Hvordan håndterer jeg innbetalinger manuelt?
Som hovedregel vil OCR-innbetalinger matches automatisk mot faktura basert på KID. Betalinger uten KID kan matches automatisk mot kundereskontro både på fakturanummer og kontonummer, dersom denne informasjonen er tilgjengelig i betalingsfilen. Der systemet finner match, vil betalingen automatisk bokføres mot faktura/kunde, og det vil ikke være nødvendig å foreta seg noe manuelt.
Når systemet har matchet en betaling basert på KID eller fakturanummer, vil fakturaen også automatisk få status Betalt. Dersom kontonummer er registrert på kundekortet fra før, vil systemet også klare å bokføre en innbetaling automatisk mot kundereskontro. Merk at i de tilfellene en betaling er matchet kun på kontonummer, vil det ofte være nødvendig at betalingen matches manuelt mot faktura i åpne poster.
Når systemet ikke automatisk finner match på innbetalinger som kommer inn, vil disse enten legge seg under Innbetalt ingen match eller skjules helt av systemet. Betalingene som legger seg under Innbetalt ingen match føres midlertidig mot interimskonto satt opp under bankinnstillinger. Typiske betalinger som må håndteres manuelt er betalinger som ikke er rene kundeinnbetalinger, for eksempel betalinger via Vipps og renteinnbetalinger. Kundeinnbetalinger som mangler fakturanummer og KID vil i mange tilfeller også måtte håndteres manuelt.
Innbetalt ingen match
Innbetalinger som allerede har lagt seg under Innbetalt ingen match er midlertidig ført mot interimskonto, og må håndteres manuelt. Du kan enkelt føre disse direkte mot både kunde, faktura, hovedbokskonto eller leverandør.
Bokføringsregler
Bokføringsregler hjelper systemet å håndtere innbetalinger automatisk, slik at du slipper å korrigere betalingene manuelt. Ved hjelp av bokføringsregler kan du for eksempel velge at betalinger som møter visse kriterier skal føres mot en spesifikk hovedbokskonto. For at systemet skal matche betaling automatisk basert på bokføringsregel, må det naturligvis være kriterier som er like for denne og fremtidige betalinger. Dette er med andre ord aktuelt hvis bedriften mottar jevnlige innbetalinger av samme type, for eksempel Vipps-innbetalinger.
I bokføringsregler kan du også velge om betalinger uten match skal føres mot interimskonto for manuell håndtering, eller automatisk krediteres og skjules av systemet. Skjulte innbetalinger kan ikke håndteres i ettertid.
Bokfør innbetalinger fra bankavstemming
Hvis du ikke vil håndtere betalingene fra Innbetalt ingen match, kan de bokføres fra bankavstemmingsbildet. Dette krever at det er bestilt kontoutskrifter, og er i hovedsak aktuelt hvisdu har valgt en bokføringsregel som automatisk skjuler (krediterer) innbetalingene uten match.