Hvordan håndterer jeg lønn for ansatte med utenlandsk statsborgerskap?

Denne artikkelen er ment som en sjekkliste over tilpasninger du kan ha bruk for hvis du har ansatte med utenlandsk statsborgerskap. 

Registrere alternative fødselsdata

1. Gå til Lønn i venstremenyen og velg Ansatte

2. Klikk på aktuell ansatt. Hvis du ikke har opprettet den ansatte i systemet enda, kan du gjøre det nå.

ansatte-utenlandsk-statsborgerskap-1

3. Klikk på de tre prikkene og velg Vis detaljer

4. Sett hake for Vis internasjonal ID dersom den ansatte ikke har fått tildelt D-nummer enda. Her må du velge type ID og land, og fylle ut nummeret som står i valgt ID. 

5. Fyll inn D-nummer i feltet for fødselsnummer/D-nummer. For norske statsborgere fylles feltene for fødselsdato og kjønn automatisk ut basert på fødselsnummeret, men for ansatte med D-nummer må dette legges inn manuelt. 

Merk at et D-nummer blir inaktivert etter 5 år. Det er den ansattes eget ansvar å reaktivere eller å søke om norsk personnummer. 


Lønnsslipp på engelsk

1. Gå til Språk og trykk på nedtrekkslisten for Språk lønnsslipp. Velg ønsket språk på lønnsslippen. Hvis feltet står tomt vil systemet automatisk generere lønnsslipp på norsk. 

2. Klikk på Lagre endringer


Utbetale lønn i valuta

Så lenge du betaler fra norsk bankkonto kan du utbetale lønn til utenlandske bankkontoer i en annen valuta. Det er mottaker av utbetalingen som er ansvarlig for å gi deg sitt IBAN-nummer. Legg inn IBAN-nummeret i feltet for bankkonto på ansattkortet. Systemet registrerer da riktig informasjon for å utbetale lønn til den utenlandske bankkontoen. Land som ikke opererer med IBAN kan ha andre krav til informasjon, og det vil vanligvis være tilstrekkelig å legge inn landskode og bankkode i feltet for bankkonto, men det kan være unntak (for eksempel til banker utenfor EU hvor banken ikke har BIC). Det er banken som håndterer veksling av NOK til annen valuta. 

Valutakursen kan endre seg fra lønnen blir avregnet til betalingen går ut av banken. Basert på returfilen fra banken fører systemet en eventuell differanse mot konto for valutagevinst eller valutatap. 


Merk!

  • Dersom en utenlandsk ansatt er arbeidstaker på skip eller sokkel må du legge inn opprinnelsesland som tilleggsopplysninger under hver lønnskjøring. 
  • IBAN står for International Bank Account Number. Dette er en universell oppygning av kontonumre, slik at din norske bank kan sende betalinger til mottakers utenlandske bank i valutaen til aktuelt land.