Hvordan bruker jeg gjentakende faktura?

Med gjentakende faktura får du mulighet til å automatisk generere og sende ut faktura med faste intervaller. Du kan også generere ordrer i stedet for fakturaer. 

Her får du en beskrivelse av

• hvordan du oppretter gjentakende faktura
• hvordan fakturaer sendes ut
• hvordan du endrer gjentakende faktura
• hvordan du deaktiverer gjentakende faktura
• hvordan du bruker priskilder og prisfaktorer

Opprette gjentakende faktura

Gjentakende faktura finner du under Salg -> Gjentakende faktura. Du kan opprette en ny faktura ved å klikke på Ny gjentakende faktura oppe i høyre hjørne.

1. Kunde: Velg eller opprett en ny kunde som du skal sende gjentakende fakturaer til.
2. Gjenta utsending hver: Velg et intervall, altså hvor ofte du vil gjenta utsendingen av fakturaen. Du kan for eksempel velge 2 i feltet Gjenta utsending hver og velge Uke i feltet under. Da sender du ut faktura med 14 dagers intervaller.
3. Produserer: Velg om det skal lages en faktura eller en ordre. Fakturaen sendes ut med én gang du lager den. Ordren må du behandle videre under Salg -> Ordre og enten sende den ut eller overføre den til en faktura. 
4. Klargjøringsdager: Dersom du ønsker at fakturaen skal lages og sendes ut x antall dager før fakturadatoen, kan du fylle ut dette feltet. Ellers blir den autoamtisk sendt til kunden med én gang du lager den. 
5. Ingen kredittdager: Dersom du huker av her, vil fakturadatoen og forfallsdatoen bli den samme. Da overstyrer du betalingsbetingelsene du eventuelt har satt opp under Betingelser og levering. Dette valget brukes gjerne sammen med klargjøringsdager. 
6. Avtaledato: Avtaledatoen påvirker fakturaen hvis du bruker en prisfaktor som ikke er fast (se mer om prisfaktor under). Hvis du bruker en fast prisfaktor, vil ikke avtaledatoen påvirke fakturaen.
7. Neste fakturadato: Velg den neste datoen det skal sendes ut en faktura på. 
8. Sluttdato: Velg den siste datoen det skal sendes ut en faktura på. Dersom du ikke ønsker at den gjentakende faktureringen automatisk skal stoppe på en viss dato, lar du feltet stå blankt. 
9. Maks antall: Velg hvor mange fakturarer som skal sendes ut. Dersom du ikke ønsker at den gjentakende faktureringen automatisk skal stoppe etter et visst antall, lar du feltet står blankt. 

Slik sendes gjentakende fakturaer ut 

Fakturaene sendes ut etter en bestemt utsendingsplan. I Komplett har du mulighet til å tilpasse utsendingsplanen, mens i Pluss må du følge en standard utsendingsplan. 

En standard utsendingsplan prioriterer EHF eller Vipps hvis det er mulig. Om det ikke er mulig, blir fakturaren sendt ut på e-post. Om det heller ikke er mulig, får du e-post om at fakturaen er generert, men at utsendingen har feilet. Da må du legge til mer fakturainformasjon på kunden og sende fakturaen på nytt, eller skrive ut fakturaen og sende den i posten. 

Når du oppretter en gjentakende faktura, ser du hvilke metoder for å sende ut fakturaer som er tilgjengelige for denne kunden. I eksempelet under er både EHF og e-post tilgjengelig for bedriftskunden, og da vil EHF bli prioritert. For privatkunden vil Vipps bli prioritert før e-post.

Sørg for at minst én av utsendingsmetodene er tilgjengelige på kunden (grønn boks som vist på bildet under), slik at du er sikker på at utsendingen ikke feiler, og du slipper å følge opp manuelt i etterkant. 

Du finner en oversikt over alle utsendte fakturaer under Salg -> Gjentakende faktura. Trykk på de tre prikkene til høyre for den gjentakende fakturaen du vil se oversikt over. Alle genererte fakturaer legger seg inn i fakturalisten under Salg -> Faktura. 

Endre på en gjentakende faktura

1. Trykk på den gjentakende fakturaen du ønsker å endre på. 
2. Legg inn endringene.
3. Trykk på Lagre-knappen. 

Deaktivere gjentakende faktura

1. Trykk på den gjentakende fakturaen du deaktivere. 
2. Trykk på pilen ved siden av Lagre-knappen opp til høyre.
3. Velg Deaktiver.

Hva er priskilde og prisfaktor?

Når du legger til en en produktlinje, får du opp to kolonner som heter priskilde og prisfaktor. 

Priskilden er kilden som prisen på produktet skal hentes fra.

• Fast: Prisen er fast på alle fremtidige fakturaer. Hvis du vil endre på prisen, må du oppdatere den gjentakende fakturaen manuelt.
• Produkt: Prisen følger prisen på produktet. Hvis du endrer prisen på produktet, vil den automatisk oppdatere seg i neste faktura. 

Prisfaktor er måten prisen på produktet skal beregnes. 

• Fast: Prisen er fast på hver faktura du sender ut. Hvis prisen på en vare er 100 kroner, blir fakturaren på 100 kroner hver gang den genereres.
• Månedlig, ukentlig eller årlig: Prises beregenes ut fra perioden du har valgt. 

Slik fungerer prisfaktor

Hvis du sender ut en gjentakende faktura hver måned til en kunde med en måndelig prisfaktor, er prisen lik det som er lagt inn på varelinjen. Fakturaen vil derimot genereres med datoer som er knyttet til produktet for å vise perioden fatkuraren gjelder for. 

Hvis du sender ut en gjentakende faktura hver måned med en årlig prisfaktor, er prisen på den månedlige fakturaen prisen på proudktet fordelt på tolv måneder. Et produkt på 120 kroner vil med en årlig prisfaktor være 12 kroner på en månedlig faktura. 

Når du bruker prisfaktor, vil den første fakturaren tilpasse seg etter avtaledatoen som du valgte da du opprettet den gjentakende fakturaen. Det betyr at avtaledatoen for den første fakturadatoen gir etterfakturering for perioden frem til første fakturaperiode. En avtaledato etter første fakturadato gir en faktura for den delen av fakturaperioden som er etter avtaledatoen. 

Eksempel 1: Prisfaktor

Bildet viser en månedlig faktura den første i måneden med ulike varianter av prisfaktor. 

Bildet viser et oppsett for gjentakende faktura hver måned der produkt nr. fire koster 1200 kroner. Den eneste forskjellen på linjene er prisfaktoren. 

Bildet viser resultatet av den gjentakende fakturaen.

• Fast er konstant.
• Månedlig samsvarer med fakturaperioden og har beholdt prisen.
• Kvartalsvis er delt i tre siden det er tre måneder i et kvartal. 
• Årlig er delt i tolv når det faktureres månedlig. 

Bildet viser en repeterende faktura hvert kvartal. Oppsettet er ellers det samme som over med en fast, månedlige, kvartalsvis og årlige linje.

Den faste prisfaktoren førlger fortsatt den faste prisen på 1200 kroner per faktura, men denne gangen er månedlig ganget med tre. Kvartalsvis prisfaktor sammenfaller nå med faktureringsperioden, og den stemmer overens med prisen på produktet. Årlig prisfaktor er her delt i fire etter fire kvartaler. 

Eksempel 2: Prisfaktor og avtaledato

Hvis du setter en avtaledato som er før første faktura, og du samtidig bruker en prisfaktor som ikke er fast, vil perioden før første faktura bli etterfakturert. 

Bildet viser hvordan linjene på fakturaen vil se ut. 

Hvis du har satt avtaledatoen til etter første faktura, vil hele perioden faktureres. Derfor er det lurt å utsette første fakturadato hvis du kun skal fakturere fra avtaletidspunktet. 

Eksempel 3: Klargjøringsdager og ingen kredittdager

Salg blir bokført på fakturadatoen. En løsning for å bokføre salget i riktig periode kan være å bruke klargjøringsdager i kombinasjon med ingen kredittdager. 

Du kan for eksempel sette opp en månedlig faktura den første i måneden. Hvis du velger ingen kredittdager, vil forfallsdatoen på fakturen være samme dag. Hvis du i stedet fyller ut 14 klargjøringsdager, vil fakturaen genereres og sendes ut 14 dager før fakturadatoen. Da får mottakeren 14 dager på å betale fakturaen.