparebank 1 Regnskap. Det er lovpålagt å inngå en skriftlig arbeidsavtale. Se mer på Arbeidstilsynet og last eventuelt ned en av malene til arbeidskontrakt hvis dere har behov for det.
Hvis du har solgt mva-pliktige varer for mer enn 50 000 kroner de siste 365 dagene, må du registrere selskapet ditt i mva-registeret i Brønnøysund. Slik gjør du det:

1. Registrer selskapet i mva-registeret hos Brønnøysund ved å levere Samordnet registermelding. Les mer på skatteetaten.no

2. Inntil du er ferdig registrert hos Brønnøysund, skal du ikke fakturere med mva på utgående fakturaer, men legge til en kommentar i fakturaene du sender ut. Utgifter registrerer du også uten mva. Disse kan du endre når du er mva-registrert, slik at du får mva-fradrag senere.
3. Når mva-registreringen er godkjent går du inn på Regnskapsinnstillinger og velger:

Avgiftspliktig

Mva-periode

Mva skjema

Lagre
4. Gå inn på Regnskap og Kontoplan i menyen. Trykk på de tre prikkene øverst til høyre, og Synkroniser kontoplan NS4102, for å få kontoplan for mva-registrerte selskaper.
1. Gå til Regnskap og Kontoplan i menyen. Finner du ikke Kontoplan i menyen? Du finner den under Rediger menyvalg nederst til venstre.

2. Trykk Opprett ny. NB! Denne muligheten er ikke inkludert i alle pakkene. Mangler du den, kan du endre en konto som allerede ligger i kontoplanen.

3. Legg inn kontodetaljer og huk av Synlig for å kunne bokføre på kontoen.

4. Trykk Lagre når du er ferdig.
Som nystartet bedrift er det ofte enkelt å legge inn eiendeler, egenkapital og gjeld – også kalt åpningsbalanse. Det er ofte enkelt fordi det er få poster som skal registreres. Hensikten med å legge inn åpningsbalansen er blant annet å fortelle regnskapssystemet hvor mye penger du har i banken, hvor mye aksjekapital dere startet med og lignende.

1. Gå til Innstillinger og Regnskap

2. Bla ned til Inngående balanse, trykk på Registrer inngående balanse. Velg Ja Selskapet er nystiftet uten tidligere transaksjoner og Fortsett.

3. Trykk på den grønne knappen Registrer inngående balanse nyetablert firma.
4. Legg inn informasjonen fra stiftelsesdokumentet, og trykk Fullfør.

Stiftelsesdato

Aksjekapital

Registreres overkurs eller ikke

Stiftelseskostnad. Se hva det koster her
5. Når du har lagt inn stiftelseskostnadene fra Brønnøysund, kan du laste opp stiftelsesdokumentet og trykke Lagre og Bokfør.

NB! Du får et varsel om hva du skal gjøre når du får stiftelseskostnader fra Brønnøysund.
I slike tilfeller kan man registrere inn og utbetalinger manuelt. Det kan for eksempel være at det var inn og utbetalinger på kontoen før nettbanken ble opprettet, et typisk eksempel er innbetaling av aksjekapital.

Ikke registrer inn og utbetalinger som ikke finnes på kontoutskriften, da blir det feil i regnskapet.

Klikk Bank og Bankavstemming til venstre i menyen

Klikk til høyre for kontoen det gjelder, på valget under Status

Klikk på menyen ... (tre prikker) oppe til høyre

Legg inn dato, beskrivelse og beløp. Er det utbetaling legger du minus foran beløpet.

Klikk Lagre bankposter
1. I menyen velger du Bank og Bankavstemming. Til venstre ser du inn- og utbetalinger på kontoer fra nettbanken. På høyre side ser du hva du har ført på bank i regnskapet.

2. Velg bankkonto i nedtrekksmenyen oppe til venstre.

3. Du kan gjøre bankavstemmingen på tre måter:

Manuelt
Regnskapsprogrammet foreslår hvilke poster som passer sammen, eller du kan velge poster manuelt. Når du har valgt poster klikker du på Bokfør. Du kan også velge flere poster fra regnskapet som hører sammen med én inn- eller utbetaling fra banken.
Automatisk
Klikk på Avstem automatisk. Velg hvor mange dager det kan være mellom inn- og utbetalingene på konto og i regnskapet. Du kan også velge hvor store forskjeller det kan være i beløpet. Trykk på Kjør automatisk kobling.
Bokfør rett fra bankavstemming
Merk posten og klikk Bokfør transaksjon. Konto legges riktig på debet eller kredit, og du kan legge inn riktig motpost, og laste opp vedlegg hvis du trenger.

Når du kommer tilbake til bankavstemmingen må du koble postene sammen. Har du ført noe feil i regnskapet, kan du trykke på bilaget og de tre prikkene til høyre på linjen for å rette det.
1. Klikk på Lønn, Lønnskjøring og Ny lønnskjøring.

Legg inn Beskrivelse og Utbetalingsdato. Dersom det ikke skal tas med fastlønn på utbetalingen av feriepenger, haker dere av for Trekk i fastlønn for ferie. Skal fastlønn tas med må det ligge inne på faste poster på ansattkortet, slik at regnskapsprogrammet kan beregne trekket. Klikk deretter Lagre.

2. Klikk Generer feriepenger.

3. Dere får nå opp en liste over ansatte, her velger dere hvilket år feriepenge grunnlaget skal hentes fra, normalt er det feriepenger fra i fjor. Hak så av de ansatte du skal kjøre feriepenger for. Kolonnen Utbetales viser hvor mye som skal utbetales til hver ansatt. Denne kan overstyres ved å endre % utbetaling av feriepenger. For ansatte over 60 år, kan man styre om den 6. ferieuken skal være med.

Klikk tilslutt Lag feriepengeposter.
Når du skal legge inn lønn som er utbetalt i år, oppretter du en ny lønnskjøring. Denne skal ikke bokføres eller utbetales, men kun legges til i systemet for å registrere tidligere lønnsutbetalinger.
1. Gå til menyvalget Lønn - Lønnskjøring og opprett en ny lønnskjøring.

I beskrivelse kan du for eksempel legge inn Import av lønn fra tidligere regnskapssytem.

Legg inn perioden du ønsker å hente fra tidligere regnskapssystem.

Ta vekk Skattetrekk. Du legger tallene fra ditt tidligere lønnssystem manuelt.

Fjern Inkluder faste poster/trekk.

Legg inn en fiktiv utbetalingsdato. Den må være før du registrerte deg hos Sparebank 1 Regnskap. Hvis du for eksempel la inn saldobalanse per 01.06 må den fiktive utbetalingsdato være før.

Trykk så på Lagre oppe til høyre.
2. Finn frem alle ansatte som har mottatt lønn i ditt tidligere lønnssystem.

Det gjør du ved å trykke på hent ansatt.

Nå legger du inn den lønnen som hver enkelt har mottatt fra tidligere lønnssystem.

Husk å legge inn skatt med negativ verdi. Se eksempel her:
3. Gjør opp lønnskjøringen

Når du har lagt inn all lønn på alle ansatte, trykk på Lagre oppe til høyre.

Når alle ansatte er registrert, og totalbeløp stemmer, avregnes lønnskjøringen ved å klikke på Avregn i høyre hjørne.

Trykk IKKE på Bokfør som kommer etter avregn, du ikke skal bokføre lønn som allerede er fra det tidligere regnskapssystemet.

Husk at denne lønnsavregningen ikke skal bokføres i regnskapet. Du skal heller ikke sende inn A-melding for perioden, dette skal være gjort fra forrige lønnssystem. Du skal ikke generere feriepenger, dette blir gjort automatisk i denne avregningen.
Dersom timene på timebrukeren skal overføres til lønnskjøring så må timebruker kobles mot ansatt, samt at timeart må kobles mot lønnsart. For å sette opp dette så kreves det at du alt har satt opp lønninnstillingene dine og lagt opp ansatte med timelønn.
1. Koble timebruker mot ansatt

Trykk Timer og Timebruker

Velg den timebrukeren det gjelder

Søk opp den ansatt det gjeder i feltet Ansatt (om du ikke finner den ansatte, må den opprettes først)

Trykk Lagre
2. Koble timart mot lønnsart

Trykk på Timer, Timeart

Trykk på Overfør timer til lønn i lønnskjøringen du har opprettet

Velg eksisterende Timeart eller Opprett ny timeart

Under Time til lønn kan du koble timeart mot lønnsart

Trykk Lagre
For å kunne fakturere ut timer, må du først sette opp kobling mellom timeart og produkt.

Du kan fakturere timer enten rett mot en kunde eller mot en ordre.
1. Føre timer mot en kunde

    a. Registrere timer

Trykk på Timer og Registrer timer

Registrer timer, legg inn dato, klokkeslett, timeart og velg kunde. (Dersom du ikke får opp feltet kunde, trykker du på tannhjulet, hak av for kunde og trykk lagre)

Trykk Lagre endringer

Gå på Timeliste og send inn timene

Godkjenn dersom det er valgt

    b. Fakturere timer

Trykk på Timer og Fakturer timer

Trykk Ny overføring

Velg Priode, Medarbeidere og Type kunder

Trykk Videre

Velg kunde det skal faktureres til og gå videre

Sjekk at pris og produkt stemmer, gå videre

Se igjennom forhåndsvisningen og trykk Videre også Fullfør

    c. Overføre til faktura

Trykk Salg og Ordre

Velg orderen du har laget og trykk på den Grønne pilen og velg Lagre og overfør til faktura, trykk Overfør.

All informasjonen er nå overført til en ny faktura som du kan sende til kunde.
2. Føre timer mot en ordre

a. Du må først opprette en ordre.

Trykk på Salg, Ordre og Ny ordre

Legg inn Kunde og Ordredato

Trykk på Registrer

b. Før timer mot orderen

Trykk på Timer og Registrer timer

Registrer timer ved å legge inn dato, klokkeslett, timeart og velg ordre

Trykk på Lagre endringer

Trykk på Timeliste og send inn timene

Godkjenn dersom det er valgt

3. Fakturere timer

Trykk på Timer, Fakturer timer og Ny overføring

Velg periode, medarbeidere og type ordre

Trykk Videre

Velg Ordrenummer og trykk Videre

Sjekk at pris eller produkt stemmer og trykk Videre

Se gjennom forhåndsvisning og trykk Videre og Fullfør

4. Overføre til faktura

Trykk Salg og Ordre

Velg orderen du har laget og trykk på den Grønne pilen og velg Lagre og overfør til faktura, trykk Overfør.

All informasjonen er nå overført til en ny faktura som du kan sende til kunde.
Skal du overføre timer til en fakturering, må du først sette opp en kobling mellom timeart og et produkt.

1. Opprette produkt

Dersom du ikke har opprettet et produkt, må du gjøre det først. Slik oppretter du et produkt.
2. Koble timeart og produkt sammen

Trykk på Timer og Timearter

Opprett Ny timeart eller velg aktuell Timeart

Velg Produkt du ønsker å koble mot

Legg inn Pris (dette er timesprisen som overføres til fakturering)

Trykk på Lagre
Se også?

Med bruk av Time-funksjonen, kan du overføre timer til en lønnskjøring. Før du gjør dette første gang må du ha satt opp koblinger mellom timebruker og ansatt, og timeart mot lønnsart.

Overføre timer til lønnskjøring

Trykk på Lønn, Lønnskjøring og Opprett ny lønnskjøring

Trykk på Overfør timer til lønn i lønnskjøringen du har opprettet

Registrere og godkjenne timer

Registrer timene

Trykk lagre

Trykk på fanen Timeliste og send inn.

Velg dato for timene du skal ta med i lønnskøringen. Du får nå opp oversikt over ansatte og godkjente timer.

Hak av for de ansatte som skal ha lønn.

Trykk Overfør timer og Overfør for å bekrefte overføringen.

Timene blir nå lagt til i egen linje i lønnskjøringen. Ønsker du å korrigere timelønn kan det gjøres etter overføring av timer.

Timene blir nå lagt til i egen linje i lønnskjøringen. Ønsker du å korrigere timelønn kan det gjøres etter overføring av timer.
Du finner flere standard timearter, men om disse ikke passer, kan du lage egne.

I menyen går du på Timer og Timeart.

Velg Ny timeart.

Legg inn navn og beskrivelse, og koble mot produkt eller timer dersom du ønsker det.
1. I menyen går du til Timer og Registrere timer.

2. Klikk Ok, og brukeren din blir satt opp automatisk.

3. Vil du endre oppsettet på brukeren går du til Timer og Timebrukere, og velger timebrukeren du vil endre. Du kan endre på startdato, prosent og stillingsmal. Standard stillingsmal er på 37,5 timer og inkluderer ikke lunsj på 30 min.
4. For å koble timebrukeren opp mot en ansatt, gå til Ansatt og legg inn hvilken ansatt det gjelder.

Prosent: Systemet regner ut antall timer den ansatte skal jobbe per uke og dag ut fra prosenten. Endres prosenten, vil også antall timer endres.

Startdato: Viktig for at systemet skal regne riktig antall timer. Hvis du velger startdato tidligere enn dagens dato og timer ikke er ført, vil du få minus på timesaldoen.

Sluttdato: Legges inn ved avslutning av et arbeidsforhold eller hvis det skjer endringer i stillingsprosent eller standard uke. Den ansatte må da legges inn på nytt.

Aktiv: Her kan du velge om oppsettet er aktivt eller ikke. Kan brukes ved flere oppsett.

Team:  Brukes når timer skal overførs til lønn hvis timene skal skal godkjennes av annen.

Hvis den ansatte har timer fra et annet regnskapsprogram, kan du legge det inn ved å klikke på fanen Saldoer.

Klikk på Ny saldo og legg inn dato for når arbeidsforholdet starter.

I feltet Timesaldo legger du inn antall timer.

Legg inn kommentar og klikk på Lagre endringer.

Timebrukeren er nå satt opp, og du kan starte å registrere timer.
Hver måned blir du trukket for kostnader knyttet til SpareBank 1 Regnskap direkte fra din driftskonto. Når selskapet ditt har koblet sammen bank og regnskap, vil beløpet automatisk komme på egen linje på venstresiden i "Bank – Bankavstemming". Transaksjonen vil ha en slik tekst: DIV.OMK. SB1 Regnskap Mars 2021 (fakturanummer).
1. Finn din faktura

Trykk på Min profil og velg Lisensinformasjon. Velg videre Selskapslisenser og Forbrukshistorikk.

Når du har funnet perioden du skal hente bilag for, trykk på de tre prikkene helt til høyre på linjen og velg Send til innboks. Fakturaen ligger nå i innboksen.
2. Bokfør fakturaen

Gå til innboksen under menypunktet Utgift, trykk Registrer kjøp på fakturaen som du har sendt i innboksen.

Velg kvittering siden kjøpet allerede er betalt for.

Legg inn leverandør, fakturadato og forfallsdato. Fyll ut kostnadskonto med for eksempel 6552.

Trykk Lagre. Trykk deretter på grønn pil og velg Bokfør. Husk at denne ikke skal betales.

Gå til Bank og Bankavstemming.

Nå vil du se trekk fra bankkonto på venstre siden og det bokførte bilaget på høyre siden. Marker de to postene og trykk Avstem.
1. Gå til Regnskap og Føre bilag i menyen. Bilagsnummer kommer automatisk.

2. Legg inn detaljene i bilaget. Leter du etter en regnskapskonto som ikke dukker opp når du søker? Se her (lenke kommer).

3. Last opp vedlegg (ved behov) fra innboksen eller pcen. Er vedleggsfeltet skjult, trykk på den tomme ruten under binders-ikonet.

4. Trykk Lagre og bokfør. Hvis du bare vil lagre en kladd, trykker du på pilen på Lagre og bokfør knappen.

5. For å hente opp en kladd,, trykker du på de tre prikkene oppe til høyre i bilagsføring bildet.
Har du lagt inn åpne poster eller betalt en faktura manuelt i nettbanken, må de også føres manuelt i regnskapet.
1. Gå inn på Regnskap og Føre bilag.

2. Fyll inn disse feltene under bilagsføring:

Dato: dagen utbetalingen gikk ut av banken.

Debit: navnet på leverandøren.

Kredit: Kontoen det ble betalt fra. Ofte 1920 som er standard driftskonto.

3. Huk av posten du skal føre utbetalingen på. Beløpet legger seg automatisk inn i bilaget.
For å betale en faktura i utenlandsk valuta, må du betale fra en norsk bankkonto og mottaker må ha IBAN. IBAN står for International Bank Account Number og gjør at Sparebank 1 kan sende betalinger i utenlandsk valuta til andre land.
1. I menyen går du til Utgift og Regninger.

Trykk på Ny utgift

Under Bankkonto skriver du inn IBAN nummeret som står på fakturaen.

Det er banken gjør vekslingen fra NOK til for eksempel EUR.

Nedenfor ser du et eksempel på en faktura der det skal betales 2 737 EUR.
2. Trykk Bokfør og betal. Vekslingen av valuta gjøres i det du bokfører fakturaen.

Det er fakturadatoen som bestemmer valutakursen. Kursen endrer seg ofte fra fakturaen registreres til betalingen gjøres fra banken. Dette føres som en valutagevinst på 8060 (agio), eller som et valutatap 8160 (disagio).
Gå til Utgift og Innboks i menyen.

Velg Registrer kvittering.
Fyll inn detaljene på kvitteringen. Datofeltet skal inneholde den datoen kjøpet ble gjort på.

Skal kostnaden fordeles på forskjellige kostnadskontoer, åpner du flere linjer ved å trykke på + Legg til flere konteringslinjer.

Trykk på Bokfør oppe i høyre hjørne.
EHF (Elektronisk handelsformat) er elektronisk faktura du kan motta fra leverandører eller sende til bedriftskunder. For å kunne motta EHF må du være registrert i Elma registeret, det skjer automatisk når du aktiverer EHF mottak i Sparebank 1 Regnskap. Skal du sende EHF til bedrifter må de også være registrert i Elma registeret.
1.

Trykk Markedsplass og velg Moduler

Gå til Utvidelser og trykk Aktiver på EHF mottak og/eller EHF sending

Har du aktivert EHF i et tidligere regnskapssystem, må du deaktivere der før du kan koble opp mot Sparebank 1 Regnskap. Det vil gå noen dager før det er deaktivert. Søk opp i Elma registeret, finner du ikke bedriften registrert her er det i orden, og du kan aktivere hos oss.
Når en MVA-melding er levert, kan du sende inn en endringsmelding:
Du kan sende inn både en endringsmelding eller en tilleggsmelding:

En endringsmelding vil erstatte hovedmeldingen.

En tilleggsmelding vil være i tillegg til hovedmeldingen.

Hvis du skal rette opp i feil, anbefalesr vi å sende inn en endringsmelding.
Flyt funksjonen gjør at alle fakturaer som blir sendt inn til systemets e-post adresse eller via EHF går direkte til godkjenning. Her ser du hvordan du setter den opp selv.

1. Trykk på innstillinger og velg flyt.

2. Trykk på opprett på Autotildeling av leverandørfaktura.

3. Legg inn e-post adressen til den brukeren som skal godkjenne fakturaene.

Nederst i dette vinduet kan du velge om du vil at det skal komme varsel på e-post hver gang noe nytt kommer inn til godkjenning.

4. Når denne funksjonen er aktivert, må brukeren godkjenne leverandørfaktura før de kan bokføres og betales.

OBS. Hvis du har huket på Send epost varsling"vil du motta en epost for hvert bilag som er sendt via Flyt.
1. Gå til Salg og Produkter i menyen.

2. Trykk på den grønne knappen Nytt produkt.
3. Legg inn info under produkt, regnskapsinnstillinger, pris og utvidet produktinformasjon.

Under Produkt legger du inn produktnavn. Produktnummer settes automatisk.

Enhet er valgfritt, og kan for eksempel være stk, timer eller kg.

Produkttype kan være lagervare, timeprodukt eller annet.

Under Regnskapsinnstillinger velger du hovedbokskonto og mva-kode for produktet.

Under Pris legger du inn prisen og velger om salgsprisen inkluderer mva eller ikke. Hvis salgsprisen ikke inkluderer mva, legges det automatisk på fakturaen hvis du er mva pliktig.

Under Utvidet produktinformasjon legger du inn produktbeskrivelse og bilde hvis du vil.
1. Gå til Salg og Kunder i menyen

2. Trykk på den grønne knappen Ny kunde. Du kan søke i Brønnøysund/1880 eller legge inn informasjon selv.

3. Legg inn mer informasjon om kunden hvis du vil og trykk Lagre oppe til høyre.

4. I kundekortet har du oversikt over blant annet åpne poster, sendte fakturaer, ordre og tilbud.
Har du lagt inn åpne poster på kunder, eller du har en kunde som har ebtalt uten KID, klarer ikke systemet automatisk å forstå hvor innbetalingen kommer fra, og hvilken post i regnskapet den skal gå mot.

Slike fører du disse innbetalingene manuelt.
1. Gå inn på Regnskap og Føre bilag.

2. Fyll inn disse feltene:

Dato: Dagen innbetalingen kom inn i bank.

Debit: Kontoen det ble betalt til. Ofte 1920 som er standard driftskonto.

Kredit: Navnet på kunden

3. Huk av posten du skal føre innbetaling på. Beløpet legger seg automatisk inn i bilaget.
Hvis kunden ikke er registrert på før, starter du på punkt 1. Hvis kunden er registrert, går du rett til punkt 3.
1. Hvis kunden ikke er registret fra før:

Gå til Salg og Kunder i menyen til venstre.

Velg Ny kunde

Legg inn informasjon om kunden og selskapet. (NB! Utenlandske bedrifter ikke ligger i Brønnøysundregisteret).
2. Velg valuta og språk under detaljer på kundekortet.

Endrer du valuta på kundekortet, kommer det opp på fakturaen. Du kan også velge å endre valuta når du opprette fakturaen.
3. Opprett faktura

Gå til Salg og Faktura som du skal sende

Legg til produkter og klikk på Send for å sende fakturaen.

En faktura til utlandet får automatisk IBAN og BIC nederst i høyre hjørne. Se eksempel under.
1. I menyen går du til Salg, Faktura og Ny faktura.

2. Registrer kunde og varelinjer. Finnes ikke kunden eller varen fra før, kan den opprettes fra fakturavinduet.

3. Trykk på forstørrelsesglasset i Velg kunde-feltet. Du får opp en nedtrekksmeny med oversikt over kundene dine. Er det en ny kunde, oppretter du den fra linjen nederst.

Forfallsdato styres av antall kredittdager du har lagt inn på bedriften, eller på den spesifikke kunden. Du kan også endre forfallsdato bare for denne fakturaen. Standard antall kredittdager er 14 dager.

4. Legg inn varelinjer i produktfeltet helt til venstre. Du kan søke etter produktet ved å trykke på forstørrelsesglasset. Når du velger et produkt vil resten av feltene automatisk fylles ut basert på informasjonen som ligger lagret om produktet.

På samme måte som med kunder, kan du opprette et nytt produkt hvis det ikke er registrert fra før.

Trykk på feltet Antall på produktlinjen om du skal fakturerer for flere enn én av samme produkt.

5. Send fakturaen ved å trykke på Fakturer og send. Den kan også lagres som kladd ved å trykke på pilen til høyre på den grønne knappen. Når fakturaen bokføres, tildeles denne automatisk neste ledige bilagsnummer og legges i kø for å sendes ut.
Tilpasninger du kan gjøre

Rabatt eller avvik i priser

Fyll først ut varelinjene som normalt i produktfeltet.

Du får opp standard pris, men kan endre prisen under Pris eks. mva.

Hvis du vil vise at kunden har fått en bedre pris, skriver du prosenten i rabattfeltet.

Kommentarer

Kommentar er en valgfri tekst som legger seg over produktlinjene på fakturaen.

Fritekst er valgfri tekst som legger seg under produktlinjene på fakturaen.

Teksten på produktet legger seg i produktlinjen.

Forhåndsvisning

Blant knappene øverst til høyre vil du ha et lite øye som du kan trykke på for å få frem en forhåndsvisning av fakturaen.

Fakturavedlegg

Gå til fanen Dokumenter.

Last opp vedlegget og marker den/de vedleggene du ønsker å sende med faktura.

Vær oppmerksom på at det er begrensinger på filstørrelsen på vedleggene.

Dokumenter du ikke merker vil lagres i regnskapet som en del av bilaget, men ikke sendes til kunden.

Utsendingsmetoder av din utgående faktura

EHF (eFaktura Bedrift) – EHF står for Elektronisk Handelsformat, og er litt enkelt forklart bedrift til bedrift (B2B)-versjonen av eFaktura som du kanskje kjenner fra privat nettbank. Dette er elektronisk levering av fakturaen direkte til bedriftenes nettbank, og er påkrevd format om du skal fakturere til offentlige virksomheter. Du kan sende til alle bedrifter som har aktivert tjenesten i nettbanken eller regnskapssystemet.

e-Faktura – sender faktura rett til nettbanken til privatkunder

Avtalegiro – trekkes automatisk hver måned. Anbefales hvis du har abonnementskunder, eksempelvis barnehage, treningssenter osv.

E-post – fakturaen sendes ut til en e-postadresse. Krever at du har registrert e-postadresse på kunden eller i fakturaen.

Skriv ut – vil du selv sende fakturaen har du mulighet til å skrive den ut.

Fakturaprint – fakturaen sendes direkte til kundens postkasse.
Massefakturering er for deg som sender samme faktura til flere kunder samtidig. Den lages på samme måte som en vanlig faktura. Se tips for å tilpasse fakturaen.

1. Gå til Salg og Faktura i menyen til venstre.

2. Trykk Legg til flere, velg mottakere og trykk Lagre.

3. Trykk på Fakturer og send, og du får du opp en oppsummering av massefakturaen. Fakturaen sendes ut i henhold til utsendingsplanen som er satt på kundene.
4. Trykk på Neste.

Er det noen feil i fakturaen, vises det i en liste som under.

Tips!

Under Innstillinger og Utsendingsplan, kan du tilpasse sendeplanen.

Det kan lønne seg med innbetalingsavtale med KID hvis du har mange kunder å fakturere.
5. Trykk Fakturer og send.
Se fakturaer som er blitt sendt

Alle fakturaene legges seg i fakturaoversikten.

Trykk Vis massefakturaer for å se detaljer om utsendelsen.

Under Utsendelse ser du hvor mange som er blitt sendt.
Hvis fakturaer feiler

Utsendelser som feiler vil ha en forklaring i kommentarfeltet.

For å sende fakturaen på nytt kan du trykke deg inn på fakturanummeret i kolonnen lengst til venstre.

Husk å oppdatere kontaktinformasjonen på kunden hvis det er grunnen til feilen.
Med samlefaktura kan du sende en faktura med flere ordre eller fakturakladder. NB! Samlefaktura gjelder bare for deg som har valgt medium eller stor pakke.

1. I menyen går du til Salg og Samlefakturering.

2. Trykk Ny samlefakturering og velg Fra ordre eller Fra fakturakladd.
3. Huk av for det som skal være med i samlefakturaen.

For å begrense listen kan du søke med for eksempel kundenummer eller velge periode i datofeltene.

Huker du av i den øverste ruten i tabellen, velger du alt som ligger i søkeresultatet.
4. Trykk Samlefakturer valgte ordre/fakturakladder.

5. Velg oppsettet på fakturaen som skal sendes ut.

6. Trykk Kjør samlefakturering.
Gå til Salg i menyen og velg Faktura.

Finn fakturaen du skal kreditere og trykk på fakturanummeret det gjelder. Du får opp et bilde av den fakturaen du laget.

Velg pil ned oppe i høyre hjørnet og Krediter faktura. Er fakturaen betalt, trykker du Krediter på den grønne knappen. Bildet endrer seg med et minustegn foran beløpet.

Trykk Krediter og send.

Kreditnotaen blir nå sendt etter sendeplanen. Du kan også trykke på Send kreditnota og velge sendemetode.
Du betaler MVA (moms) til staten til forskjellige tider på året. Dette kalles terminer. De fleste bedrifter skal levere mva-meldingen annenhver måned:

1.termin – 10.april
2.termin – 10. juni
3.termin – 31. august
4.termin – 10. oktober
5.termin – 10. desember
6.termin – 10. februar

Små virksomheter kan søke om innlevering én gang per år hos Skatteetaten. Årsterminen skal da leveres 10. mars.

Dersom fristen for betaling er lørdag, søndag eller helligdag, er det første arbeidsdag etter dette som er ny frist. Husk at terminene kan variere avhengig av hvilken type næring din bedrift er i.

Hvis du ikke leverer opplysninger i tide, kan du risikere tvangsmulkt.
I menyen går du til Regnskap og Søke på bilag for å få oversikt over alle bokførte bilag.

Du kan velge regnskapsår i nedtrekksmenyen øverst til venstre.

Huk av for Vis krediterte hvis du vil se krediterte bilag.

I det øverste feltet kan du finne bilag på bilagsnummer, kontonummer og beløp.

I søkefeltet kan du søke opp bilag med fritekst. For å filtrere trykker du på de tre strekene til høyre i søkefeltet.
Dersom omsetningen din kommer over kr 50.000 i året må du registrere deg i mva-registeret i Brønnøysund. Registreringen kan ta litt tid, og mens man venter må alle faktura som gjør at dere overstiger kr 50.000, sendes uten mva. Mva må derfor etterfaktureres, og det kan være lurt å legge til en tekst på fakturaen om at selskapet er under mva-registrering og at mva vil etterfaktureres.

Etterfakturering kan gjøres på to måter:

1. Kreditere og lage ny faktrua

Det enkleste er å kreditere hele fakturaen som er sendt tidligere, og sende ny faktura til kunde med mva. Det kan være lurt å legge ved beskjed om at det kun er siste faktura som skal betales, eventuelt mellomlegget dersom kunden har betalt den første fakturaen.
2. Sende faktura kun med manglende mva

Opprett faktura til kunden.

Registrer varen du har solgt til kunde med riktig mva sats.

Legg til samme vare igjen, men med minus foran antall og 0 % mva.

Legg til en kommentar "etterfakturering av mva"

Send faktura
1. Velg Regnskap og Utestående i menyen.

2. Velg kunde eller leverandør i nedtrekksmenyen.

3. Søk opp riktig kunde eller leverandør, merk antall poster som skal kobles sammen, og trykk Lagre.
Når bedriften er mva-registrert i Brønnøysund, kan man føre mva-fradrag for kostnadene. Man kan i tillegg føre mva-fradrag for alle kostnader bedriften har pådratt seg fra stiftelsen og frem til mva-registreringen. Dette kalles et tilbakegående avgiftsoppgjør. Korrigeringen og fradraget skal sendes inn som en tilleggsoppgave for den terminen selskapet ble mva-registrert fra.

1. Send først inn hovedoppgaven for første periode du skal rapportere mva.
2. Korriger deretter mva på kostnader før mva-perioden.
3. Send inn en tilleggsoppgave for den første mva-perioden.

Eksempel:
Dersom beløpsgrensen på 50 000 kroner overstiges i mars, vil bedriften registreres fra termin 2 (mars – april). Oppgaven for termin 2 sendes inn på vanlig måte med omsetning og fradrag for fakturaer med dato i mars og april. Etterpå korrigerer du kostnader fra tidligere perioder og sender inn en tilleggsoppgave for periode 2. Kontakt skatteetaten dersom du er usikker på hva du kan kreve mva-fradrag for 

Hvordan gjør jeg korrigeringene? 

1. Sett bedriften som avgiftspliktig i Sparebank 1 Regnskap.

2. Send inn hovedoppgaven.

3. Korrigeringen gjør du i Regnskap - føre bilag:
Eksempel: Bedriften ble stiftet i oktober 2019 og nådde i mars 2021 beløpsgrensen på kr 50.000 i omsetning. De har nå mottatt bekreftelse på mva-registrering i Brønnøysundregisteret. Utgifter fra oktober til mars kan bedriften nå føre mva-fradrag for. Den har hatt kostnader på 25.000 kroner for kjøp som er bokført på konto 6510 Verktøy uten mva-fradrag. Nå kan kostnaden endres slik at bedriften får mva-fradrag for den.

4. Har du gjort mange kjøp som du skal kreve tilbakegående avgiftsoppgjør for, må du gjenta prosessen under på kontoene du har brukt. Du kan føre disse på ett bilag. Korrigeringen i føre bilag blir da slik: 

Dato velg siste dag i terminen selskapet ble mva-registrert (i eksempelet 30. april)
Debet kostnadskonto regningen er ført på (i eksempelet 6510)
MVA kode 1: 25%
Kredit kostnadskonto regningen er ført på (i eksempelet 6510)
MVA ingen mva (la feltet stå blankt)
Beløp beløpet du har betalt
Beskrivelse Korrigering tilbakegående avg.oppgjør

I eksempelet blir føringen da slik:

kr 5 000 til gode i mva og kostnaden blir redusert med kr 5 000.

5. Når alle korrigeringer er gjort sender du inn tilleggsoppgaven til Altinn. 

1. Velg riktig termin.

2. Klikk på pil ned og opprett endringsmelding.

3. Velg tilleggsmelding og opprett.

4. Send inn til Altinn.
1. Søk på bilag

For å endre et bilag trykk på Regnskap i margen og Søk på bilag.

Finner du ikke denne funksjonen, kan du hente den opp med å trykke på Rediger nederst i margen til venstre.

Når du har søkt opp bilaget du skal endre, trykker du på de 3 prikkene til høyre og velger Korriger bilag.
2. Lagre og bokfør

Når du har endret det du ønsker, trykk Lagre og Bokfør.
For å sende a-melding, mva-oppgave, og få elektroniske skattekort fra Altinn må regnskapsprogrammet være koblet opp mot Altinn. For å få til dette, må du ha de riktige rettighetene i Altinn. Ta kontakt med Altinn hvis du har problemer med å koble til regnskapssystemet.
1. Logg inn i Altinn

Velg selskapet du skal koble opp. Har du flere selskaper, bør du dobbeltsjekke at du velger det riktige.

Trykk på Profil og Avanserte innstillinger.
2. Fyll inn info om koblingen

Under Registrer datasystem gir du koblingen en beskrivelse, for eksempel Sparebank 1 Regnskap.

Under Type datasystem velger du Sparebank 1 Regnskap.

Lag et passord (må ha store og små bokstaver og tall, men ikke spesialtegn). Klikk Legg til.

Når du har lagt til regnskapsprogrammet, får du en ID som skal legges inn i Sparebank 1 Regnskap.
3. Gå til regnskapsprogrammet

Velg Altinn i hovedmenyen og Innstillinger.

Legg inn ID og passord fra Altinn, språk, og klikk Lagre innstillinger.

Velg Test innlogging for å se at koblingen var vellykket.
Hvis det er noe du ikke finner i menyen velger du Rediger menyvalg nederst til venstre.

Her kan du ta bort og legge til det du vil se. Hvis du fortsatt ikke finner det du leter etter, kan det være fordi du ikke har det inkludert i pakken du valgte.

Tips! Har du flere selskaper, må du endre for hvert selskap, men du trenger bare å gjøre det én gang.
Før du begynner å bruke Sparebank 1 Regnskap, er det lurt å ta en gjennomgang av firmaoppsettet for bedriften ditt. Klikk på tannhjulet øverst til høyre og velg Firmaoppsett.

Firma

Legger du inn all informasjon om selskapet. Du kan også hente informasjon fra Brønnøysundregisteret ved å klikke på Hent fra brreg.

Dobbeltsjekk at disse feltene er riktige; navn, orgnr, telefon, e-post, nettside hvis du har og adresse

E-postmottak

For å få fakturaer rett inn i regnskapsprogrammet, må du aktivere e-postmottak.

Du kan enkelt endre e-post adressen til den du ønsker.

Logo til blankett

Last opp logo og få den på alle fakturaer som du sender til kundene dine.
Når selskapet ditt er stiftet og du har lagt inn åpningsbalansen, får du stiftelseskostnadene fra Brønnøysund. Regningen skal føres mot Brønnøysundregistrene som leverandør. Har du fulgt oppsettet med bokføring av inngående balanse, skal kostnadskonto være 2960.

Når faktura er betalt eller registrert som betalt vil det se slik ut:
Her finner du tips til gode rutiner og vaner som gjør hverdagen med egen bedrift enklere. Med gode rutiner bruker du mindre tid på regnskapet.

Ikke bland din private økonomi med bedriftens økonomi
Det er mange fordeler med å holde din private økonomi adskilt fra bedriftens. Bankavstemming blir enklere, du kan sette opp kobling mellom bedriftskontoen og regnskapet for en mer effektiv hverdag, du slipper å sortere private og bedriftens inn og utbetalinger.

Vi anbefaler at bedriften din har egen konto, kort og nettbank for bedrifter. Bedriftskontoen bruker du til å betale utgifter og motta inntekter. Med eget bedriftskort er det enklere å registrere kjøp, og du slipper å tilbakebetale kjøp som ansatte gjør. Med nettbank bedrift får du full oversikt i nettbanken og unngår å bruke feil konto. Du får også bedre oversikt over de som trenger tilgang til kontoen og slipper at de skal se din private kontoinformasjon.

Ta deg tid til å gjøre det ordentlig
Det er bedre å ta seg tid til å gjøre ting riktig første gang. Er du usikker på hvilken kostnadskonto du skal bruke, så ta deg tid til å søke. Sjekk at du legger det inn på riktig dato, med riktig beløp og kunde eller leverandør. Det koster deg mer tid og penger å måtte rette det opp igjen senere. Trenger du hjelp med regnskapet ditt, kan du kontakte oss på 915 02002 valg 3.

Sett deg inn i frister
Forskjellige selskap og selskapsformer har forskjellige frister for ting i regnskapet Sett deg inn i de offentlige fristene som gjelder for bedriften din. Dette hjelper deg med å planlegge og å sette opp en fast rutine.

Lag deg en fast rutine
Alt i regnskapet må ikke gjøres hver dag eller hver uke, men det er greit å følge det opp jevnlig for å være ajour. Start i god tid hvis det er leveringsfrist på det du skal gjøre. Tips til gode vaner:
- Gjør MVA-rapportering annen hver måned.
- Gjør bankavstemming hver måned.
- Avstem regnskapet ditt hver måned (sjekk at du ikke har åpne poster eller manglende føringer).
- Send inn A-meldinger hver måned.
- Send fakturaer fortløpende
- Registrer og betal regninger fortløpende.

Fakturering
Lag og send faktura fortløpende. Drøyer du med å sende en faktura til en kunde så kan du motta inntekten senere, men du kan også risikere å glemme å fakturere kunden. Det beste er å fakturere sammen dagen som salget/leveringen.

Regninger
Hvis du ikke har gjort det, sett på at selskapet ditt kan motta faktura i EHF format. Da vil regningene fra leverandørene dine gå rett til regnskapet. Hvis leverandøren ikke kan sende faktura i EHF format, be dem om å sende faktura rett til innboksen din. Bokfør de og legg til de til utbetaling. Da er du sikker på at de blir betalt i tide og du får et godt rykte hos leverandørene.

Avstem banken
Du bør avstemme banken din hver måned. Da kan du sjekke at du har fått bokført alle inn- og utbetalinger på kontoen.

Avstemme regnskap
Avstemming av regnskapet er en kontroll for å se at hele regnskapet stemmer. Postene under er de mest vanlige og bør avstemmes månedlig. Mva kan avstemmes annenhver måned, og avskrivninger er mer varierende.
- Bankkonto
- Kundereskontro
- Leverandørreskontro
- Mva (hvis mva-registrert)
- Lønn
- Avskrivninger

Samarbeid med regnskapsfører
Noen ganger trenger du kanskje hjelp av den regnskapsfører. Spesielt i starten kan det være nyttig hvis du er usikker. Vi står klare for å hjelpe deg med stort og smått.
Få tilbud på regnskapsfører
Det er enklest å bytte regnskapsprogram ved årsslutt. Da gjør du årsregnskapet ferdig i det gamle regnskapsprogrammet og starter neste år med å føre regnskapet i Sparebank 1 Regnskap.

Passer det ikke å flytte ved årsslutt, kan du selvfølgelig også gjøre det i løpet av året.

Betaler du mva er det best å flytte etter en momstermin er sendt inn. Det vil si etter 1. januar, 1. mars, 1. mai, 1. juli, 1. september eller 1. november.

Vil du helst slippe å gjøre det selv? Få tilbud om hjelp til å flytte regnskapet
3 ting du må gjøre først

1. Avslutt det gamle regnskapet

Før du flytter regnskapet må du bli ferdig med perioden i det gamle programmet. Skal du for eksempel flytte 31.12, må du føre alle bilag på denne datoen og tilbake i tid i det gamle programmet. Du må også avstemme banken til og med desember.

2. Ta ut rapporter

Ta ut disse tre rapportene datert dagen før din startdato i SpareBank 1 Regnskap:

Åpne poster - kunder: Rapport over hva kunder skylder deg.

Åpne poster - leverandør: Rapport over hva du skylder dine leverandører.

Saldobalanse eller balanserapport: Oversikt over saldo på alle hovedbokskontoer.

3. Sjekk at saldobalansen er i null

Eksporter ut saldobalansen for den perioden du skal flytte, og se om saldobalansen går i null.
Nå er du klar til å starte flyttingen

1. Gå til Innstillinger oppe til høyre og trykker på Regnskap.

2. Bla ned til Inngående balanse

Trykk på Registrer inngående balanse.

Velg Nei på spørsmålet om bedriften er nystiftet, og Fortsett.

Trykk på Legg inn inngående balanse.

3. Dato:

Legg inn dato for når du starter å føre i regnskapet i Sparebank 1 Regnskap.

Flytter du for eksempel per 31.12, legger du inn datoen 01.01.

4. Saldobalansen:

Legg inn saldobalansen fra det gamle programmet.

Det enkleste er å bruke de kontoene som allerede ligger inne. For eksempel konto 1920 til bankinnskudd. Har du hatt flere bankkontoer kan du lage en ny til 1921. Ny konto lager du i kontoplanen.

5. Åpne poster – kunde:

Legg inn alle kunder med åpne poster (for eksempel kunder som ikke har betalt eller har betalt for mye.)

Finner du ikke kunden i kundelista, trykk Opprett ny kunde, legg inn fakturanummer på faktura du sendte ut og beløp.

Når du er ferdig og alt går i null, går du til neste.

6. Åpne poster – leverandør:

Legg inn åpne poster mot dine leverandører (for eksempel fakturaer du ikke har betalt, eller at du har betalt for mye9

Finner du ikke leverandøren, trykk Opprett ny leverandør.

Når du er ferdig og alt går i null, trykk Lagre inngående balanse oppe til høyre.
EHF (Elektronisk handelsformat) er elektronisk faktura du kan motta fra leverandører eller sende til bedriftskunder. For å kunne motta EHF må du være registrert i Elma registeret, det skjer automatisk når du aktiverer EHF mottak i Sparebank 1 Regnskap. Skal du sende EHF til bedrifter må de også være registrert i Elma registeret.
Slik gjør du det

Trykk Markedsplass og velg Moduler.

Gå til Utvidelser og trykk Aktiver på EHF mottak og/eller EHF sending.

Har du aktivert EHF i et tidligere regnskapssystem, må du deaktivere der før du kan koble opp mot Sparebank 1 Regnskap. Det vil gå noen dager før det er deaktivert. Søk opp i Elma registeret, finner du ikke bedrigten registrert her er det i orden, og du kan aktivere hos oss.