Bytte regnskapsprogram?
Slik flytter du til SpareBank 1 Regnskap
5 ting du må gjøre først
1. Finn byttedato
Det første du må gjøre, er å finne en dato du ønsker å bytte på. Fram til denne datoen skal regnskapet føres i det gamle regnskapsprogrammet, mens du fra og med byttedatoen fører det i SpareBank 1 Regnskap. Byttedato er altså det samme som startdato i SpareBank 1 Regnskap. Du kan bytte regnskapsprogram når som helst, men for bedrifter som er mva-registrert anbefaler vi å velge byttedato etter endt mva-termin.
2. Avslutt regnskapet i det gamle programmet
Før du flytter regnskapet må du bli ferdig med perioden i det gamle regnskapsprogrammet. Skal du for eksempel bytte regnskapsprogram etter 2. mva-termin, må du føre alle bilag til og med 30. april i det gamle programmet. Du må også avstemme banken til og med april måned. Vi anbefaler i tillegg at du avstemmer vesentlige balansekontoer.
3. Kontroller regnskapet
Etter at du har avstemt banken, må du forsikre deg om at saldobalansen i det gamle regnskapsprogrammet går i null. I tillegg må du kontrollere at summen av åpne poster på kunder stemmer med saldo på konto 1500 og at summen av åpne poster på leverandører stemmer med konto 2400. Hvis saldobalansen ikke går i null eller åpne poster ikke stemmer med saldobalansen, får du ikke lagt det inn i SpareBank 1 Regnskap.
4. Ta ut rapporter fra det gamle regnskapsprogrammet
Å flytte regnskapet vil i praksis si å legge regnskapstall og informasjon fra det gamle regnskapsprogrammet inn i SpareBank 1 Regnskap. Vi anbefaler å ta ut de tre rapportene nedenfor datert dagen før din startdato i SpareBank 1 Regnskap. Da har du tallene lett tilgjengelig når du skal registrere dem i SpareBank 1 Regnskap.
- Åpne poster – kunder: Rapport over hva kunder skylder deg.
- Åpne poster – leverandør: Rapport over hva du skylder dine leverandører.
- Saldobalanse eller balanserapport: Oversikt over saldo på alle hovedbokskontoer.
5. Registrer saldobalanse og åpner poster i SpareBank 1 Regnskap
Til slutt legger du saldobalanse og åpne poster inn i SpareBank 1 Regnskap.
4 tips før du begynner å bruke SpareBank 1 Regnskap
Før du går i gang med selve regnskapsføringen, bør du aktivere tofaktor pålogging. Dette må være på plass for at du skal kunne koble til banken i neste steg.
En av de store fordelene med SpareBank 1 Regnskap, er at det enkelt kan kobles sammen med banken. Underveis i sammenkoblinga må du velge hvordan du vil godkjenne betalinger. Vi anbefaler regnskapsgodkjente betalinger, som vil si at du kan betale regninger fra regnskapsprogrammet uten å måtte ettergodkjenne dem i nettbanken.
Hvis du ønsker å motta fakturaer direkte i SpareBank 1 Regnskap, er det to ulike fakturamottak du kan aktivere. Skal du motta EHF, må du aktivere EHF-mottak. Vil du at fakturaer du mottar på e-post skal komme rett inn i regnskapsprogrammet, må du aktivere e-postmottaket.
For å kunne sende mva-oppgave, a-melding og innhente elektroniske skattekort, må regnskapsprogrammet være koblet opp mot Altinn.
Ofte stilte spørsmål
Hvis det er noe du ikke finner i menyen velger du Rediger menyvalg nederst til venstre.
Her kan du ta bort og legge til det du vil se. Hvis du fortsatt ikke finner det du leter etter, kan det være fordi du ikke har det inkludert i pakken du valgte.
Tips! Har du flere selskaper, må du endre for hvert selskap, men du trenger bare å gjøre det én gang.
Hvis du selger mva-pliktige varer for mer enn 50 000 kroner i løpet av de siste 365 dagene, må du registrere selskapet ditt i Merverdiavgiftsregisteret, og oppdatere regnskapsprogrammet med registreringen. Slik gjør du det:
1. Registrer selskapet i Merverdiavgiftsregisteret ved å levere Samordnet registermelding. Les mer på skatteetaten.no
2. Inntil du er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, skal du ikke fakturere med mva på utgående fakturaer, men legge til en kommentar i fakturaene du sender ut om at merverdiavgift blir etterfakturert. Kostnader registreres også uten mva. Disse kan du endre når registreringen er gjort, slik at du får fradrag for mva senere.
3. Når registreringen er godkjent går du inn på Regnskapsinnstillinger og velger:
- Avgiftspliktig
- Mva-periode
- Mva skjema
- Lagre
4. Gå inn på Regnskap og Kontoplan i menyen. Trykk på de tre prikkene øverst til høyre, og Synkroniser kontoplan, for å oppdatere kontoplanen slik at den passer for mva-registrerte selskaper.
Dersom omsetningen din kommer over kr 50.000 i året må du registrere deg i mva-registeret i Brønnøysund. Registreringen kan ta litt tid, og mens man venter må alle faktura som gjør at dere overstiger kr 50.000, sendes uten mva. Mva må derfor etterfaktureres, og det kan være lurt å legge til en tekst på fakturaen om at selskapet er under mva-registrering og at mva vil etterfaktureres.
Etterfakturering kan gjøres på to måter:
1. Kreditere og lage ny faktrua
Det enkleste er å kreditere hele fakturaen som er sendt tidligere, og sende ny faktura til kunde med mva. Det kan være lurt å legge ved beskjed om at det kun er siste faktura som skal betales, eventuelt mellomlegget dersom kunden har betalt den første fakturaen.
2. Sende faktura kun med manglende mva
- Opprett faktura til kunden.
- Registrer varen du har solgt til kunde med riktig mva sats.
- Legg til samme vare igjen, men med minus foran antall og 0 % mva.
- Legg til en kommentar "etterfakturering av mva"
- Send faktura
1. I menyen går du til Salg, Faktura og Ny faktura.
2. Registrer kunde og varelinjer. Finnes ikke kunden eller varen fra før, kan den opprettes fra fakturavinduet.
3. Trykk på forstørrelsesglasset i Velg kunde-feltet. Du får opp en nedtrekksmeny med oversikt over kundene dine. Er det en ny kunde, oppretter du den fra linjen nederst.
Forfallsdato styres av antall kredittdager du har lagt inn på bedriften, eller på den spesifikke kunden. Du kan også endre forfallsdato bare for denne fakturaen. Standard antall kredittdager er 14 dager.
4. Legg inn varelinjer i produktfeltet helt til venstre. Du kan søke etter produktet ved å trykke på forstørrelsesglasset. Når du velger et produkt vil resten av feltene automatisk fylles ut basert på informasjonen som ligger lagret om produktet.
På samme måte som med kunder, kan du opprette et nytt produkt hvis det ikke er registrert fra før.
Trykk på feltet Antall på produktlinjen om du skal fakturerer for flere enn én av samme produkt.
5. Send fakturaen ved å trykke på Fakturer og send. Den kan også lagres som kladd ved å trykke på pilen til høyre på den grønne knappen. Når fakturaen bokføres, tildeles denne automatisk neste ledige bilagsnummer og legges i kø for å sendes ut.
Tilpasninger du kan gjøre
Rabatt eller avvik i priser
- Fyll først ut varelinjene som normalt i produktfeltet.
- Du får opp standard pris, men kan endre prisen under Pris eks. mva.
- Hvis du vil vise at kunden har fått en bedre pris, skriver du prosenten i rabattfeltet.
Kommentarer
- Kommentar er en valgfri tekst som legger seg over produktlinjene på fakturaen.
- Fritekst er valgfri tekst som legger seg under produktlinjene på fakturaen.
- Teksten på produktet legger seg i produktlinjen.
Forhåndsvisning
- Blant knappene øverst til høyre vil du ha et lite øye som du kan trykke på for å få frem en forhåndsvisning av fakturaen.
Fakturavedlegg
- Gå til fanen Dokumenter.
- Last opp vedlegget og marker den/de vedleggene du ønsker å sende med faktura.
- Vær oppmerksom på at det er begrensinger på filstørrelsen på vedleggene.
- Dokumenter du ikke merker vil lagres i regnskapet som en del av bilaget, men ikke sendes til kunden.
Utsendingsmetoder av din utgående faktura
- EHF (eFaktura Bedrift) – EHF står for Elektronisk Handelsformat, og er litt enkelt forklart bedrift til bedrift (B2B)-versjonen av eFaktura som du kanskje kjenner fra privat nettbank. Dette er elektronisk levering av fakturaen direkte til bedriftenes nettbank, og er påkrevd format om du skal fakturere til offentlige virksomheter. Du kan sende til alle bedrifter som har aktivert tjenesten i nettbanken eller regnskapssystemet.
- e-Faktura – sender faktura rett til nettbanken til privatkunder
- Avtalegiro – trekkes automatisk hver måned. Anbefales hvis du har abonnementskunder, eksempelvis barnehage, treningssenter osv.
- E-post – fakturaen sendes ut til en e-postadresse. Krever at du har registrert e-postadresse på kunden eller i fakturaen.
- Skriv ut – vil du selv sende fakturaen har du mulighet til å skrive den ut.
- Fakturaprint – fakturaen sendes direkte til kundens postkasse.
1. Gå til Regnskap og Føre bilag i menyen. Bilagsnummer kommer automatisk.
2. Legg inn detaljene i bilaget. Leter du etter en regnskapskonto som ikke dukker opp når du søker? Se her (lenke kommer).
3. Last opp vedlegg (ved behov) fra innboksen eller pcen. Er vedleggsfeltet skjult, trykk på den tomme ruten under binders-ikonet.
4. Trykk Lagre og bokfør. Hvis du bare vil lagre en kladd, trykker du på pilen på Lagre og bokfør knappen.
5. For å hente opp en kladd,, trykker du på de tre prikkene oppe til høyre i bilagsføring bildet.
Trenger du hjelp?
Ring 915 02130 eller send inn et av skjemaene under.