Her har vi samlet informasjon om utbetaling, dokumentasjonskrav og annet nyttig innhold til dere som har fått støtte.
Hvilken dokumentasjon krever vi av dere når dere skal ha støtten utbetalt?
Kravet til dokumentasjon avhenger av størrelsen på tildelingsbeløpet. Se hva som gjelder for ditt prosjekt:
Støtte til og med 75 000 kroner:
- Dokumentasjon på kostnader: I skjemaet må du legge ved kvitteringer eller fakturaer tilsvarende størrelsen på støtten. Signert og godkjent prosjektregnskap av kontaktpersonen og en annen tillitsperson i organisasjonen godkjennes også som dokumentasjon.
- Dokumentasjon på dugnad/egeninnsats med beregning av verdi legges med, hvis dette er en post i budsjettet.
- Samfunnsløftet støtter inntil 50 % av totale kostnader. Vi kan ikke utbetale mer enn hva som ble tildelt og vi utbetaler etter at prosjektet er ferdig.
- Vi vil også foreta utvidet kontroll på enkelte utbetalinger, og vil eventuelt da ta kontakt for å få ytterligere dokumentasjon.
Støtte fra 75 001 til 500 000 kroner:
- Signert prosjektregnskap: Dette må legges som vedlegg og skal vise at pengene er brukt i henhold til tildelingsepost eller godkjent omdisponering. Prosjektregnskapet må være godkjent og signert av kontaktpersonen for søknaden sammen med en annen tillitsperson i søkerorganisasjonen.
- Dokumentasjon på kostnader: Legg ved kvitteringer/fakturaer tilsvarende tildelt sum.
- Dokumentasjon på dugnad/egeninnsats med beregning av verdi legges med, hvis dette er en post i budsjettet.
- Samfunnsløftet støtter inntil 50 % av totale kostnader. Vi kan ikke utbetale mer enn hva som ble tildelt og dere kan be om utbetaling etter at prosjektet er ferdig.
- Årlig generell aktivitetsstøtte kan også dokumenteres med årsregnskap.
Støtte over 500 000 kroner:
- Kort rapport fra prosjektet: Er det satt visse mål for prosjektet som forutsetning for tildeling, må det tydelig komme fram at og hvordan målene er nådd.
- Sluttattest: Om støtten er gitt til oppføring av bygg, må sluttattest for bygget legges ved.
- Attestert prosjektregnskap: Regnskapet skal vise at pengene er brukt i henhold til tildelings-e-post eller godkjent omdisponering.
Autorisert regnskapsfører eller revisor må gi en uttalelse om prosjektregnskapet er i samsvar med revisjonsstandard «ISRS 4400 Avtalte kontrollhandlinger», eller tilsvarende for autorisert regnskapsfører. Det vil si at revisor eller autorisert regnskapsfører kontrollerer enkelte regnskapsposter eller deler av prosjektregnskapet (det er altså ikke krav om full revisjon).
50 prosent av kostnadene i prosjektregnskapet skal kontrolleres gjennom stikkprøver av bilagene, etter følgende kriterier:
- Finnes bilagene, og er de korrekt ført i prosjektregnskapet?
- Gjelder alle utgiftene aktiviteter i perioden hvor tiltaket er gjennomført?
- Er det noen av kostnadene som skiller seg ut og ikke har noe med tildelingen å gjøre, enten i størrelse eller type, eller som ikke fremstår som gyldige og naturlige?
- Er det store avvik mellom budsjettet og regnskapet? (Større enn 50 prosent på en post).
- For eget godkjent arbeid skal det kontrolleres at bokført kostnad i prosjektregnskapet stemmer med førte timelister på prosjektet multiplisert med timesatser som Samfunnsløftet kan godkjenne (maks 1100 kr inkl. mva.)
Dersom tildelingsbeløpet er redusert i forhold til omsøkt beløp skal dette tas i betraktning.
En uttalelse skal legges ved sluttrapporten fra en ekstern autorisert regnskapsfører eller en ekstern revisor. Last ned mal her (pdf).
På særskilt store prosjekter kan vi be om revisjon av regnskapet i henhold til revisjonsstandard ISA 805. Dette blir i så fall opplyst ved tildelingen.
Når får dere pengene?
Når prosjektet er avsluttet sender dere inn utbetalingsskjema. Lenke til skjemaet fikk du i tildelings-e-posten fra oss.
Hvis det er behov for å endre kontaktperson for å kunne sende inn utbetalingsskjema, er det bare å sende en e-post til samfunnsutbytte@snn.no. Husk å fylle inn regnskapet i utbetalingsskjemaet, og last opp nødvendig dokumentasjon i henhold til hva som kreves (se avsnittet over for en oversikt over dokumentasjonskrav).
Hva om prosjektet endrer seg underveis?
Alle endringer i prosjektet eller budsjettet må avklares før dere setter i gang. Ta kontakt med oss på samfunnsutbytte@snn.no, legg ved referansenummeret på din søknad (det starter med S) og forklar endringen.
Tildelingen kan falle bort eller kreves tilbakebetalt dersom prosjektet ikke gjennomføres etter søknaden, eller vi ikke mottar utbetalingsskjema innen to år fra tildelingen. Det samme gjelder ved endringer som ikke er avklart.
Der det er naturlig ønsker vi at dere forteller om tildelingen, og dermed sprer budskapet om Samfunnsløftet. Vi håper dere både i lokalmedia og i sosiale medier har lyst til å vise hvordan dere bidrar il å løfte landsdelen, og at vi får ting til å skje i lag her i Nord-Norge.
Legg gjerne bilder ved i utbetalingsskjemaet. Husk å følge regler for deling av bilder og filmer, blant annet ved at folk som er avbildet har samtykket til bruken.
Bruk gjerne emneknaggen #samfunnsløftet i sosiale medier, og tagg @sb1snn på Facebook eller @sparebank1nordnorge på Instagram. Logoen vår finner dere her:
Last ned logoen til Samfunnsløftet her
Tildelingen gis under forutsetning av at mottaker følger norsk lov. Det betyr blant annet at mottaker ikke må bryte menneskerettighetene, begå arbeidslivskriminalitet, bidra til hvitvasking av penger, terrorfinansiering eller gjøre seg skyldig i korrupsjon.
Samfunnsløftet forventer at mottaker vurderer risikoen ved egne aktiviteter, slik at det ikke skjer lovbrudd. Mottaker må sørge for at samarbeidspartnere og/eller underleverandører kjenner til disse forventningene, og vurdere risikoen for lovbrudd hos disse. Hvis det oppdages avvik, eller høy risiko for avvik, skal det gjøres tiltak for å rette opp i dette.
Dersom det konstateres lovbrudd av betydning i forbindelse med bruk av støtte fra Samfunnsløftet, eller dersom mottaker ikke har gjort nok for å avdekke mistanke om lovbrudd, kan Samfunnsløftet stanse utbetaling av penger eller kreve tilbakebetaling av penger som allerede er utbetalt.
Ofte stilte spørsmål
Når du får støtte fra Samfunnsløftet får du en tildelingsmail. Denne sendes alltid til e-posten som er oppgitt i søknaden. Om du ikke mottar svar bør du sjekke om det har blitt fanget i spam-filteret eller om du har oppgitt riktig e-postadresse i søknaden. Du kan alltid se kopi av søknaden i vår søknadsportal.
Referansenummeret står i emnefeltet på tildelingsmailen og starter med S.
Det er kun kontaktpersonen som er oppgitt som har tilgang til søknadene og utbetalingsskjema. Dersom dere mål endre kontaktperson, tar dere kontakt med oss på samfunnsutbytte@snn.no, og oppgir navn og kontaktinformasjon på ny kontaktperson.
Vi blir kjempeglade hvis dere har lyst til å fortelle om tildelingen, og dermed sprer budskapet om Samfunnsløftet. Vi håper dere både i lokalmedia og i sosiale medier har lyst til å vise hvordan dere bidrar til å løfte landsdelen, og at vi får ting til å skje i lag her i Nord-Norge.
Bruk gjerne emneknaggen #samfunnsløftet i sosiale medier, og tagg @sb1snn på Facebook eller @sparebank1nordnorge på Instagram. Logoen vår finner dere her: