Bank+Regnskap hjelpesider

Det er to måter å bokføre en lønnskjøring på: 

1. Bokføre lønnskjøringen samtidig som du avregner den. 

2. Bokføre lønnskjøringen fra statusbildet i lønnskjøringen, etter at den er avregnet. Statusbildet er det første som kommer opp når du velger en lønnskjøring som har status Avregnet eller Bokført. 

Konteringssammendrag

Uavhengig av hvordan du bokfører lønnskjøringen, vil du få opp valg som gjelder konteringssammendraget for lønnskjøringen. Her kan du gjøre tre endringer før du genererer bilaget:

• Bokføringsdato: Programmet foreslår utbetalingsdato som bokføringsdato, men du kan endre dette om du ønsker. Vi anbefaler å bruke utbetalingsdato eller å aktivere periodisering av lønn. 
• Nummerserie: Hvilken nummerserie du ønsker at konteringssammendraget skal tilhøre. 
• Type bilag: Her kan du velge om det skal føres bilag med dimensjoner kun på resultatkonto, på resultat- og balansekonto eller uten dimensjon. Dersom du har lagt inn dimensjoner på en eller flere linjer i lønnskjøringen, vil bokføringen inkludere dimensjoner på de aktuelle hovedbokskontoene. Disse vil komme på egne linjer basert på valget du gjør her. Du kan også legge inn egendefinerte dimensjoner her som vil komme med på bokføringsfilen. 

Velg Generer for å lage bokføringsbilaget. Du får nå opp en forhåndsvisning som viser hvordan bilaget vil se ut i regnskapet. Når du har sett gjennom bilaget og alt ser korrekt ut, trykker du Bokfør. 

3. Når lønnskjøringen er avregnet og bokført, kan du utbetale lønn. 

1. Utbetal lønn 

Gå til Lønn og Lønnskjøring. Trykk deg inn på den aktuelle lønnskjøringen. I statusbildet går du til Utbetal lønn, hvor du får to valg: Du kan sende til banken med en gang eller legge lønnskjøringen til betalingslisten for å betale den senere eller kjøre flere betalinger samtidig.

Alternativt kan du trykke på de tre prikkene til høyre for å forhåndsvise utbetalingsliste eller registrere en lønnskjøring som betalt. 

2. Forhåndsvise utbetalingsliste

• Det genereres en forhåndsvisning av utbetalingslisten. 
• Denne viser blant annet beløpet som skal utbetales og kontoen det skal betales fra. 
• Du kan laste ned utbetalingslisten ved å velge filformat nede i høyre hjørne. 

3. Registrere lønnskjøringen som betalt

Du kan velge mellom Registrere som betalt og bokfør utbetalingen eller Marker som "Betalt". Disse valgene benyttes kun dersom du ikke har brukt regnskapsprogrammet til å utbetale lønn, for eksempel hvis du har utbetalt den i nettbanken.

4. Sende lønnsslipp 

Når du har lagt lønnen til utbetaling kan du sende lønnslipp til de ansatte. Lønnsslipp kan sendes med en gang, på en valgt dato eller du kan legge den til utsendelse på samme dato som lønnen utbetales. 

1. Det første du ser i lønnskjøringen er et sammendrag. Dette kan senere hentes fram ved å trykke på Sammendrag. 

Sammendraget viser beløp til utbetaling, grunnlag for arbeidsgiveravgift (AGA), antall ansatte på kjøringen, grunnlag for feriepenger og forskuddstrekk.

Under Utvalg finner du innstillingene du valgte da du opprettet lønnskjøringen. Disse kan du endre ved å trykke Rediger utvalg. Dersom lønnsslippene skal inneholde en fast tekst, kan du også sette den inn ved å trykke Legg til fritekst. 

2. Dersom du ikke har ansatte med faste poster eller trekk, eller du har valgt å ikke inkludere faste poster, starter du med en tom lønnskjøring. Da kan du velge Hent ansatte. Du kan hente flere ansatte så lenge du ikke har fullført lønnskjøringen.

Når du har hentet opp en ansatt kan du registrere lønnspostene på den ansatte. Forskudd og trekk kan settes inn direkte i lønnskjøringen på den ansatte ved å velge enten trekk eller forskudd.

I oversikten over ansatte vil det også være en varseltrekant ved siden av navnet på ansatte det mangler informasjon på, for eksempel skattekort eller kontonummer. Denne informasjonen må legges inn på ansattkortet til den ansatte før du kan fullføre lønnskjøringen. 

3. Under Flere valg kan du 

• generere feriepenger
• registrere variable lønnsposter
• slette lønnsavregning
• rekalkulere skatt
• gå til liste over lønnsarter for å se, redigere eller opprette nye

Hvis du velger å slette en lønnskjøring som allerede er bokført, må du også kreditere lønnsbilaget. 

Du kan ikke slette en lønnskjøring som det er sendt inn a-melding på. Da må du nullstille den i stedet.

4. Når du har lagt inn de ansatte og lønnspostene som skal være med på lønnskjøringen trykker du Fullfør lønnsavregning. 

Du får da opp valg som spesifiserer hvordan du vil avslutte lønnskjøringen. Vi anbefaler at du setter kryss på alle valgene med en gang dersom du er sikker på at du ikke skal gjøre flere endringer på lønnskjøringen. 

5. Når lønnskjøringen er avregnet eller bokført får du opp et statusbilde som viser nåværende status, samt detaljer. 

6. Neste steg er å bokføre lønnskjøringen. Det er to måter å bokføre en lønnskjøring på. Du kan gjøre det samtidig som du avregner den (anbefalt) eller etter at den er avregnet fra statusbildet i lønnskjøringen. Gå til hjelpeartikkel om bokføring av lønnskjøringen.

1. Gå til Lønn og Lønnskjøring og trykk deg inn på den aktuelle lønnskjøringen. 

2. Velg Send lønnsslipp. 

3. I skjermbildet som kommer opp kan du: 

• Velge dato for utsendelse av lønnsslipp. Dersom du velger dette vil ikke lønnsslippen bli sendt ut med en gang, men på valgt dato. Du kan velge å sende lønnsslipp på samme dato som lønnen utbetales ved å sette hake for det. 
• Endre emne og melding i e-posten som sendes med lønnsslippen. 
• Gruppere på lønnsart. Da vil alle like lønnsarter med samme sats trekkes sammen til en linje i lønnsslippen, og tekst på lønnsposten blir lik lønnsartnavn. 
• Velge hvem du vil sende lønnsslipp til ved å sette hake i de tomme feltene foran hver enkelt ansatt.
• Forhåndsvise på norsk/engelsk. Dette valget får du opp ved å trykke på pilen på knappen Send e-post/Forhåndsvisning. En forhåndsvisning genereres til markerte ansatte på valgt språk. Dersom noen ansatte skal ha engelsk lønnsslipp og andre skal ha norsk, kan denne brukes til å skrive ut lønnsslipper i bolk. 

Når du har fylt ut all informasjon kan du velge mellom å sende eller skrive ut lønnsslippene.

Merk at du ikke kan stoppe utsendingen av lønnslipper når du har sendt dem. 

1. Gå til Lønn og Lønnskjøring. Trykk på Ny lønnskjøring. 

2. Fyll ut de ulike feltene i lønnskjøringen. Disse innstillingene vil gjelde for alle lønnsmottakere som er inkludert i lønnskjøringen. 

Forklaring til feltene: 

• Beskrivelse: Hva lønnskjøringen gjelder for eller hvilken periode den tilsvarer. Eksempel: "Lønn august" eller "Feriepenger juni". Programmet kommer med forslag til tekst automatisk. Du trenger ikke å endre denne hvis du ikke ønsker det.   
• Utbetalingsdato: Hvilken dato lønnen skal utbetales. Denne datoen bestemmer også hvilken periode lønnen innrapporteres på i a-meldingen. 
• Fra-og-til dato: Hvilken periode lønnskjøringen gjelder for. 
• Skattetrekk: Kan endres mellom Full skatt, Halv skatt eller Ingen skatt. 
• Inkluder faste poster/trekk: Det er mulig å legge inn faste lønnslinjer eller lønnstrekk på ansattkortet. Her velger du om de faste postene og trekkene skal inkluderes i lønnskjøringen. 
• Kryss av her i den måneden du skal utbetale feriepenger: Ved å krysse av her vil programmet automatisk beregne trekk i fastlønn på riktig måte den måneden feriepengene skal utbetales. 

3. Når du har opprettet lønnskjøringen går du videre til neste steg, der du har mulighet til å redigere innholdet i lønnskjøringen.

1. Gå til Annet og Rapporter i venstremenyen.

2. Du kan velge hvilken modul du ønsker å se rapporter for ved å klikke på fanen øverst i rapportoversikten. Her finner du forhåndsdefinerte rapportutdrag.

Rapportene som står merket med Ny genereres direkte i systemet, mens de øvrige må lastes ned. Vi jobber fortløpende med å legge alle rapporter over til nytt format. Se hvordan du bruker rapportene i nytt rapportformat.  

3. Velg rapporten du ønsker å hente ut. Nå åpnes en dialogboks der du kan angi forskjellige parametere for rapporten. For eksempel kan du spesifisere rapporten Saldobalanse hovedbok på relevante data. 

4. Sett hake i boksen Husk utvalg hvis du vil at systemet skal bruke de samme parameterne hver gang du henter ut den aktuelle rapporten. 

5. Trykk Vis rapport. 

6. Du får nå opp en forhåndsvisning av rapporten i programmet. Trykk på pilen til høyre for Last ned PDF for å velge mellom formatene du kan laste ned rapporten som.

Hvis du ønsker å ta ut en ren Excel-fil som kan brukes til avstemming, anbefaler vi å bruke funksjonen Oversikt. Vær oppmerksom på at Excel-filen som eksporteres her vil ha rapportformat, ikke rent Excel-format.

I feltet Periode kan du velge forhåndsdefinerte utvalg av perioder:

I feltet Visning kan du velge forskjellige typer visninger, avhengig av rapport. I resultatrapport vil du for eksempel kunne velge mellom visning med fjorårstall, budsjett eller detaljert for 12 måneder. Filtrering på dimensjon, for eksempel Prosjekt, vil kun bli synlig dersom dette er aktivt på selskapet. Du kan også velge å bare vise føringer uten dimensjon:

I noen rapporter kan du velge Filtrering, og i følgende rapporter kan du også sette hake ved Fra og til for å begrense utvalget:

• Eiendeler
• Kontoutskrift 
• Hovedbok
• Kontoutskrift 
• Leverandører
• Kontoutskrift 
• Kunder
• Åpne poster leverandører
• Åpne poster kunder
• Åpne poster ansattreskontro

Du angir innstillinger for den enkelte rapporten ved å klikke på ikonet for innstillinger til høyre i bildet. Som systemstandard vil det være satt hake ved Snu fortegn, Vis kontoer og Se detaljer når musepeker holdes over en rad.

• Fjerner du haken ved Snu fortegn, vil inntekter vises som negative og kostnader som positive.
• Fjerner du haken ved Vis kontoer, vil du kun se sammendrag per kontogruppe. 
• Fjerner du haken ved Se detaljer når musepeker holdes over en rad, vil du ikke lenger få en forhåndsvisning av bilag ført på kontoen når du hviler musepekeren over en rad.

Som standard vil rapporten lastes ned som en Excel-fil når du klikker på Eksport. Du kan jobbe direkte i filen, og den vil kopiere oppsett og utseende fra rapporten du eksporterer, inkludert farger på tall.

Ønsker du å laste ned rapporten som PDF klikker du på pilen ved siden av Eksport, og velger Forhåndsvis. Rapporten kan også sendes direkte via e-post. 

1. Gå til Annet og Database i venstremenyen. 

2. I menyen til venstre kan du velge mellom de forskjellige kategoriene du ønsker å hente registrert data fra. 

Filtrering av data

1. Hvis du leter etter spesifikke data kan du bruke filteret til å søke. Klikk på de tre strekene i filtreringsfeltet for å bruke den avanserte filtreringen. Les mer om avansert filtrering. 

Gruppering av data

Du kan også gruppere alle oversikter basert på kolonner. 

1. Klikk på Slå av/på gruppering slik at det dukker opp et nytt felt hvor det står Dra kolonner her for å gruppere. 

2. Dra ønskede kolonner opp i feltet, for eksempel Kontonr.. Du kan dra så mange kolonner du ønsker til feltet og utvalget vil sorteres basert på disse. Kategoriene prioriteres i den rekkefølgen du drar dem opp.

3. For å se detaljer for hvert utvalg klikker du på Åpne/lukk alle grupper. Dette må gjøres før du skal eksportere utvalget til Excel, hvis ikke vil filen eksporteres uten data. Merk at det er det som vises i bildet som eksporteres. 

Eksport til Excel

1. I menylinjen øverst til høyre velger du Eksporter til excel. Valgte data blir da eksportert i standardformat med filtreringer og grupperinger aktivert. 

2. Excel-eksporten blir seende slik ut. Du kan filtrere på hver kolonne ved å klikke på pil ned i nedtrekksmenyen. 

Eksempel

I dette eksempelet ønsker du å hente ut en rapport over solgte produkter. 

1. I menyen over kategorier velger du Solgte Produkter under Salg. 

2. Slå på gruppering slik at du kan dra for eksempel Produktnr. opp i feltet og få gruppert de solgte produktene. 

3. Du kan gruppere på flere kategorier. Hovedkategorien er den du først drar opp, mens underkategorien(e) dras opp etterpå. Du kan for eksempel sortere først på Produktnr. og så på Antall. 

Under Annet og Oppgaver og godkjenninger i venstremenyen finner du en fullstendig oversikt over oppgaver som er tildelt din bruker. Dette kan være regnskapsgodkjente betalinger, lønnskjøringer, timer eller leverandørfakturaer. 

Under fanen Godkjenninger ser du hva som er tildelt deg. Du får opp en forhåndsvisning av filen på høyre side. Klikk på nedtrekkslisten for å godkjenne, avvise eller tildele på nytt. Et fjerde valg, behandle, vil bli synlig hvis din bruker har tilgang til å viderefakturere leverandørfakturaer.

Når du godkjenner eller avviser, vil du få opp et nytt dialogvindu hvor du kan legge til en kommentar.

Hvis du vil tildele på nytt, kan du velge mellom å tildele til en bruker, basert på en regel eller til et team. Du velger henholdsvis bruker, regel eller team fra nedtrekkslisten. Du kan legge til en kommentar som følger oppgaven før du klikker på Tildel.

I fanen Oppgaver kan du også se og legge til dine personlige oppgaver. Disse inkluderer oppgavene du har lagt til i din huskeliste. Klikk på Legg til oppgave for å legge til en ny oppgave direkte i godkjenningsbildet. Denne kan tildeles til deg selv eller andre. Skriv inn oppgavetekst og velg brukeren du ønsker å tildele til fra nedtrekkslisten. Klikk på Lagre oppgave. Oppgaven vil da vises i den aktuelle brukerens oppgaveliste.

1. Gå til Prosjekt [BETA] og velg Prosjekter. 

2. Velg fanen Avbrutte for å finne igjen det deaktiverte prosjektet. Trykk deg inn på prosjektet. 

3. Trykk på pilen bak Lagre-knappen og velg Gjenåpne prosjekt. 

Merk: Det er kun mulig å gjenåpne prosjekter som har status deaktivert. Dersom et prosjekt er avsluttet har dette fått status fullført, og det kan ikke lenger gjenåpnes.

1. Gå til Innstillinger (tannhjulet) oppe til høyre. Velg Dimensjoner. 

2. Trykk på Ny dimensjon.

3. Legg inn navn på dimensjonen. Pass på at den er markert som Aktiv.

4. Lag kostnadssteder på dimensjonen:

• Trykk deg inn på dimensjonen fra tallet i kolonnen som heter Nummer.

• Legg inn nummer og navn på kostnadsstedet. Hvis ønskelig kan du legge inn beskrivelse. 
• Trykk på Lagre. Opprettet dato legges da inn automatisk. 
• Trykk på Opprett ny for å lage flere kostnadssteder, for eksempel flere byer til dimensjonen by. 

Se også

• Legge inn egendefinerte dimensjoner i en lønnskjøring

• Når du avslutter SpareBank 1 Regnskap mister du tilgang til systemet 7 dager etter sluttdatoen. Derfor er det viktig at du i forkant lagrer oppbevaringspliktig dokumentasjon i henhold til regelverket. Nedenfor ser du hvilke data du må laste ned. 
• Hvis du har ført regnskapet i SpareBank 1 Regnskap over flere år uten å ta sikkerhetskopi av regnskapet ditt, må du laste ned oppbevaringspliktig dokumentasjon for foregående år i tillegg. 
• Det kan også være lurt å ta en titt på andre rapporter, for eksempel under Lønn, for å se om det er nyttig å laste ned mer. Det er bedre å ha for mye dokumentasjon enn for lite. 

Dette må du laste ned når du avslutter SpareBank 1 Regnskap

Før du avslutter anbefaler vi at du gjør ferdig regnskapet og avstemmer det så godt du kan per sluttdato. I eksemplene under har vi valgt å avslutte regnskapet per 31.12.2022. 

Når regnskapet er avstemt, må du finne fram til Rapportoversikten. Gå til Annet i menyen til venstre og velg Rapporter. Alle de neste hovedstegene har denne oversikten som sitt utgangspunkt. 

1. Last ned saldobalansen

• I Rapportoversikten velger du fanen Regnskap, og trykker på Saldobalanse hovedbok i kolonnen Saldolister. 
• Velg årstall, perioder kontointervallet (velg fra den første kontoen i kontoplanen til den siste.
• Trykk på Vis rapport og velg Last ned PDF.

2. Last ned hovedboken/posteringsjournal

• I Rapportoversikten velger du fanen Regnskap, og trykker på Posteringsjournal i kolonnen Kontoutskrifter. 
• Fyll inn parameterne (fra og til bilagsnummer vil være alle bilag som er innenfor inneværende år). 
• Trykk på Vis rapport og Last ned PDF. 

3. Last ned åpne poster på kunder (liste over kunder som ikke har betalt)

• I Rapportoversikten velger du fanen Regnskap, og trykker på Åpne poster kunder i kolonnen Saldolister. 
• Velg intervallet slik at du får med alle kundene dine (dette ligger inne som standard. Sett dato som datoen du skal avslutte regnskapet slik at det samsvarer med posteringsjournalen og saldobalansen. 
• Trykk på Vis rapport og Last ned PDF. 

4. Last ned åpne poster for leverandører 

• I Rapportoversikten velger du fanen Regnskap, og trykker på Åpne poster leverandører i kolonnen Saldolister. 
• Videre er framgangsmåten lik som ved nedlastning av Åpne poster kunder i punkt 3. 

5. Last ned alle utgående faktura

• I Regnskapsoversikten velger du fanen Salg, og trykker på Faktura utvalg i kolonnen Faktura. 
• Legg inn utvalget av fakturaer og trykk Vis rapport. Velg Last ned PDF. 

6. Last ned alle bilag 

På sluttdato får bedriften alle bilag tilsendt som en zip-fil både i innboksen i SpareBank 1 Regnskap og i nettbank bedrift. Gå til Utgift og Innboks hvis du skal laste ned fra SpareBank 1 Regnskap. Du har tilgang til systemet i 7 dager etter sluttdato. 

1. Trykk på tannhjulet oppe i høyre hjørne og velg Importsentral under Verktøy. 

2. Trykk Last ned mal i boksen til den kategorien du ønsker å importere. 

3. I vinduet som dukker opp velger du Last ned. Sett hake ved Inkluder eksisterende for å ta med de oppføringene som ligger under valgt kategori, for eksempel eksisterende kunder. 

4. Fyll ut Excel-malen med informasjonen du ønsker å ta med inn i SpareBank 1 Regnskap. Husk å lagre filen på din datamaskin. 

5. Gå tilbake til importsentralen og trykk Importer i samme kategorien som du lastet ned malen fra. 

6. Last opp Excel-filen din. Du må også velge om du skal hoppe over dupliserte kunder eller om du skal overskrive eksisterende kunder. Trykk så på Start import. 

1. Gå til Bank og Utbetalinger. 

2. For å endre på en betaling som ligger i utbetalingslisten trykker du på de tre prikkene til høyre på linjen og velger Endre betaling. 

3. Legg inn endringene på utbetalingen og trykk på Oppdater betaling. 

Trenger du hjelp med årsoppgjøret?

NB! Husk å periodisere nettobeløpet, altså beløpet uten mva. Mva. er ikke en inntekt du får, men en avgift kunden betaler til deg som du betaler til staten på vegne av kunden etter endt termin.

La oss snu om på situasjonen og si at du har mottatt faktura på leie av lokale. Prinsippet blir det samme som over, men bokføringen blir litt forskjellig.

Igjen, husk at det kun er nettobeløpet som periodiseres.

Loven sier at når du utbetaler lønn skal du overføre midler til skattetrekkskontoen senest dagen etter, samt innrapportere lønnen gjennom a-meldingen måneden etterpå. Hvis du har utbetalt lønn til deg selv, uten å registrere dette i systemet og sendt inn a-melding, må du gjøre dette før du starter med årsoppgjøret.

Sjekk også at:

• OTP er innberettet
• Refusjon sykepenger er innberettet
• Andre innberetningspliktige tjenester (naturalytelser som forsikring, fri bil, etc.) er innberettet. 

Husk at du må sende inn nye a-meldinger for perioder du har gjort endringer på.

1. Gå til Annet i venstremenyen og velg Rapporter. Trykk på fanen Regnskap. 

2. I kolonnen Årsoppgjør velger du rapporten Kobling mot næringsoppgave. 

3. Legg inn året du tar årsoppgjøret for i feltet Oppgi finansår og trykk på Vis rapport. 

4. Gå gjennom rapporten (pdf-en) og se om følgende kontoer er oppgitt i feltet Kobling til årsoppgjør:

• 8006
• 8100
• 8115
• 8130
• 8150 
• 8174

I neste steg fjerner du koblingen til årsoppgjør på kontoene det gjelder i kontoplanen.

5. Gå til Regnskap i venstremenyen og velg Kontoplan. Søk opp den aktuelle kontoen.

6. I feltet Kobling mot årsoppgjør fjerner du koblingen mot den aktuelle kontoen, det vil si at du i nedtrekksmenyen lar det stå Ikke valgt i stedet. Merk at SAF-T-koblingen ikke skal fjernes. 

7. Trykk Lagre oppe til høyre når du har fjernet koblingen. Gjenta prosessen hvis du har flere kontoer med feil årsoppgjørskobling. 

Feilmelding for ENK: Error from skattemelding

Får du denne feilmeldingen, mangler det enten fødselsnummer i firmaoppsettet eller fødselsnummeret samsvarer ikke med personen du skal sende inn skattemelding for.

Løsning:

Gå til Innstillinger i toppmenyen og velg Firmaoppsett. Legg inn fødselsnummeret i feltet for fødselsnummer eller sjekk at fødselsnummeret er korrekt.

Feilmelding for ENK: Tilbakemelding på validert skattemelding

1. Hvis du får meldingen Feil annen driftskostnadstype har du en kobling mot årsoppgjør på en hovedbokskonto som ikke skal brukes for ENK som leverer næringsoppgave 1 (NO1).

Løsning:

Finn de aktuelle kontoene i næringsoppgaven og ta bort koblingen mot årsoppgjør. Se hvordan du fjerner koblingen.

2. Meldingen Fradrag elektronisk kommunikasjon oppstår når privat bruk av elektronisk kommunikasjon ikke er ført via årsavslutningsmodulen. Dersom det skyldes at du har bokført dette manuelt før årsavslutning, krediterer du bilaget og fører det via årsavslutningsmodulen i stedet. Dette ligger i steg 3 Avskrivninger og forskjeller.  

Hvis mobiltelefon, fasttelefon, bredbånd eller lignende er brukt privat, skal deler av kostnadene tilbakeføres. Har du derimot ikke noe privat bruk av elektronisk kommunikasjon, kan du se bort fra denne meldingen og sende inn likevel. Les mer om hvordan privat fordel skal beregnes hos Skatteetaten.

3. Meldingen Beregnet personinntekt mangler henger sammen med punkt 1 ovenfor. Feilmeldingen forsvinner når du fjerner de feilaktige kontokoblingene mot årsoppgjør, slik at personinntekt beregnes riktig. 

Feilmelding: En feil oppstod (saft-t eller kobling til årsoppgjør)

Hvis du får denne feilmeldingen har du glemt å legge inn saf-t-kobling eller kobling til årsoppgjør på den aktuelle kontoen i kontoplanen. 

Løsning: 

Gå til Regnskap i venstremenyen og velg Kontoplan. Trykk på de tre prikkene oppe til høyre og velg deretter Sett saf-t og kobling til årsoppgjør.

Feilmelding: En feil oppstod (SUQU93HE)

Sjekk at du har de roller og rettigheter i Altinn som kreves for å sende inn skattemeldingen.

Valideringsmelding om listepris på bil

Hvis du får melding om at vi mangler opplysninger om listepris på bil, må du oppgi dette i selve skattemeldingen, altså i Altinn. Også andre meldinger kan gjelde den forhåndsutfylte skattemeldingen i Altinn, og må legges inn eller korrigeres der.

Team i timemodulen brukes dersom timene til timebrukerne skal overføres til eksempelvis lønn og godkjennes.

1. Sett opp et Team.

• Gå på tannhjulet oppe til høyre.
• Klikk på Teams.

• Klikk på Nytt team.
• Legg inn de brukerne som skal legges til og velg ansvar. For å godkjenne timer må Ansvar være satt til enten Godkjenning eller Leder.
• Når alle de brukerne er lagt til trykk på Lagre.

2. Legg timebrukeren inn i et team.

• Gå på timer.
• Klikk på timebrukere.
• Gå inn på den aktuelle timebrukeren.
• I feltet for teams velg teamet som brukeren er lagt inn i.

• Klikk på Lagre. 

Registrere timer

Som timebruker kan du registrere timer. Gå til Timer i venstremenyen, velg Registrere timer.

Du kommer da rett inn til registreringen. Den viser dagens dato som en standard, men du kan endre visningen til ønsket periode.

• Du fører timene ved å velge dato, legge inn arbeidstid, velg timeart og beskrivelse, Du kan også velge prosjekt dersom dette er relevant.
• Når du har lagt inn alle detaljene klikker du på lagre endringer.
• Klikker du på fanen Timeliste får du en oversikt over dine timer på ukesbasis. Her kan du se din timesaldo og status på timene dine, om de er sendt inn og om de er godkjent. Det er kun ved bruk av Team at timene må godkjennes. Uten team så vil de godkjennes automatisk.
• Du kan se statusen på dine innsendte timer ved å gå på Timer - Registrere timer og klikk på fanen Timeliste.
• Har du timer som har blir Avvist så kan du klikke på de 3 prikkene for å få årsak hvis godkjenner som avviste la inn dette, og du kan låse uken opp for redigering igjen.

Godkjenne timer

Godkjenning av timer er kun aktuelt dersom dere bruker Team, les mer om team i timer. Når man oppretter team så er det kun brukere med rolle Godkjenner eller leder som kan godkjenne timer. Som godkjenner vil du få et varsel når det er timer du må godkjenne.

Du kan behandle timene til godkjenning på følgende måte:

• Gå på Timer.
• Gå på Registrere timer.
• Klikk på fanen Godkjenning.
• Klikk på den timebrukeren det gjelder.
• Timene du kan behandle har status tildelt klikk på knappen med de 3 prikkene på høyre side.
• Velg om du ønsker å godkjenne eller å avvise timene.
• Lagre.

Det er også mulig å gjøre en forenklet godkjenning, gå på Annet og Oppgaver og godkjenninger. Her kan du enkelt godkjenne eller avvise timelister fra ansatte.

1. Velg Utgift og Innboks.

2. Trykk på Valg på den aktuelle fakturaen du ønsker å registrere, og velg Registrer regning. 

3. Fyll inn betalingsinformasjonen. 

4.  Under Regnskap legger du inn kostnadskonto og fyller inn beløp, samt mva. hvis selskapet er mva-pliktig. Hvis du skal splitte fakturaen på flere kostnadskontoer velger du Legg til konteringslinje. 

5. Velg Lagre og Bokfør og betal

6. Boksen som kommer opp nå har valg som er avhengig av om du har aktivert Regnskapsgodkjente betalinger eller Ettergodkjenning i nettbank. 

Regnskapsgodkjente betalinger: Velg Betal og godkjenn med BankID.

Ettergodkjenning i nettbank: Gå til Bank og Betalingsliste for å lage en betalingsliste. Merk det som skal sendes til banken og trykk på den grønne knappen merket Send alle til betaling. Da vil disse dukke opp i nettbanken under Til godkjenning og må godkjennes der. 

1. Gå til Utgift og Innboks. 

2. Sett hake foran dokumentene du ønsker å slå sammen. Trykk på Behandle x dokumenter.

3. Trykk på Registrer som én regning, én kvittering, ett utlegg eller ett bilag, avhengig av type dokument. Du går da rett til registrering av det sammenslåtte bilaget, og kan bokføre det slik du ønsker. 

Velger du Slå sammen til ett dokument blir bilagene slått sammen, men ligger fortsatt i innboksen. 

1. Opprett faktura på vanlig måte. 

2. Sett forfallsdato lik fakturadato. 

3. Legg inn friteksten "Faktura er allerede betalt". 

4. Send fakturaen på e-post til kunden.

5. Marker fakturaen som betalt når du mottok betaling fra kunden. 

Slik sender du EHF

Når du skal sende faktura, kan du velge å sende den som EHF. Programmet oppdager automatisk hvilke kunder som kan motta EHF. Du kan bare sende EHF til virksomheter som er registrert i ELMA-registeret. ELMA-registeret er en offentlig database som viser hvem som har registrert seg som mottaker av EHF-fakturaer gjennom bedriftsnettbanken eller regnskapsprogrammet sitt.

Formkrav når du skal fakturere offentlige virksomheter og store bedrifter

Skal du sende faktura i EHF-format til større virksomheter får du ofte oppgitt noen formkrav til fakturaen for å sikre at den ender på riktig sted hos mottaker. 

1. Pass på at organisasjonsnummeret er registrert på kunden. Om du får oppgitt organisasjonsnummeret på denne måten "0192:912345678" registrerer du fortsatt bare organisasjonsnummeret. SpareBank 1 Regnskap passer på at 0192 er med når fakturaen sendes. 

2. "BuyerReference" fyller du ut i feltet Deres referanse under Detaljer når du lager fakturaen. 

3. "OrderReference/ID" finner du under Betingelser og levering i feltet Rekvisjon.

Merk!

Får du oppgitt en elektronisk adresse som starter med 9908, bør du kontakte den du skal fakturere for å få oppgitt oppdatert fakturaadresse.  Dette EHF-formatet sluttet å fungere 1. september 2020. 

Vedlegg til EHF

Det er mulig å sende vedlegg med EHF-fakturaen, som for eksempel et fakturagrunnlag, rekvisisjoner eller lignende. Vedlegg må ha et av følgende formater: 

• CSV
• PDF
• PNG
• JPG
• XLSX
• ODS

PEPPOL

Denne funksjonen er kun tilgjengelig i stor pakke.

Har du kunder i utlandet som ønsker å motta faktura i PEPPOL-format, kan du legge inn PEPPOL-adressen på kunden i kundekortet. Gå til Salg og Kunder i menyen. Trykk på den aktuelle kunden for å komme inn på kundekortet. Feltet for Peppol-adresse ligger nederst. 

1. Når du får faktura fra Brønnøysundregistrene som gjelder stiftelseskostnader, skal disse føres mot konto 2960. Se hvordan du registrerer regning her.  

2. Bokfør og merk som betalt. Fakturaen blir da ført som dette i regnskapet:

1. Gå til Innstillinger og Utsendelse. Under menyen Faktura finner du Utsendelsesplan. Trykk Opprett ny utsendelsesplan. 

2. Velg navn på utsendelsesplanen. 

3. Vi anbefaler at du legger opp fire prioriteringer for utsendelse, med følgende prioritet: 

• Prioritet 1: EHF
• Prioritet 2: eFaktura
• Prioritet 3: E-post
• Prioritet 4: Fakturaprint

Dette betyr at når du sender en faktura prøver programmet først å sende ut faktura på EHF. Dersom kunden ikke har dette, vil programmet i neste omgang prøve å sende via eFaktura. Har kunden ikke akseptert eFaktura, vil programmet gå videre til tredjevalget, forutsatt at du har lagt inn kundens e-postadresse. Hvis ingen av alternativene ovenfor er aktuelt vil den helt til slutt gå til fakturaprint. På denne måten sikrer du at fakturaen alltid kommer frem. 

4. Husk å huke av for Sett som firmastandard og trykk Lagre. Planen din er nå synlig under Faktura. 

Merk!

Fakturaprint er en ekstern tjeneste som du første gang må aktivere fra markedsplassen. 

5. Når du nå skal lage og sende faktura (under Salg og Faktura) vil systemet finne den enkleste måten å få den levert, uten at du trenger å forholde deg til hvilken måte som er best for kunden. 

6. Hvis du skal sende en kreditnota og ikke ønsker at kunden skal motta den, kan du under Utsendelse velge bort den aktuelle utsendelsesplanen og velge Ingen utsendelse i stedet. Da vil den ikke sendes ut, men fortsatt føres i regnskapet ditt. 

Slik aktiverer du fakturaprint

• Gå til Markedsplass og velg Moduler. Finn modulen som heter Fakturaprint og velg Aktiver. 

Når fakturaprint er aktivert gjør SpareBank 1 Regnskap all jobben for deg. Fakturaen blir skrevet ut, puttet i konvolutt og sendt direkte til kundens postkasse. 

1. Gå til Salg og Kunder, og finn den aktuelle kunden. 

2. Bla helt ned til Kontakter. 

3. Hvis kontakten ikke ligger inne fra før, legger du den inn her og lagrer endringene. 

4. Trykk på de tre prikkene bak kontakten, og velg Sett som hovedkontakt.

Når du nå oppretter en faktura på den aktuelle kunden, vil feltet Deres referanse automatisk fylles ut. 

1. Gå til Innstillinger og velg Salg. 

2. Bla ned til Standard salgskonto per MVA-kode og sett hake ved Aktiver standard salgskonto per mvakode. 

3. Det opprettes et sett med foreslåtte koblinger mellom mva-kode og hovedbokskonto. Etter aktivering kan du velge å: 

• Redigere en kobling
• Slette en kobling
• Vise mva-koder på produktkortet

4. Ved redigering av kobling, vil du få opp et nytt bilde hvor du kan endre mva-kode og hovedbokskonto. Dersom du endrer på oppsettet vil dette automatisk oppdateres på alle aktuelle produkter. 

5. Dersom du velger Vis mva-koder på produktkortet kan innstillingene endres i innstillingene på hvert enkelt produkt. 

Gå til Salg og velg Produkter. Velg det aktuelle produktet og bla ned til Regnskapsinnstillinger for å endre koblingen på dette produktet. Husk at du må ha lagt inn en standardkonto på den aktuelle mva-koden for at den skal vises i oppsettet under. 

Endringen du foretar her endres kun på dette produktet, og vil ikke endre standard oppsett under salgsinnstillinger. 

1. Gå til Salg og Prisavtaler i menyen. Trykk deretter på Ny prisavtale. Du vil nå tas gjennom en veiviser der du legger inn informasjon om prisavtalen. 

2. Detaljer

Her legger du inn navn og beskrivelse på prisavtalen. Velg også om avtalen skal være Tidsavgrenset eller Løpende. Hvis du velger Tidsavgrenset må du legge inn start- og sluttdato i ett eller begge påføglende felt. 

3. Avtaletype

Her legger du inn hvilken type avtale det er. Du kan velge om avtalen skal angi Rabatt, Påslag eller du kan velge Sett pris manuelt. Verdier du legger inn for Rabatt og Påslag vil registreres som prosent. 

4. Produkter

Her legger du inn hvilke produkter avtaletypen skal gjelde for. 

5. Avtaler

Her får du en oppsummering av den opprettede avtalen. Her kan du enten gå videre til neste steg, eller legge til en ny avtaletype. Det er bare fastprisavtaler som kan inneholde flere avtaletyper. For å fjerne en avtaletype trykker du på søppelikonet bak den aktuelle avtalen. 

6. Kunder

Her legger du inn hvilke kunder prisavtalen skal gjelde for. Du velger kunder ved å sette hake fremst på linjen til den aktuelle kunden, eller du kan sette hake ved Bruk på alle kunder for å velge alle kundene. 

7. Oppsummering

Her får du en oversikt over avtaletypene, antall produkter i hver avtaletype, og hvor mange kunder avtalen gjelder for. Aktiver avtalen ved å trykke Opprett prisavtale. 

Se også

• Administrere prisavtaler

1. Gå til Salg og Prisavtaler i menyen. Her finner du en oversikt over alle prisavtalene dine. 

2. Øverst i oversikten finner du faner der du kan sortere prisavtalene på Alle, Aktive eller Inaktive prisavtaler. 

3. For å redigere en prisavtale trykker du på linjen til avtalen. 

4. I selve avtalen kan du endre på informasjon under fanene Detaljer, Produkter og Kunder. 

5. Du avslutter eller sletter en prisavtale ved å trykke på de tre prikkene oppe til høyre og velge Avslutt prisavtale eller Slett prisavtale. 

Se også 

• Opprette ny prisavtale

Opprette gjentakende faktura

1. Gå til Salg i venstremenyen og velg Gjentakende faktura. 

2. Klikk på Ny gjentakende faktura.

3. Gå gjennom feltene under Innstillinger og legg inn det som gjelder for den aktuelle fakturaen. 

• Gjenta utsending hver: Hvor ofte faktura skal sendes ut.
• Produserer: Velg om gjentakende faktura skal generere en faktura eller ordre.
• Klargjøringsdager: Antallet dager faktura skal sendes ut før fakturadato.
• Ingen kredittdager: Sett hake her hvis du ønsker å overstyre eventuelle betalingsbetingelser, eller om du ønsker at forfallsdato skal være lik fakturadato.
• Avtaledato: Brukes for å beregne pris for deler av en måned, dersom du benytter prisfaktor og fakturadato som er senere enn avtaledato. Datoen du setter hjelper systemet å beregne riktig startdato for repeterende faktura. Er prisfaktor Fast vil ikke avtaledato ha betydning.
• Neste fakturadato: Dato for utsendelse av neste/første faktura.
• Sluttdato: Siste dato for den gjentakende fakturaen. La feltet stå tomt hvis den skal genereres kontinuerlig.
• Maks antall: Hvor mange fakturaer systemet skal generere totalt.

4. Legg inn øvrige detaljer om fakturaen, på samme måte som når du lager en vanlig faktura.

5. Fakturaen opprettes som inaktiv. Klikk på Aktiver for å aktivere fakturaen. 

Periodisere gjentakende faktura

1. Klikk på de tre prikkene og velg Periodisering. 

2. Klikk på Aktiver periodisering. Merk at fakturaen automatisk vil periodiseres for fakturamåned, og at du kun kan periodisere fremover.

Priskilde

For å legge til priskilde klikker du i kolonnen under priskilde på aktuell vare på varelinjen.

• Velg Fast hvis du ønsker at produktprisen skal være den samme hver gang det genereres ny faktura, uavhengig av produktets egentlige pris og eventuelle prisendringer på produktet.
• Velg Produkt hvis du ønsker at produktprisen på faktura skal oppdateres automatisk når prisen på produktet endres. Hvis prisen på et produkt endres etter gjentakende faktura er aktivert, vil prisen oppdateres når systemet genererer neste faktura.

Prisfaktor

For å legge til prisfaktor klikker du i kolonnen under prisfaktor på aktuell vare på varelinjen.

• Velg Fast hvis du ønsker at produktprisen skal følge prisen som er satt på produktet, uavhengig av hvilken periode det faktureres for.
• Velg Pr. måned hvis du ønsker at produktprisen skal gjelde for en måned.
• Velg Pr. kvartal hvis du ønsker at produktprisen skal gjelde for et helt kvartal.
• Velg Pr. år hvis du ønsker at produktprisen skal gjelde for et helt år.
  

Eksempel ved bruk av prisfaktor:

Dersom du har en gjentakende faktura med månedlig utsending, prisfaktor per kvartal og pris på produkt 15.000 kroner, vil produktprisen per faktura tilsvare 15.000 kroner/3 måneder = 5000 kroner per faktura.

Dersom du omvendt har kvartalsvis utsending, prisfaktor per måned og pris på produkt 15.000 kroner, vil produktprisen tilsvare 15.000 kroner x 3 måneder = 45.000 kroner per faktura.  

Merk! Hvis du bruker prisfaktor og første fakturadato er senere enn dato for oppstart av avtalen, må du huske å sette avtaledato for at systemet skal medberegne pris fra avtaledato til fakturadato.

1. Gå til Innstillinger og Importsentral. 

2. Bla ned til Bilag. Hvis du vil fylle ut en Excel-mal for import velger du Last ned mal. Om du har en Uni standard-fil for bilag kan du trykke Importer med en gang. 

3. Dersom du skal bruke Excel-malen, legger du inn de aktuelle kolonnene der. Merk at for å opprette bilag må du legge inn fakturanummer. Kolonner markert i gult er obligatoriske å fylle ut, de øvrige er valgfrie. Når filen er klar, lagrer du den på din datamaskin. 

4. For å laste opp enten Excel-malen eller Uni standard-filen velger du Importer og laster opp filen fra din datamaskin. 

5. Velg at importen skal bokføres under Valg for import. 

6. Sett hake for Opprett faktura. Om det er angitt KID i filen du skal importere, vil denne komme med i faktura.

7. Trykk Importer bilag. 

Hva er et fakturahode? 

En faktura består av fakturahode og ordrelinjer. Fakturahodet er den informasjonen som er felles for hele fakturaen, som for eksempel kundenummer, fakturanummer, KID-nummer og lignende.

Hvis du fakturerer i et eksternt system må du opprette fakturahodet ved import for at bilaget skal bli lagt inn som en utgående faktura under Salg og Faktura i SpareBank 1 Regnskap. Den utgående fakturaen må ligge her for at du for eksempel skal kunne purre og sende til inkasso gjennom systemet.

1. Gå til Innstillinger og Salg, og velg Blankettoppsett. 

Innstillinger for blanketter

Vis logo og/eller firmanavn: Velg om du vil vise firmanavn, logo, eller begge deler i fakturablanketten. 

Plassering av logo på blanketten: Velg om du vil vise logoen til høyre eller venstre på blanketten. 

Standard språk: Velg om du ønsker norsk eller engelsk som standardspråk på utgående faktura. Merk at produktnavn og tekst ikke endres automatisk til engelsk, og at eventuelle produkter må lagres med engelske navn dersom det er ønskelig at dette skal stå på engelsk i fakturaen. 

Vis KID i fakturablankett: Sett hake her for å vise KID-nummer på faktura. 

Slå sammen faktura og dokumenter til én fil: Sett hake her for å slå sammen faktura og dokumenter til én fil. 

Under Faktura, Ordre, Tilbud og Purring legger du inn spesifikasjoner som handler om Standard blankett og Fast tekst for disse blankettene. Standardblankett for faktura er nødvendig å spesifisere for at blant annet utsendelsesplan, massefakturering og gjentakende faktura skal fungere. 

Logo til blankett

Du kan legge inn logo som skal være synlig i tilbud, ordre og faktura. Vi støtter .jpg- og .png-filer. Klikk på Last opp for å laste inn bilde av logo til bedriften. Denne vil nå vises på fakturablanketten når kundene faktureres. 

1. Gå til Salg i venstremenyen og velg Ordre. Klikk på Ny ordre. 

2. Klikk på nedtrekkslisten til høyre for Registrer og velg Ny basert på hvis du ønsker å opprette en ordre basert på en tidligere ordre.

3. Gå til vinduet for kunde og klikk i feltet Velg kunde for å velge eksisterende kunde. Klikk på forstørrelsesglasset i feltet for å få oversikt over alle eksisterende kunder.

4. Klikk på Opprett ny kunde fra oversikten for å velge en kunde som ikke allerede eksisterer.

5. Gå til varelinjen og klikk i feltet Velg produkt for å velge et eksisterende produkt. Klikk på forstørrelsesglasset i feltet for å få oversikt over alle eksisterende produkter.

6. Klikk på Nytt produkt fra oversikten for å velge et produkt som ikke allerede eksisterer.

7. Klikk i feltet tilhørende Fritekst for å skrive kommentarer som vil bli tilgjengelig på ordren for valgte kunder. Klikk her for å lese mer om de ulike fanevalgene for ordre.

8. Klikk på Lagre kladd for å lagre ordren som en kladd. Klikk på ikonet for forhåndsvisning for å se ordreblanketten før den registreres. I nedtrekkslisten kan du velge mellom ordreblankett basert på ID eller ordrenummer, eller pakkseddel. Velg Registrer for å registrere ordren. Når en ordre er registrert får den tildelt et aktivt ordrenummer.

9. Ved å klikke på ikonet for kommentar kan du legge til interne kommentarer. Denne knappen blir først tilgjengelig når ordren er registrert.

10. Klikk på nedtrekkslisten tilhørende Lagre for å få følgende muligheter:

1. Gå til Salg i menyen og velg enten Ordre eller Tilbud. 

2. Velg fanen Avsluttet. 

3. Trykk deg inn på ordren eller tilbudet du skal gjenåpne. 

4. Trykk på den grønne nedtrekksmenyen og velg Gjenåpne ordre eller Gjenåpne tilbud. 

5. Trykk Lagre. Du ser nå at ordren/tilbudet er gjenåpnet og har endret status til Registrert.  

1. Gå til Salg og Tilbud i menyen. Velg så Nytt tilbud. 

2. Legg inn detaljer om tilbudet. Trykk på forstørrelsesglasset i Kunde-feltet for å hente frem kunde. Trykk Velg produkt i kolonnen Produkt for å hente frem produkt(er). I fritekstfeltet kan du legge inn kommentar eller lignende på tilbudet. 

3. Legg inn annen ønsket informasjon om tilbudet. Les mer om de ulike fanene i tilbud. Når du har lagt inn informasjon om tilbudet trykker du Registrer. 

4. Når tilbudet er registrert vil det få et aktivt tilbudsnummer. Du kan nå velge å lagre og overføre tilbudet til ordre eller faktura, sende tilbudet på e-post, skrive det ut, eller avslutte det. Du kan også lage et nytt tilbud basert på dette tilbudet ved å trykke på Ny basert på. Dette gjør du fra nedtrekksmenyen inne på tilbudet. 

1. Gå til Salg i menyen og velg enten Faktura, Ordre eller Tilbud. 

2. Velg den flyten du ønsker å eksportere en liste fra. Dette kan for eksempel være Forfalt. 

3. Trykk på Eksporter oppe til høyre. Du vil nå få ut en liste i Excel over alle fakturaer som har forfalt. 

Kreditere fra fakturaflyten

1. Gå til Salg og Faktura, og finn den fakturaen du skal kreditere. 

2. Trykk på de tre prikkene bak den aktuelle fakturaen og velg Lag kreditnota. Du blir da sendt til en kreditnota som opprettes basert på fakturaen du skal kreditere. 

3. Når du er inne på kreditnotaen trykker du Krediter og send for å sende kreditnotaen. Du finner en oversikt over krediterte fakturaer under fanen Kreditert i Faktura-flyten. Her finner du både originalfaktura og den aktuelle kreditnotaen. 

Kreditere deler av fakturaen

1. Dersom du ønsker å delkreditere fakturaen, kan du redigere beløpet på varelinjenivå. Da legger du inn rabatt (for eksempel 50%) eller redigerer summen direkte. 

2. Når du er ferdig med å redigere velger du Krediter og send for fakturaen. Systemet vil da bokføre krediteringen. 

Opprette kreditnota uten tilknytning til faktura

Du kan også opprette kreditnota på en kunde på samme måte som du oppretter faktura, så lenge totalen på fakturaen er negativ. Merk da at kreditnotaen ikke blir koblet mot en faktura og at du er nødt til å utlikne eventuelle åpne poster selv. 

1. Gå til Regnskap og Utestående, og velg den kunden du skal kreditere.  

2. Huk av de postene du skal utlikne, og trykk så på Lagre. 

Kunde

1. Legg inn kunde. Du kan velge blant eksisterende kunder ved å bruke søkefeltet, eller opprette ny kunde direkte fra kundefanen. Klikk på forstørrelsesglasset for å legge til, eller velg + Legg til flere dersom du ønsker å massefakturere til flere kunder. 

2. Dersom du ønsker å redigere kundekortet, kan du klikke på blyanten for å komme direkte til kundekortet. 

Detaljer

• Dato: Datofeltene for faktura, ordre og tilbud er litt forskjellig: 
  • Faktura: Legg inn Fakturadato og Forfallsdato. 
  • Ordre: Legg inn Ordredato.  
  • Tilbud: Legg inn Tilbudsdato og Gyldig til dato. 
• Valuta: Legg inn aktuell valuta. Standardvaluta er satt til NOK. 
• Vår referanse: Legg inn eventuell referanse for avsender som vil være med på blanketten. Som standard vil programmet legge inn den som oppretter fakturaen/ordren/tilbudet. Les hvordan du setter opp standard referanse. 
• Deres referanse: Legg inn eventuell referanse for mottaker. 
• E-postadresse: Legg inn e-postadresse for mottaker. Dette feltet fylles ut automatisk dersom e-posten er lagt inn på kundekortet til den aktuelle kunden. 
• Prosjekt: Legg inn et prosjekt dersom du ønsker å knytte fakturaen/ordren/tilbudet til et prosjekt. 
• Avdeling: Legg inn en avdeling dersom du ønsker å knytte fakturaen/ordren/tilbudet til en spesifikk avdeling.

Faktura: 

Ordre:

Tilbud:

Betingelser og levering

• Rekvisjon: Legg inn tekstverdi for eventuell rekvisjon. 
• Betalingsbetingelse. Legg inn eventuelle betalingsbetingelser. Dette feltet hentes fra kundekortet dersom det er satt. 
• Leveringsbetingelse: Legg inn eventuelle leveringsbetingelser. Dette feltet hentes fra kundekortet dersom det er satt. 
• KID (gjelder kun faktura): Velg om du skal ha med KID og hvilket KID-oppsett som skal brukes. 
• Kontraktsreferanse: Legg inn eventuell referanse for kontrakt. 
• Leveringsdato: Legg inn leveringsdato. 
• Leveringsadresse: Legg inn leveringsadresse. Dette feltet hentes fra kundekortet dersom det er satt. 
• Mottaker: Legg inn tekstverdi for eventuell mottaker. 

Kommentar

Legg inn eventuell kommentar som kommer med over varelinjetabellen på blanketten. 

Selgere

Registrer eventuelle selgere som skal knyttes til fakturaen, ordren eller tilbudet. 

Dokumenter

1. Last inn eventuelle dokumenter som skal legges ved fakturaen, ordren eller tilbudet. For å legge til et dokument må du først trykke Lagre som kladd. 

2. Sett hake ved Slå sammen faktura og dokumenter til en fil dersom du ønsker at faktura og vedlegg skal leveres som én fil. Les mer om denne innstillingen. 

Merk at total samlet størrelse for faktura og vedlegg må være under 15 MB for e-post og 50 MB for EHF. 

Dimensjoner

Dersom du har opprettet egne dimensjoner, legger du dem inn her. Merk at feltet er dynamisk og vil kun vises dersom du har opprettet dimensjoner på bedriften. 

Utsendelse

1. Trykk Vis mer i oversikten over valgene for faktura. Under Utsendelse legger du inn valg for utsendelse av faktura. Velg Standard utsending av faktura for å følge utsendelsesplanen. 

2. Under Blankett legger du inn oppsett for blankett. Les mer om blankettoppsett. 

Purringer

Dette feltet gjelder kun for faktura. Her ser du eventuelle purringer som er sendt ut for den aktuelle fakturaen. 

1. Gå til Innstillinger og Salg, og velg Innkreving. Bla ned til Purreplan. 

2. Velg Egendefinert og trykk på Endre egendefinert plan. 

3. Under Purring legger du inn antall purringer, og du kan i prinsippet sette opp så mange purringer du ønsker ved å trykke Legg til purring. 

4. Under Inkassovarsel og sending setter du opp inkassovarsel dersom du ønsker dette. Dersom du ikke ønsker å sende faktura til inkasso kan du velge Fjern inkassoregler fra planen.

5. Du må spesifisere følgende informasjon når du administrerer purringer og inkassovarsel: 

• Tittel: Navn på regelen. 
• Dager fra siste forfall: Indikerer hvor mange dager det går fra forfallsdato på original faktura eller siste purring til purringen/inkassovarselet er klar til å sendes. 
• Dager til forfall: Indikerer hvor mange dager som går fra purringen blir utstedt til den forfaller.
• Gebyr: Purregebyr som legges på purring/inkassovarsel. Disse er kumulative, som vil si at for eksempel gebyret fra regel nummer 1 blir med videre på de neste purringene. 
• Melding: Teksten her vil vises på blankett for purring/inkassovarsel. Dersom du har satt hake ved Bruk tittel/beskrivelse som emne/tekst i e-post til kunde under Purreinnstillinger, vil denne også komme med i e-posten som sendes til kunden. 
• Automasjon: Her kan du velge å sette opp automatisk oppretting og sending av purring/inkassovarsel. Dersom du kun velger Opprett automatisk, vil purringene/inkassovarslene opprettes med status Ikke sendt. De kan deretter sendes til kunden manuelt ved å gå til Salg, Purring og Aktive Purringer. Velger du Send automatisk vil purring/inkassovarsel sendes automatisk i henhold til purrereglene som er satt opp. 

6. Under Oppsummering får du en oversikt over purrerelgene inkludert forfallsdager, gebyr og forhåndsdefinert tekst. 

Aktiver purrestopp på fakturanivå

1. Gå til Salg og Faktura, og trykk deg inn på den aktuelle fakturaen. 

2. Trykk på den grønne nedtrekksmenyen og velg Aktiver purrestopp. Fakturaen vil ikke kunne purres. Du opphever purrestopp på fakturaen på samme måte. 

Aktivere purrestopp fra purrelisten

1. Gå til Salg og Purring. 

2. I nedtrekksmenyen bak Visning velger du Klar for innkreving. 

3. Trykk på de tre prikkene bak den aktuelle fakturaen og velg Aktiver purrestopp. 

For å se alle fakturaer som har aktivert purrestopp velger du Faktura med purrestopp i nedtrekksmenyen. Her kan du også deaktivere purrestopp via de tre prikkene. 

Aktiver purrestopp på kundekort

1. Gå til Salg og Kunder og klikk deg inn på den aktuelle kunden. 

2. Bla ned til Purring og sett hake ved Purrestopp. Husk å lagre innstillingene. Ingen fakturaer til denne kunden vil vises i purrelisten. 

1. Gå til Innstillinger og Salg, og velg Innkreving. Denne siden er delt inn i Purreinnstillinger, Purreplan og Innstillinger for renter på purring. 

Purreinnstillinger

Legg inn minste fakturabeløp du ønsker å sende purring for. Det vil da kun være mulig å opprette en purring for fakturaer som overstiger dette beløpet. Velg også hvilken konto eventuelle purregebyr skal føres mot. Sett hake ved Aksepter fakturabetaling uten purregebyr og Bruk tittel/beskrivelse fra purreregler som emne/tekst i e-post til kunde dersom du ønsker dette. 

Purreplan

Her må du velge mellom Standard, Streng eller Egendefinert purreplan. Trykk på Se detaljer for å se spesifikasjoner for purring og inkassovarsel, samt en forhåndsvisning av de standarddefinerte tekstene som vises på purringen. Les en beskrivelse av de tre valgene under bildet. 

Standard: Kunden får én purring og ett inkassovarsel før faktura sendes til inkasso. Første purring kan sendes tidligst 3 dager etter forfall på original faktura og vil få 14 dagers forfallsfato etter sending. Tilsvarende kan inkassovarsel sendes tidligst 3 dager etter forfall på første purring og vil få 14 dagers forfallsdato etter sending. Fakturaen kan sendes til inkasso tidligst 7 dager etter forfall på inkassovarsel. 

Streng: Kunden vil kun få ett inkassovarsel før faktura sendes til inkasso. Inkassovarsel kan sendes tidligst 14 dager etter forfall på original faktura og vil få 14 dagers forfall etter sending. Fakturaen kan sendes til inkasso tidligst 7 dager etter forfall på inkassovarsel. 

Egendefinert: Trykk Endre egendefinert plan. Her setter du opp egendefinerte purreregler. Les mer om egendefinert purreplan. 

Innstillinger for renter på purring

Nederst på siden er det mulig å aktivere renteberegning for forsinkelsesrenter på purring. Les mer om forsinkelsesrenter. 

Klar for innkreving

Her finner du alle forfalte fakturaer som er klare til å purres eller sendes som inkassovarsel. Bruk filtreringen hvor det står Alle for å filtrere på Første purring, Inkassovarsel eller Send til inkasso. 

1. Sett hake ved de fakturaene du ønsker å sende til neste steg i innkrevningen og trykk på Opprett og send valgte. Hvis du vil sende alle fakturaene som er klar til innkreving klikker du på den blå nedtrekksmenyen og velger Opprett og send alle. Innkrevingen følger stegene i purreinnstillingene. 

2. Du kan også klikke på de tre prikkene bak den aktuelle fakturaen og enten velge Opprette og send eller Aktiver purrestopp. Velger du Aktiver purrestopp vil fakturaen legge seg i Faktura med purrestopp. 

Aktive purringer

Her finner du en oversikt over alle aktive purringer til kunder inkludert forfallsdato, restsum, e-posten purringen er sendt til og eventuelle gebyrer. Kun purringer som ikke er betalt eller markert som fullført vises her. Bruk filtreringen hvor det står Alle for å filtrere på statusene Sendt og Ikke sendt. 

1. Sett hake ved aktuelle purringer og velg Send valgte purringer.

2. Du kan også trykke på de tre prikkene bak en spesifikk purring og velge mellom Rediger, Forhåndsvis, Slett, eller Sett til fullført. Velger du Rediger vil du kunne endre e-posten purringen sendes til og legge inn renter manuelt. Velger du Sett til fullført vil den legge seg i Fullførte purringer.

Aktive inkassosaker

Her finner du alle fakturaer som er sendt til inkasso. Merk at for å sende faktura til inkasso må du ha en aktiv integrasjon mot et inkassoselskap. Dersom du ikke har det vil fakturaen bli liggende i flyten uten å sendes til inkasso når du prøver å sende den til inkasso. 

Fakturaer med purrestopp

Her finner du en oversikt over forfalte fakturaer med purrestopp. Hvis du likevel ønsker å sende purring på en faktura som ligger her må du trykke på de tre prikkene bak den aktuelle fakturaen og velge Deaktiver purrestopp. 

Fullførte purringer

Her finner du en liste over alle purringer som er fullført. Klikk på linjen til den aktuelle purringen for å se informasjon om fakturabeløp, gebyr, renter, restsum og når purringen ble fullført. 

1. Gå til Lønn og Lønnskjøring. Trykk deg inn på lønnskjøringen du ønsker å bokføre på nytt. 

2. Trykk på de tre prikkene bak Bokført og velg Konteringssammendrag. Du får nå muligheten til å laste ned konteringssammendraget på det opprinnelige bilaget. 

3. Trykk på de tre prikkene bak Bokført igjen og velg Bokfør på nytt. 

4. I vinduet som kommer opp nå, kan du endre bokføringsdato og type bilag. Dersom du velger å endre type bilag, må du generere konteringssammendraget på nytt ved å trykke på Generer på nytt. 

5. Når du er ferdig å endre bokføringsdato og/eller type bilag, trykker du på Bokfør for å bokføre konteringssammendraget til lønnsavregningen. Det opprinnelige bilaget kan da krediteres. 

1. Trykk på tannhjulet for å gå til Innstillinger. Velg Lønn.

2. Gå til fanen Kontoer og lønn. 

3. Scroll deg ned på siden til du ser Ansattreskontro. Her kan du velge mellom tre ulike innstillinger:

• Alle ansatte: Systemet lager automatisk en reskontro for hver ansatt som opprettes under lønn. Aktiveringen har i utgangspunktet ikke tilbakevirkende kraft, men du kan velge å oppdatere også for eksisterende ansatte. 
  
  
• Ved behov: Med denne innstillingen oppretter du reskontro for hver enkelt ansatt når du trenger det. Innstillingen er standard for nye selskaper.
  
  
• Ikke aktiv: Med denne innstillingen kan du ikke aktivere reskontro på ansatte og en eventuell nummerserie som er reservert for denne funksjonen blir deaktivert. 

4. Til slutt må du synkronisere lønnsarter. I denne operasjonen sjekkes fjorårets lønnsarter mot årets standardlønnsarter. Merk lønnsartene du vil ha inn i systemet og trykk Ok. 

5. Nå har du aktivert ansattreskontro i innstillingene for selskapet. Neste steg er å se over oppsettet for nummerserien til ansattreskontro. 

1. Trykk på tannhjulet for å gå til Innstillinger. Velg Nummerserier.

2. Velg Kontoer. Ansattreskontro dukker da opp med standard nummerserie fra 50.000 til 59.999. Er denne nummerserien opptatt, velger systemet 70.000 til 79.999. Hvis den også er opptatt velges 90.000 til 99.999.

Vi anbefaler å bruke hovedbokskonto 2910 eller 2930 under Samlekonto for ansattreskontro. Merk at du bør ha en egen konto for ansattreskontro som ikke har en saldo fra før og som ikke brukes til noe annet. Hvis kontoen du ønsker å bruke har en saldo fra før, bør du enten velge en annen konto eller flytte beløpet til en annen konto.

3. Når du har sett over nummerserien for ansattreskontro, kan du legge til reskontro på en ansatt. 

1. Gå til Lønn og Lønnskjøring, og trykk deg inn på den aktuelle lønnskjøringen. 

2. Velg den ansatte du skal redigere eller slette lønnspost for. 

3. Under Faste poster trykker du på søppelkasseikonet for å slette den faste posten, eller på blyantikonet for å redigere den. 

4. Hvis du trykker på blyanten får du opp et nytt vindu som endrer Faste lønnsposter til Variable lønnsposter. 

Her har du muligheten til å velge Gjelder kun for denne lønnskjøringen eller Endre på lønnskjøring og på ansattkort. Velger du det siste alternativet vil fremtidige lønnskjøringer også ha med de nye verdiene.   

5. Når du har lagret endringen vil den faste posten bli plassert under Variable poster i stedet. 

Merk!

Noen fastposter kan ikke redigeres, som Trekk og Saldo. Der må man inn på funksjonen Trekkmal eller under feltet Forskudd og trekk på den ansatte for å redigere på postene. 

Lønnskjøringer som er opprettet

1. Gå til Lønn og Lønnskjøring og velg den aktuelle lønnskjøringen. 

2. Trykk på nedtrekksmenyen Flere valg og velg Slett lønnsavregning. 

3. Du vil få opp en advarsel som spør om du er sikker på om du vil slette lønnskjøringen. Vær obs på at når du har slettet en lønnskjøring, er det ikke mulig å hente den tilbake igjen. Trykk Slett dersom du ønsker å slette lønnskjøringen. 

Lønnskjøringer som er avregnet eller bokført

1. Gå til Lønn og Lønnskjøring og trykk deg inn på den aktuelle lønnskjøringen. 

2. Fra Status-bildet trykker du på de tre prikkene bak Avregnet. Så trykker du Nullstill lønnskjøring. 

3. Du får da opp en advarsel som blant annet nevner at "Lønnskjøringer som er bokført, utbetalt eller lønnslipp sendt til ansatt bør ikke nullstilles. Vi anbefaler da å lage en ny lønnskjøring hvor man korrigerer lønnspostene som har blitt feil."

4. Bokføringen blir ikke reversert automatisk når du nullstiller en lønnskjøring. Hvis du ønsker å kreditere lønnsbilaget setter du hake for dette i tillegg. Det er kun mulig å kreditere lønnsbilaget i dette steget når du ikke har utbetalt lønn eller sendt lønnslipp. 

Hvordan skal dette beregnes?

Den ekstra satsen beregnes per ansatt, og gjelder ytelser over 750.000 kroner. SpareBank 1 Regnskap beregner ekstra 5 % arbeidsgiveravgift for ansatte som kommer over grensen. 

• Arbeidsgivers del av pensjon skal ikke medregnes i grunnlaget for ekstra 5 % arbeidsgiveravgift. Dette ble vedtatt i forskrift 21.12.2022.
• Vi venter ennå på avgjørelse om refusjon sykelønn skal holdes utenfor eller ikke. Dermed kan det komme endringer i løpet av 2023. Per i dag reduserer refusjon sykelønn også grunnlaget for ekstra 5 % arbeidsgiveravgift i lønnssystemet.

Slik følger du med på om ansatte er over eller under grensen

1. Gå til Annet og Database i menyen.

2. Velg Lønnspost under kategorien Lønn.

3. Filtrer på utbetalingsår 2023 og pass på at AGA er satt til Ja. Hvis du ikke finner disse valgene må du legge dem til i kolonnevelgeren.

4. Pass på at Vis gruppering er på.

5. Dra kolonnen Ansattnr. opp i grupperingsfeltet. Du får da se sum arbeidsgiveravgiftsgrunnlag per ansatt, og kan se om noen har kommet over 750.000. Merk at grunnlag for arbeidsgivers del av pensjon ikke skal regnes med, så du må eventuelt trekke dette fra summen.

Når ekstra 5 % arbeidsgiveravgift er blitt beregnet på en lønnsavregning, vil du kunne se det i en ekstra kolonne.  

Hvis bedriften har gjort utbetalinger på over 750.000 kroner på en eller flere ansatte før 6. januar, vil ikke dette være registrert av systemet. I så fall må du nullstille lønnskjøringen og gjøre den på nytt. 

1. Gå til Lønn og Ansatte i menyen, og trykk deg inn på den aktuelle ansatte fra ansattoversikten. 

2. Trykk Legg til ny permisjon under Permisjoner. 

3. I vinduet du får opp legger du inn informasjon om permisjonen: 

• Type: Legg inn type permittering
• Startdato: Legg inn datoen permitteringen starter. 
• Sluttdato: Legg inn datoen permitteringen avsluttes. Du kan ikke slette permitteringer som tidligere er innrapportert. Dersom det viser seg at det ikke ble noe av permitteringen, setter du Sluttdato lik Startdato. 
• Arbeidsforhold: Legg inn hvilket arbeidsforhold permitteringen gjelder. 
• Prosent: Legg inn hvor mange prosent permitteringen utgjør av den avtalte stillingsprosenten til den ansatte. (Dersom den ansatte for eksempel er ansatt i 80 prosent stilling og er permittert to dager i uken, er det 50 som skal stå i Prosent-feltet.)
• Kommentar: Legg inn en eventuell kommentar. Denne er for din egen opplysning og blir ikke med i a-meldingen. 

4. Når du har lagt inn all informasjon trykker du Lagre. 

Merk!

For å endre permitteringsprosent må du avslutte eksisterende permittering med sluttdato lik datoen endringen skjedde. Deretter må du opprette en ny permittering med ny prosent og startdato. 

Hente skattekort for en ansatt

1. Gå til Lønn og Ansatt, og trykk deg inn på den aktuelle ansatte. 

2. Under Skattekort trykker du på Oppdater skattekort. 

3. Trykk Send forespørsel til Altinn for å få et oppdatert skattekort på den ansatte. 

4. Velg fanen Hent skattekort.

5. I det samme vinduet går du til fanen Hent skattekort og trykker på Les og hent inn for å lese inn skattekortet du får i retur fra Altinn. 

Hente skattekort for flere ansatte

1. Gå til Lønn og Ansatt. 

2. I oversikten over ansatte trykker du på Hent skattekort. 

3. Du vil nå få opp et nytt vindu der du administrerer elektronisk skattekort. Her kan du velge hvilke ansatte du ønsker å hente skattekort for:

• Alle aktive ansatte (uten sluttdato per i dag): Dersom du skal hente skattekort for alle ansatte som ikke har en sluttdato i sitt arbeidsforhold. Dette inkluderer også ansatte der det allerede har blitt hentet skattekort i inneværende år.  
• Aktive ansatte uten skatteopplysninger inneværende år: Dersom du skal hente skattekort kun for aktive ansatte (det vil si ansatte som ikke har en sluttdato), der det ikke foreligger noe skattekort i inneværende år fra før av. 
• Ansatte i kategori: Dersom du skal hente skattekort kun for ansatte i en valgt ansattkategori. 
• Hent kun uendrede skattekort: Dersom du kun skal hente inn endrede skattekort. 

4. Sett hake ved Ta med endrede skattekort dersom du skal ta med endrede skattekort for de ansatte som har skattekort fra før i regnskapsprogrammet, i tillegg til nye skattekort. 

5. Trykk på Send forespørsel til Altinn. 

6. I det samme vinduet går du til fanen Hent skattekort og trykker på Les og hent inn for å lese inn skattekortet du får i retur fra Altinn. 

Hente skattekort manuelt

Dersom du skal legge inn skattesats for den ansatte manuelt, i stedet for å bruke elektronisk skattekort, må du gå via ansattkortet til den aktuelle ansatte. 

1. Bak tittelen Skattekort trykker du på Vis detaljer. 

2. Legg inn prosenttrekk og eventuelt tabelltrekk. 

3. Når du lagrer vil feltet Sist oppdatert fylles ut med dagens dato. 

4. For å få opp informasjon om frikort og status på skattekort velger du Flere felt. 

5. Ved manuell registrering er det viktig å sjekke at Status på skattekort står som Skattekort OK i ansattkortet. Dette legger du inn i bildet over for manuell registrering.  

Merk!

Når du henter skattekort manuelt, må du legge inn om din bedrift er den ansattes hovedarbeidsgiver eller biarbeidsgiver. Her leser du mer om hva du må ta hensyn til i forhold til det.

1. Gå til Lønn og Ansatte. 

2. Trykk på Flere valg og velg Oppdater faste satser for alle ansatte. 

3. I vinduet som åpnes velger du Oppdater. 

4. I oversikten for oppdatering legger du inn ny sats på faste poster for aktuelle ansatte. Hvis du legger inn verdi på månedslønn vil timesatsen automatisk fylles ut. Dersom det er ansatte som ikke skal ha oppdatert sats kan feltet i kolonnene for ny månedslønn og timelønn stå blank. 

5. Trykk Neste når du har oppdatert de faste satsene. 

6. Når du har lagt inn de nye satsene kommer du til en oppsummering av endringene som gjøres. Trykk Fullfør for å oppdatere de faste satsene for de aktuelle ansatte. 

1. Gå til Lønn og Ansatte og trykk deg inn på den aktuelle ansatte. Velg Legg til arbeidsforhold. Når du registrerer en ny ansatt vil du tas automatisk til arbeidsforhold etter at du har registrert den ansatte. 

2. I oversikten på ansattkortet vil du også se ID for arbeidsforhold, som er en unik identifikator for arbeidsforholdet. Det er ofte denne ID-en det refereres til dersom man får oppgitt feil i tilbakemeldingen fra a-ordningen.  

Arbeidsforhold

1. Yrkedskode/Yrkestittel: Programmet henter yrkeskoder fra SSB sin yrkeskatalog. Yrkeskoden bestemmes av arbeidstakerens konkrete arbeidsoppgaver, ikke utdanningsnivå eller stillingstype. Det er opp til arbeidsgiver å vurdere hvilken yrkeskode som er riktig. 

2. Startdato: Startdatoen er datoen arbeidsforholdet starter ifølge arbeidsavtalen. Det er ikke nødvendigvis første dag arbeidstakeren møter på jobb. Dersom arbeidsforholdet mangler startdato vil dette ikke rapporteres inn i a-meldingen. 

3. Sluttdato: Sluttdato er datoen arbeidsforholdet og arbeidsplikten opphører. A-meldingen tar med stillinger med sluttdato 45 dager tilbake i tid når første a-melding rapporteres. 

4. Virksomhet. Alle arbeidsforhold skal innrapporteres på selskapets virksomhetsnummer. Dette angir du her. 

5. Stillingsprosent: Oppgi stillingsprosenten som står i arbeidsavtalen til den ansatte. Regn ut stillingsprosenten hvis det står antall timer i stedet for stillingsprosent i arbeidsavtalen. 

6. Setter du hake ved Sett som standard arbeidsforhold vil det være dette arbeidsforholdet som foreslås når du registrerer faste og variable lønnsposter. 

A-meldingsinformasjon

1. Ansettelsesform: Informasjon om arbeidsforholdet er obligatorisk. Her angir du om ansettelsesform er fast eller midlertidig. 

2. Arbeidstid: Oppgi den arbeidstidsordningen som står i arbeidsavtalen til den ansatte. 

3. Timer pr. uke full stilling: Oppgi antall arbeidstimer per uke som utgjør en fulltidsstilling for arbeidsforholdet. (En full stilling utgjør som oftest 37,5 timer i uken). 

4. Ansiennitet: Oppgi datoen lønnsansienniteten regnes ut fra. 

5. Lønnsjustering: Oppgi dato for siste lønnsendringer som er faste. 

6. Sist endret %: Oppgi datoen stillingsprosenten sist ble endret. 

7. Avlønningstype: Oppgi den avlønningstypen som står i arbeidsavtalen til den ansatte. 

Lønn

Her legger du inn avtalt lønn. Hvis du legger inn månedslønn vil timelønn automatisk beregnes basert på månedslønn og 37,5 timers uke. 

Merk at dette feltet henger tett sammen med lønnsarter; ved oppsett av lønnsart velger du om sats skal hentes fra månedslønn, timelønn eller fri sats fra ansattkortet. 

Merk!

Du kan ikke gjenbruke arbeidsforhold eller gjøre endringer på arbeidsforhold som tidligere er innrapportert. Dersom en ansatt slutter og på et senere tidspunkt blir ansatt på nytt, må du opprette et nytt arbeidsforhold på samme ansattnummer. 

Hovedarbeidsgiver

Dersom din bedrift er den ansattes hovedarbeidsgiver, kan du enkelt hente elektronisk skattekort gjennom ansattkortet. Dersom du ønsker å legge til skattekortet for den ansatte manuelt, må du velge Hovedarbeidsgiver.

Les mer om hvordan du henter skattekort både elektronisk og manuelt.

Biarbeidsgiver

Dersom din bedrift er den ansattes biarbeidsgiver, må du registrere dette ved å hente skattekortet for den ansatte manuelt. 

1. I ansattkortet for den aktuelle ansatte trykker du Vis detaljer under Skattekort. 

2. Velg Biarbeidsgiver. 

3. Her må du legge inn skatteprosent og/eller tabelltrekk manuelt. Hvis du ikke fyller inn minst ett av feltene her, vil programmet automatisk trekke 50 % skatt ved lønnskjøringen. Les hva du må legge inn når du henter skattekort manuelt her.

1. Opprett den egendefinerte dimensjonen du ønsker å bruke i lønnskjøringen. 

2. Gå til Lønn og Lønnskjøring i menyen. Trykk deg inn på den aktuelle lønnskjøringen. 

3. Trykk på tannhjulet for å få frem kolonneoppsettet.  

4. Den nye dimensjonen ligger nederst i kolonnevelgeren. 

5. Dimensjonen får nå en egen kolonne på lønnskjøringen.

1. Gå til Lønn og Ansatte, og velg Ny ansatt øverst i høyre hjørne. 

2. Du kan søke opp den ansatte i 1880 for å hente inn kontaktinformasjon derfra, eller legge inn opplysningene manuelt ved å trykke Legg inn ny ansatt manuelt.

3. Informasjon du må legge inn om den ansatte hvis du legger inn manuelt:

• Navn: Skriv navnet i rekkefølgen fornavn, mellomnavn og etternavn.  
• Virksomhet: Hentes fra systeminnstillinger. Hvis selskapet har flere registrerte virksomheter, må du huske å registrere riktig virksomhet. Dette kan ha en innvirkning for arbeidsgiveravgiften når du kjører lønn. 
• Kontonummer: Kontonummeret til kontoen det skal utbetales lønn til. Det er også mulig å legge inn en utenlandsk konto med IBAN-kontonummer om den ansatte vil ha lønn til en bankkonto i utenlandsk bank. 

4. Under Fødselsdata må du legge inn fødsels-og personnummer for at ansattforholdet skal innrapporteres i a-meldinger. Hvis den ansatte har et norsk fødselsnummer vil programmet automatisk fylle ut fødselsdato og kjønn. (Hvis du bruker D-nummer eller internasjonal ID må du legge inn fødselsdato og kjønn manuelt). 

5. Feltene under Kontaktinfo er valgfrie å fylle ut, men hvis du skal sende ut lønsslipper via e-post må denne legges inn. 

6. Under Språk kan du velge om du vil at lønnsslipp som sendes til den ansatte skal være på norsk eller engelsk. 

1. Gå til Lønn og Ansatte. 

2. Trykk på Flere valg og velg Trekkmaler. 

3. Fyll inn informasjon om trekkmalen og knytt de ansatte opp mot den. Se beskrivelse av de ulike feltene under bildet.

Type: Velg hvilken type trekk du ønsker å opprette. Hvis du ikke finner ønsket trekk, velger du Annet. 

Navn på mal: Legg inn ønsket navn for trekkmalen.

Tekst til lønnspost: Legg inn eventuell tekst til lønnsposten. Denne teksten vil vises på lønnsslippen til de ansatte. 

Avdrag/prosenttrekk: Velg om det skal trekkes et Fast beløp eller om det skal trekkes etter Prosent. Legg inn beløpet eller prosentandelen. 

Lønnsart: Velg hvilken lønnsart trekket skal gå mot. 

Leverandør: Hvis betalingen skal utføres i SpareBank 1 Regnskap må du legge til leverandør i dette feltet. (Ved fagforeningstrekk skal alltid leverandør legges til). 

KID: Hvis betalingen skal utføres i SpareBank 1 Regnskap, kan du fylle ut KID. 

Lag utbetalingspost til leverandør ved utbetaling av lønnsavregning: Setter du hake her kan trekket legges til betaling sammen med utbetalingene til de ansatte, også med KID. 

Ansatte: Knytt de aktuelle ansatte opp mot trekket. Du kan raskt legge til et utvalg av ansatte ved å klikke på forstørrelesesglasset i feltet Søk etter ansatte. Sett hake ved de aktuelle ansatte i listen. Fra dato styrer når trekket skal starte. Dersom en ansatt ikke lenger skal inkluderes i trekket, legger du til en sluttdato under Til dato. 

Registrere trekk på enkeltansatt

Har du en ansatt som har fått et utleggstrekk eller du ønsker å opprette et trekk som gjelder kun én ansatt kan du registrere dette på ansattkortet. Se hvordan du registrerer forskudd og trekk. 

1. Gå til Lønn og Ansatte i menyen. Trykk deretter på den aktuelle ansatte. 

2. Under Forskudd og trekk velger du om du skal registrere nytt forskudd eller nytt trekk. 

3. Fyll ut nødvendige opplysninger for enten forskudd eller trekk. Trykk Lagre når du er ferdig.

Registrer forskudd: 

1. Tekst til lønnspost: Skriv inn teksten som skal være med på lønnsposten når du beregner lønn. 

2. Lønnsart: Hent inn lønnsarten forskuddet skal bruke. Lønnsart 400 er vår standard lønnsart for forskudd. 

3. Fra og til dato: Legg inn start- og sluttdatoen til forskuddet. Hvis forskuddet ikke har noen sluttdato lar du feltet stå tomt. 

4. Beløp: Legg inn totalbeløpet for forskuddet. 

5. Avdrag: Legg inn avdragsbeløpet som skal trekkes for hver lønnskjøring. 

6. Arbeidsforhold: Legg inn arbeidsforholdet som gjelder dette forskuddet. 

7. Dokumenter: Legg inn dokumenter som tilhører forskuddet. 

8. Historikk: Lønnsavregninger der forskuddet er brukt vil havne i denne oversikten. 

Registrer trekk: 

Velg hvilken type trekk du skal lage. Når du har valg et trekk får du opp et nytt vindu. Under ser du forklaring på alle valg du kan få opp. Valgene du får opp avhenger av hvilket trekk du velger. 

1. Tekst til lønnspost: Skriv inn teksten som skal være med på lønnsposten når du beregner lønn. 

2. Lønnsart: Hent inn lønnsarten trekket skal bruke. 

3. Fra og til dato: Legg inn start- og sluttdatoen til trekket. Hvis trekket ikke har noen sluttdato lar du feltet stå tomt. 

4. Start trekk på Fra dato/Stopp trekk på Til dato: Hvis disse valgene aktiveres vil trekk avkortes dersom dato faller innenfor lønnsavregningsperioden. 

5. Saldo: Legg inn totalbeløpet til trekket. 

6. Avdrag: Legg inn et fast avdragsbeløp. Hvis det ikke skal være noe fast avdragsbeløp, velger du Avdrag prosent. 

7. Avdrag prosent: Legg inn avdragsprosent som beregnes ut fra bruttolønn. 

8. Arbeidsforhold: Legg inn arbeidsforholdet som gjelder dette trekket. 

9. Leverandør: Hvis du ønsker å utbetale dette trekket via remittering/autobank, må du legge til leverandør i dette feltet. (Ved registrering av fagforeningstrekk skal du alltid legge til leverandør). 

10. KID: Ønsker du å sende trekket via remittering/autobank, kan du fylle ut KID. 

11. Kontonummer: Dette feltet henter informasjon fra leverandør som er knyttet til trekket og er ikke redigerbart. 

12. Lag utbetaling: Huker du av for Lag utbetaling, kan trekket remitteres/sendes via autobank sammen med utbetalingene til de ansatte. Også med KID. 

13. Dokumenter: Legg inn dokumenter som tilhører trekket. 

14. Historikk: Lønnsavregninger der trekket er brukt vil havne i denne oversikten. 

1. Gå til Regnskap og MVA-melding. Trykk deg inn på den aktuelle terminen. 

2. Trykk på de tre prikkene oppe til høyre og velg Vis tidligere MVA meldinger. 

3. Terminer som er slettet vil her ha status Angret. Her kan du klikke på ønsket mva-melding og se innholdet i den. 

1. Gå til Regnskap og Utestående. 

2. I nedtrekksmenyen velger du mellom forfalte poster på Kunde eller Leverandør. 

3. Trykk på hurtigfilteret Alle med utstående, forfalt. For hver enkelt reskontro, vil utestående poster som ikke har forfalt ekskluderes fra visningen. 

Dette betyr de ulike feltene:

• År: Viser terminene du skal sende inn mva-meldinger for. 
• Frist: Siste frist for å sende inn mva-melding for terminen.
• Status: Viser om du har opprettet, sendt inn og signert mva-meldingen.
• Betalingsstatus: Viser om du har betalt mva-oppgjøret til Skatteetaten eller ikke. Hvis du har fått utbetalt tilgodebeløp fra Skatteetaten vil det også vises her.
• Info: Viser om det har kommet nye bilag inn i en allerede innsendt og oppgjort mva-termin.
      Nye poster: Det er ført bilag i terminen etter at mva-melding er sendt inn.
      Inneholder tidligere poster: Bruker har valgt å inkludere bilag fra en tidligere termin i denne meldingen.
• Innsendelser: Viser alle mva-meldinger du har sendt for terminen. 
• Beløp: Viser beløp du må betale eller har til gode.
• Sendt dato: Viser dato for når mva-meldingen ble sendt inn. 

1. Gå til Regnskap og Eiendeler, og trykk deg inn på den aktuelle eiendelen. 

2. Trykk på de tre prikkene oppe til høyre og velg Reverser avskrivninger. 

3. Du kan nå velge hvilken periode du vil reversere fra og med. Dersom du ikke velger periode vil alle avskrivninger for eiendelen reverseres. 

4. Bilaget blir deretter kreditert på samme dato som den opprinnelige avskrivningen. Du kan se de reverserte avskrivningene under Avskrivning historikk ved å velge Vis reverserte avskrivninger. 

Merk!

Vi fraråder endringer på selve mva-koden, da programmet følger et anbefalt standardoppsett. Ved bokettersyn skal regnskapsdata med mva-koder kunne leveres elektronisk til Skatteetaten etter en standardisert struktur. 

1. Du finner innstillingene ved å trykke på tannhjulet for innstillinger og velge Regnskap. 

2. Gå til fanen som heter Mvakoder. 

3. Trykk på linjen til den mva-koden du ønsker å endre. Det vil da dukke opp et nytt vindu til høyre i programmet.  

4. Gjør de endringene du ønsker, og trykk Lagre innstillinger. 

1. Gå til Regnskap og Utestående i menyen for å finne oversikten over åpne poster. 

2. Velg Kunde, Leverandør eller Ansatt fra nedtrekksmenyen for åpne poster.

3. Søk opp den aktuelle reskontroen. 

4. Finn beløpet det gjelder, trykk på de tre prikkene og velg Betal/Tilbakebetal beløp.

5. I dialogvinduet som åpner seg får du en oversikt over betalingsdetaljene. Disse kan du endre. Vær særlig oppmerksom på at beløp og kontonummer til mottaker er korrekt.

Når du velger Legg til betaling legger betalingen seg i utbetalingslisten i bankmodulen. Du finner den altså igjen under Bank og Utbetalinger i menyen. 

1. Gå til Regnskap og Åpne poster i menyen. 

2. Trykk på de tre prikkene til høyre for den aktuelle posten. Velg Avskriv restbeløp.

3. Velg hovedbokskonto som avskrivingen skal føres mot. Du må også legge inn mva-kode, mens beskrivelse er valgfritt.

1. Gå til Utgift og Leverandør i menyen. Velg aktuell leverandør. 

2. Under Detaljer skroller du ned til Betingelser.

3. Sett hake foran Denne leverandøren er satt opp med AvtaleGiro. 

4. Hvis du nå prøver å legge en faktura fra denne leverandøren til betaling, både fra fakturabildet og oversikten i leverandørfaktura, vil du få varsel om at den er satt opp med AvtaleGiro. Merk at du likevel kan velge å betale, hvis du ønsker det. 

1. Gå til Regnskap i menyen og velg Søk på bilag. Trykk deretter på tannhjulet som ligger ytterst til høyre for kolonneoverskriftene.

2. Sett kryss foran "MVA rapportert".

3. Når du har hentet frem kolonnen, trykker du på Lagre. Kolonnen "MVA rapportert" vil nå vises i tabellen og viser hvilken termin du har innrapportert bilaget på mva-meldingen. Dersom feltet i kolonnen er blankt er det ikke innrapportert mva for det aktuelle bilaget.

Bokføring av inngående faktura fra utenlandsk leverandør

Den inngående fakturaen bokføres som en regning.

1. Fyll inn feltene under Fakturadetaljer og Regnskap.

2. Trykk på Varer kjøpt i utlandet eller Tjenester kjøpt i utlandet. Programmet vil da automatisk gi deg valget mellom mva-koder som gjelder for import av varer eller tjenester. 

3. Du skal bruke mva-kode 21 på kostnadsføringen på den inngående fakturaen. Kode 21 er grunnlag fra innførselsfakturaen med høy sats mva (22 er mellomsats og 23 er lav sats). Mva-kode 21-23 vil ikke havne på skattemeldingen for merverdiavgift. Vi bokfører med denne koden kun for dokumentasjon. 

4. For å se bokføringen går du til Regnskap og velger Søk på bilag. 

Vi ser på bilaget at kode 21 har sin egen mva-konto. Det blir ført 0 i beløp på linjen, men det blir lagret et grunnlag. Grunnlaget blir altså ikke med på skattemeldingen for merverdiavgift. Det er kun for senere rapportering/dokumentasjon at dette lagres. 

Tolldeklarasjon fra Altinn

Når varen fortolles inn i Norge sender speditør informasjon til Altinn. Dette oppsummeres i en tolldeklarasjonsoversikt som er tilgjengelig i Altinn etter månedsslutt. Deklarasjonsoversikten må bokføres i SpareBank 1 Regnskap for å få rapportert mva på skattemeldingen. Under ser du et eksempel på en tolldeklarasjonsoversikt: 

Det er også viktig at du kontakter speditør for å få underdokumentasjon som kontrollerer at beløpet på statistisk verdi i tolldeklarasjonen stemmer. Dokumentasjonen du får fra speditør inkludert faktura skal legges ved tolldeklarasjonen i regnskapet. 

Bokføring av tolldeklarasjonen

1. For å bokføre dette kan du gå til Regnskap og Føre bilag. Legg inn disse opplysningene:

Dato: Velg siste dato i perioden opplyst på deklarasjonsoversikten. 

Debet:

• Konto 4380.
• MVA-kode 81. 

Kredit: 

• Konto 4380.
• MVA-kode 0 (Standard MVA-kode på konto 4380).

Beløp: Sum innførsel.

Beskrivelse: "Tolldeklarasjon for periode xxx".

Bilag/vedlegg: Trykk på det blanke feltet i kolonnen under bindersen for å laste opp tolldeklarasjonen som bilag. 

2. Bilaget vil se slik ut hvis du søker det opp under Regnskap og Søk på bilag. 

Slik lager eller redigerer du en fordelingsnøkkel

• Gå til Regnskap og Fordelingsnøkler i menyen.
• Dersom du ikke har fordelingsnøkler fra før, kan du legge inn navn og parametre med en gang. Har du eksisterende fordelingsnøkler, trykk på Opprett ny først for å lage en ny. Du kan også redigere eksisterende fordelingsnøkler hvis du ønsker det.
• Trykk på Lagre. 

I eksemplet under er det satt opp en fordeling av leiekostnader mellom to avdelinger. 70 % av leiekostnadene blir bokført med avdeling verksted og 30 % med administrasjon.

Knytte fordelingsnøkkelen til en fast hovedbokskonto

Hvis ønskelig kan du koble fordelingsnøkkelen opp mot en konto i kontoplanen slik at fordelingen skjer automatisk. 

• Gå til Regnskap og Kontoplan i menyen. 
• Finn kontoen som skal bruke fordelingsnøkkelen og klikk på denne i tabellen. (Trykk i tabellen, ikke på selve kontonummeret.)
• Under Detaljer til høyre for tabellen finner du Fordelingsnøkkel. Velg den aktuelle fordelingsnøkkelen ved å søke etter navnet, eller klikk på forstørrelsesglasset og velg den fra listen. 
• Når du har valgt riktig fordelingsnøkkel, trykk på Lagre. 

Se også 

• Legge inn fast kostnadskonto eller fordelingsnøkkel på leverandør
• Lage ny dimensjon 

1. Gå til Utgift og Leverandør i menyen. Velg den aktuelle leverandøren.

2. Scroll ned til feltet Regnskapsføring. Legg inn standard kostnadskonto eller fordelingsnøkkel for leverandøren.

3. Trykk Lagre. 

Se også 

• Lage og bruke fordelingsnøkler

1. Gå til Regnskap i venstremenyen og klikk på Føre bilag. 

2. Klikk på forstørrelsesglasset på debet- eller kreditlinjen. Du kan nå søke opp en konto eller bla i listen over kontoer. Klikk på Ny hovedbokskonto. 

3. Legg inn kontonummer og kontonavn. All annen informasjon er valgfri og kan fylles ut senere gjennom  kontoplanen. Hvis du kun oppgir kontonnummer og kontonavn vil følgende informasjon automatisk fylles ut basert på kontonummeret og innstillingene i selskapet: 

• Kontogruppe
• Valuta
• SAF-T kobling
• Kobling mot årsoppgjør

4. Klikk på Opprett hovedbokskonto. 

1. Gå til Regnskap i venstremenyen og velg Eiendeler. 

2. Klikk på Registrer ny eiendel. 

3. Legg inn informasjon om eiendelen. Systemet velger automatisk avskrivningskonto og saldogruppe basert på balansekontoen som er oppgitt.

4. Angi kostnadskontoen som avskrivningskostnader skal posteres mot i feltet for avskrivningskonto. Ved registrering av en ny eiendel skal inngående regnskapsmessig verdi være lik kjøpspris. Du kan angi en utrangeringsverdi hvis det er relevant.

5. Automatisk bokføring av avskrivningskostnader baseres på eiendelens regnskapsmessige verdi og levetid. Du kan overstyre den foreslåtte levetiden basert på balansekontoen. Systemet vil også automatisk beregne skattemessig avskrivning basert på eiendelens verdi og angitt saldogruppe. Klikk på Lagre når all informasjon om eiendelen er lagt inn. 

6. På spørsmål om du vil starte automatiske avskrivninger, kan du avbryte og gå tilbake til registreringen ved å trykke Avbryt, vente med å aktivere automatiske avskrivninger ved å velge Nei, eller starte automatiske avskrivninger umiddelbart ved å trykke Start avskrivninger nå.

Se også: 

• Registrere eiendel der avskrivning allerede er påbegynt
• Registrere kjøretøy som eiendel

1. Gå til Regnskap i venstremenyen og velg Eiendeler. 

2. Klikk på Registrer ny eiendel. 

3. Legg inn informasjon om eiendelen, på samme måte som når du registrerer andre eiendeler.

Balansekontoen må være den samme som du brukte da du registrerte kjøpet av kjøretøyet.

Saldogruppe følger i utgangspunktet balansekontoen, men du kan overstyre forhåndsvalget hvis du vil. De to vanligste saldogruppene for kjøretøy er D - Personbiler, maskiner og inventar mv. og C1 - Vogntog, lastebiler, busser, varebiler mv.

Når du velger en balansekonto og saldogruppe for kjøretøy, får du opp egne felter for kjøretøy. Fyll inn registreringsnummer, biltype, listepris som ny og registreringsår.

For å finne listepris på din bil, kan du gå til Skatteetatens oversikt over bilpriser.

1. Gå til Regnskap i venstremenyen og klikk på Søk på bilag. 

2. Klikk på de tre kulepunktene i den aktuelle bilagslinjen og velg Rediger bilagslinje uten kreditering. 

3. Gjør ønsket redigering og klikk på Lagre. 

Merk at denne endringen bare vil gjelde for den valgte linjen og ikke hele bilaget. 

1. Gå til Regnskap i venstremenyen og klikk på Føre bilag. 

2. Registrer bilaget og klikk på de tre prikkene. Klikk så på Periodisering. 

3. Legg inn Periode fra, Periode til og Balansekonto som du ønsker å bruke til å periodisere bilaget. Dersom du skal periodisere fremover i tid kan du bruke en konto i gruppe 17, og skal du periodisere tilbake i tid kan du bruke en konto i gruppe 29. 

4. Klikk Lagre periodisering. 

5. Trykk Lagre og bokfør for det manuelle bilaget slik at periodiseringen bokføres. 

Merk!

• Når du periodiserer over flere år, vil bilagsnummeret variere fra år til år. 
• Når du krediterer et periodisert bilag over flere år vil alle bilagene knyttet til periodiseringen bli kreditert. Les mer om kreditering av bilag. 

Lagre som kladd

1. Gå til Regnskap i venstremenyen og klikk på Føre bilag. 

2. Registrer bilaget og klikk på den grønne nedtrekksmenyen. Legg inn en beskrivelse og klikk på Lagre som kladd. 

Hente kladd

1. Gå til Regnskap i venstremenyen og klikk på Føre bilag. 

2. Klikk på de tre prikkene og velg Hent kladd. 

3. Hent frem aktuell bilagskladd. 

1. Gå til Regnskap og Føre bilag i venstremenyen. 

2. Legg inn Debet, Kredit og Beløp. Merk at for å kunne legge et manuelt bilag til betaling må det være en kunde, leverandør eller ansatt i feltet Kredit.  

3. Klikk på de tre prikkene bak det akutelle bilaget og velg Registrer utbetaling. 

4. Legg inn relevant betalingsinformasjon og klikk på Legg til betaling. Merk at bilaget må bokføres før betalingen blir lagt til i utbetalingslisten. 

5. Klikk på Lagre og bokfør. 

1. Gå til Regnskap og Søk på bilag i venstremenyen. Les mer om hvordan du søker etter bilag. 

2. Klikk på de tre kulepunktene på bilagslinjen som skal krediteres. Velg Krediter bilag.  

3. Klikk Krediter for å bekrefte. 

Merk!

• Du kan ikke kreditere en utgående faktura, da må du lage en kreditnota. 
• Hvis du krediterer en leverandørfaktura, vil fakturaen få status Opprettet og den må enten bokføres på nytt derfra eller slettes. 
• Dersom bilaget du ønsker å kreditere er periodisert vil det være ett bilag for hvert år. Hvis du krediterer et periodisert bilag, vil alle bilagene som er knyttet til periodiseringen også bli kreditert.  

1. Gå til Regnskap og Føre bilag i venstremenyen. Gå til fanen Innbetalinger. 

2. Du kan nå legge inn fakturanummer i bilagslinjen eller klikke på den aktuelle fakturaen under Ubetalte fakturaer. 

3. Fyll inn informasjon om innbetalingen og klikk på Lagre og bokfør. 

1. Gå til Utgift i venstremenyen og velg Innboks. 

2. Klikk på ikonet for Behandle slettede filer. 

3. Dersom innboksen er tom klikker du på Behandle slettede filer. 

4. Sett hake ved filene du ønsker å gjenopprette eller slette permanent. 

5. Klikk på Gjenopprett valgte filer for å legge dem tilbake i innboksen eller på Slett valgte filer for å slette dem permanent.