Flytte til nye lokale
I tillegg til å finne det mest eigna lokalet må du også tenke på timinga, klargjeringa, finansieringa og eigarmodellen.
Kvifor skal bedrifta flytte?
Det kan vere lurt å ha klart for seg kva dei nye lokale skal gjere for bedrifta, i god tid før du finn eit nytt lokale. Tenk gjennom følgjande:
- Kva treng du, som du ikkje har i dag?
- Passer det med bedrifta sin visjon og strategi?
- Er det noko du risikerer å miste ved å byte lokale? Tilsette, synlegheit, kundetrafikk, parkering og adkomst for leverandørar?
- Tenk 5-10 år fram. Passar lokala med framtidsplanane?
- Har bygget eller området restriksjonar som vil påverke dykk?
Dette bør du tenke på før bedrifta flyttar
Involvere dei tilsette tidleg i prosessen for å få innsikt i behov og preferansar – dette gir betre beslutningsgrunnlag og aukar trivselen. Dette forutset at dei tilsette blir lytta til og inkludert i avgjerslene.
Det vil ofte vere umogleg å innfri alle ønsker. Då er det viktig å gi gode grunngjevingar for val som er tekne.
Start med å lage ei oversikt over alt som skal flyttast med. Sett opp ei prosjektgruppe med tydeleg ansvarfordeling, og lag ein detaljert tidsplan for heile prosessen.
Vurder om de skal bruke eit profesjonelt flyttebyrå, spesielt viss de har tungt eller verdifullt utstyr. Sørg for at alt pakkast strukturert og merkast tydeleg, slik at det blir enkelt å plassere alt rett i dei nye lokalane.
Det er viktig å melde adresseendring i tide. Ved å gjere endringar i Samordna registermelding i Altinn får du oppdatert både Skatteetaten, Enhetsregisteret, Foretaksregisteret og NAV. I tillegg må Posten og forsikringsselskap informere om adresseendring.
Hugs òg å oppdatere adressa på nettsida, i e-postsignaturar, visittkort og marknadsføringsmateriell. Det er viktig å gjere dette i god tid for å unngå forsinkingar og tap av viktig post eller informasjon.
Mange bedrifter vel å flytte når det er rolege periodar. Dette gir rom for ombygging, installasjon og innflytting utan å forstyrre den daglege drifta.
Vinteren kan vere utfordrande på grunn av vêrforhold, spesielt viss flyttinga inneber transport av utstyr eller møblar over lengre avstandar. Men det kan òg vere økonomisk gunstig, då etterspurnaden etter flyttetenester ofte er lågare, og de kan forhandle betre prisar på både flyttebyrå og nye lokale.
Rekneskapsåret spelar òg inn. Mange vel å flytte ved starten av eit nytt år eller kvartal, for å gjere det enklare å halde oversikt over kostnader, budsjetter og rapportering.
Kanskje du treng å leasa maskiner og utstyr, eller må ha eit større lån for å komme på plass i nye lokale?
Før du tar på deg nye utgifter bør du setje opp eit reknestykke som viser kva kostnader du har etter flytting og kva du forventar av nye inntekter.
Send ut skriftleg informasjon om flyttinga i god tid – i tillegg til å oppdatere adresse på nettsida, i sosiale medium, på Google og eventuelle andre plattformer de brukar.
Forklar kvifor de flyttar, kva det betyr for kundane, og når de er i gang på ny adresse. Sørg for at kundeservice er forberedt på spørsmål. Dette bidreg til å oppretthalde tillit og kontinuitet.
Før de forlet dei gamle lokalane, må de sørgje for grundig flyttevask om dette krevst av ny eigar eller utleigar. Dette inkluderer reinhald av alle overflater, golv, kjøkken og sanitærrom.
I tillegg bør de ta stilling til kva som skal behaldast, seljast, resirkulerast eller kastast. Mange avfallsaktørar tilbyr tenester for resirkulering av kontormøblar og utstyr, og det kan vere økonomisk gunstig å gjere dette rett.
Skal de flytte langt?
Det er stor forskjell på å flytte til andre sida av vegen og ein heilt anna stad. Må dei tilsette til å pendle over større avstandar vil eit fåtall vere med på flyttinga.
Flyttast bedrifta til ein anna kommune kan det medføre behov for ein endringsoppseiing – kor noverande ansettelseskontraktar seiast opp, og den tilsette må få ny arbeidskontrakt.
Kom godt i gang i dei nye lokala
Når de flyttar inn, er det viktig å ha ein plan for innredning og funksjonalitet. Tenk på straumuttak, nettverk, belysning og ergonomi. Sørg for at lokala støttar arbeidsforma dykkar – anten det er opne landskap, cellekontor eller hybridløysingar.
Vurder også korleis lokala kan bidra til trivsel og effektivitet, og om det er behov for sosiale soner, møterom eller stilleområde.
Treng du nokon å sparre med?
Når bedrifta endrar seg, kan økonomien gjere det same. Vi hjelper deg med å få oversikt.