Steg 2: Klargjøring

Avstemming

Avstemming er et av understegene i Steg 2 i årsavslutningen for AS.

Balansen må dokumenteres, men det er ikke et obligatorisk steg for å kunne fullføre årsavslutningen. Vårt skjema for avstemming vil imidlertid hjelpe deg om du ikke har dokumentert balansen på en annen måte. Vi anbefaler deg å bruke god tid på dette. 

Skjemaet hjelper deg med å sjekke at saldoen på balansekontoene faktisk stemmer. Du kan også avstemme resultatet, noe som er nyttig for å kontrollere at inntekter og kostnader er riktig periodisert. Resultatet påvirker balansen, og dersom resultatet ikke er fullstendig, realistisk og nøyaktig, vil heller ikke balansen være korrekt.

• Fullstendig – alle balanseposter som skal være med, er bokført i regnskapet.
• Realistisk – bare balanseposter som faktisk eksisterer og tilhører den bokføringspliktige, er bokført.
• Nøyaktig – balansepostene er bokført på riktig måte, med riktig periodisering og verdsatt verdi.
  

Når du avstemmer kontrollerer du saldo ved å klikke på beløpet i kolonnen for saldo i regnskapsåret du skal levere for. Denne saldoen skal i utgangspunktet stemme med saldoen i regnskapet. Velger du å legge inn et annet beløp, må du legge inn en kommentar som forklarer hvorfor det er en differanse. Er det ingen differanse, er det ikke obligatorisk å legge inn kommentar.

Tips: Ved å klikke på Hjelp til avstemming får du en nærmere forklaring av anbefalt arbeidsmetodikk når du avstemmer balansen. 

Dokumentasjon

Du bør laste opp dokumentasjon per balansekonto. Dette gjøres ved å klikke på ikonet for vedlegg (her støttes PDF og de vanligste bildeformatene). Hvilken type dokumentasjon du bør laste opp er avhengig av hvilken type konto det gjelder. Dette er noe du i utgangspunktet selv må vurdere. Her følger imidlertid noen eksempler:

• 1920 - Bankinnskudd (og andre bankkontoer): Her bør du laste opp årsoppgave fra banken som dokumentasjon, og passe på at saldo i regnskapet stemmer overens med saldoen som banken har oppgitt på årsoppgaven.
• 1500 - Kundefordringer: Her kan du legge ved rapporten Åpne poster kunder med dato 31.12. Denne finner du i systemets rapportoversikt. Rapporten viser alle beløp du har utestående hos kunder, og du bør se over at disse postene stemmer. Du kan også legge til rapporten Aldersfordelt saldoliste kunder. 
  
  Det bør innhentes kontoutdrag fra kundene for å avstemme at saldoene i regnskapet stemmer med saldo hos motpart. Hovedregelen er at avstemming skal gjøres mot motpart, ellers kan den ikke anses som korrekt avstemt.
• 2400 - Leverandørgjeld: Her kan du legge ved rapporten Åpne poster leverandører med dato 31.12. Denne finner du i systemets rapportoversikt. Rapporten viser alle beløp du skylder leverandørene, og du bør kontrollere at postene stemmer. Du kan også legge til rapporten Aldersfordelt saldoliste leverandører.
  
  Det bør innhentes kontoutdrag fra leverandørene for å avstemme at saldoene i regnskapet stemmer med saldo hos motpart. Hovedregelen er at avstemming skal gjøres mot motpart, ellers kan den ikke anses som korrekt avstemt.
• Eiendelskontoer: Her kan du legge til for eksempel kjøpsdokumentasjon, og ellers en rapport som viser eiendeler som er bokført på aktuell eiendelskonto.
  
  Hvis du oppdager avvik, kan du lete etter feil ved å gå til Saldobalanse under Regnskap i venstremenyen. Her kan du klikke direkte på den aktuelle kontoen og velge aktuell periode for å se bevegelser på kontoen gjennom året, og hvilken sum saldoen var ved inngangen av året.
• 2740 - Oppgjørskonto merverdiavgift: Hent ut siste mva-melding for sjette termin og last opp. Denne finner du i systemets rapportoversikt.
• 2910 - Gjeld til ansatte og eier (eller andre kontoer innen kortsiktig gjeld): Her bør hoveddokumentasjonen være låneavtalen. Hvis det har vært transaksjoner etter låneavtalen, kan du gå til Søk på bilag, søke opp konto 2910, klikke på Transaksjoner og eksportere listen til Excel.
• 2010 - Egne aksjer: Her kan du for eksempel benytte dokumentasjon på saldo på aksjer fra aktuell handelsplattform.
• 2000 - Aksjekapital: Her kan du legge ved stiftelsesdokument hvis dette ikke allerede er lastet opp (for eksempel hvis inngående balanse/åpningsbalanse ble registrert manuelt)

Kontroll eiendeler

Her vises en oversikt over eiendeler per konto, der bokført verdi på konto sammenstilles med eiendelsverdiene knyttet til kontoen.

I tillegg utfører systemet fire kontroller for å sikre korrekt behandling av eiendeler i årsavslutningen. Eventuelle avvik varsles i dette steget. Hvis systemet ikke varsler om avvik, kan du gå videre.

Systemet kontrollerer at:

1. Alle eiendeler er registrert i eiendelsregisteret, og at alle regnskapskontoer fra 1000–1299 med saldo har tilknyttede eiendeler. Det er ikke mulig å gå videre i årsavslutningen før alle eiendeler er registrert.

2. Bokført verdi og eiendelsverdi per konto samsvarer. Avvik kan oppstå som følge av manuelle avskrivninger i tidligere år eller feilregistrerte eiendeler. Det er ikke mulig å gå videre i årsavslutningen før eiendelene er riktig registrert eller de manuelle avskrivningene er registrert på eiendelen.

3. Det ikke finnes noen manuelle kreditføringer på eiendelskontoer som ikke er registrert via eiendelen. Slike føringer, som avskrivninger, salg eller nedskrivninger, må registreres via eiendelen for korrekt rapportering til Skatteetaten. Det er ikke mulig å gå videre i årsavslutningen før differanser mellom bokført verdi og eiendelsverdi er rettet. 
4. Eiendeler i saldogruppe C er korrekt konvertert fra C1 og C2 til C. Saldogruppe C1 og C2 ble slått sammen til C ved årsskifte 2023/2024.


Kontroller

Før du kan låse regnskapet, må du selv ta stilling til følgende:

• Har du fakturert alle salg og bokført alle regninger og kvitteringer?
  Kontroller at alle inntekter og kostnader er bokført med fakturadato eller kvitteringsdato i riktig år. For både inntekter og kostnader er det fakturadato som avgjør hvilket år det skal føres i regnskapet. Et kjøp eller salg med fakturadato i 2025 vil derfor påvirke resultatet i 2025, selv om betalingen ikke er gjennomført enda. Beløpet vil da stå som en kundefordring eller leverandørgjeld i balansen frem til betalingen er gjennomført.
  
  Du bør også sjekke rapporten Saldobalanse hovedbok for å kontrollere at beløpene for inntekter (3000-serien) og kostnader (4000 til 7000-serien) er korrekte.
• Har du bokført alle innbetalinger og utbetalinger?
  Husk å bokføre alle innbetalinger og utbetalinger som er utført i året du leverer for. Bruk gjerne bankavstemmingsfunksjonen for å sikre at alle bevegelser fra banken er bokført.
• Har du bokført alle andre bilag?
  Det er viktig at alle bilag som tilhører året du skal levere for, er registrert i regnskapet, og at alle periodiseringer er gjort. 

Videre vil systemet sjekke at:

• Regnskapet for tidligere år balanserer
• Summen av eiendeler samsvarer med tilhørende balansekonto
• Alle eiendeler i saldogruppe J har en tilknytning
• Fordrings- og gjeldskontoer er brukt riktig
• Det er ingen manuell bokføring på skattekonto 8300 og/eller 8320
• Alle mva-meldinger er fullført
• Alle a-meldinger er fullført
• Regnskapet har forventet aksjekapital

Hvis systemet har satt grønn hake på alle punktene er alt i orden, og du kan klikke på Jeg ønsker å låse regnskapet og Lagre og gå videre. Har du senere behov for å gjøre endringer, må regnskapet låses opp igjen ved å klikke på Flere valg øverst til høyre. 

Merk: Hvis du låser opp regnskapet etter det har vært låst, kan du kun bokføre 31.12 i året du skal levere for. Hvis du ikke får bokført etter at regnskapet er låst opp igjen, kan du forsøke å oppdatere nettleseren ved å klikke F5. 

Feilmeldinger

Får du opp feilmelding må dette rettes opp i før du kan låse regnskapet og gå videre. 

Regnskapet for tidligere år balanserer ikkeHvis regnskapet for tidligere år ikke balanserer, må du lete etter differansen før du kan gå videre.  Gå til Regnskap og Saldobalanse i venstremenyen for å lete etter differansen. Saldobalanse hovedbok gir deg en dynamisk oversikt over saldobalansen for utvalgte perioder. En differanse kan ha flere årsaker, men du kan undersøke følgende:

• Er disponeringer for tidligere år ført i regnskapet, slik at dette går i null?
• Er det gjort bokføringer og/eller korrigeringer på et tidligere år etter at det ble avsluttet?
• Er det importert regnskapsdata for tidligere år som ikke balanserer?
• Er alle koblinger korrekte?

Du kan ikke gå videre før dette er rettet.

Summen av eiendeler samsvarer ikke med tilhørende balansekonto

Dette punktet er en avsjekk av saldoen på eiendelskontoene i balansen og den registrerte regnskapsmessige verdien på alle eiendeler. For at systemet skal beregne korrekt skattemessig avskrivning og forskjeller mellom denne og regnskapsmessig avskrivning, må alle eiendeler være registrert og avskrevet via systemets eiendelsregister. Gå til Regnskap og Eiendeler i venstremenyen for å registrere og avskrive. Du kan ikke gå videre før dette er rettet.

Eiendeler i saldogruppe J mangler tilknytning

Eiendeler i saldogruppe J må ha tilknytning til et bygg. Gå til Regnskap og Eiendeler i venstremenyen for å registrere dette. Du kan ikke gå videre før dette er rettet.

Fordrings- og/eller gjeldskontoer er brukt feil

Feilmeldingen oppstår hvis det er negativt beløp på fordringskonto eller positivt beløp på gjeldskonto per 31.12. Alle gjeldskontoer skal være negative og alle fordringskontoer skal være positive (med unntak av 1580 og 1585). Gå til Regnskap og Saldobalanse i venstremenyen. Finn aktuelt avvik og flytt saldo til riktig konto. Du kan ikke gå videre før dette er rettet.

Det er manuell bokføring på skattekonto 8300 og/eller 8320

Denne feilmeldingen vises hvis det er gjort manuelle bokføringer på konto 8300 og/eller 8320, eller på egenopprettede kontoer som er koblet til disse. Manuelle føringer støttes ikke på disse kontoene og må derfor flyttes. Eventuelle egenopprettede kontoer må kobles til en annen SAF-T kobling. Du kan ikke gå videre før dette er rettet.

En eller flere mva-meldinger er ikke fullført

Er selskapet mva-pliktig er det viktig at alle terminer er sendt inn og signert. Hvis en mva-melding ikke er sendt inn og signert, må du gå til Regnskap og Mva-melding i venstremenyen for å undersøke hvilken termin dette gjelder og sende den inn. Hvis selskapet ble opprettet i systemet etter årsskiftet og offentlige rapporter er sendt inn fra et annet system, kan du gå videre i årsavslutningen.

En eller flere a-meldinger er ikke fullført

Hvis en eller flere a-meldinger ikke er sendt inn eller har status Mottatt, må du gå til Lønn og A-melding i venstremenyen for å kontrollere. Virksomheter med ansatte må sende a-melding hver måned, senest den 5. i måneden etter.

Regnskapet mangler aksjekapital

Feilmeldingen oppstår hvis det ikke er registrert minst 30 000 kr i aksjekapital i regnskapet. Hvis du har glemt å registrere inngående balanse, må du gå til Innstillinger i toppmenyen, Regnskap og bla ned til Inngående balanse. Du kan også legge inn verdier direkte under til Regnskap i venstremenyen og Bilagsføring.