Opprette sameie
Skal dere eie og drifte boliger sammen? Da kan det være aktuelt å opprette et sameie. Her forklarer vi hvordan dere stifter det – og hva dere trenger for å komme i gang.
Hvordan opprette et sameie
Opprett vedtekter og midlertidig styre
Alle sameier skal ha vedtekter i henhold til eierseksjonsloven. Krav til innholdet i vedtektene er derimot ikke så strengt. Vedtektene skal inneholde:
- eiendommens gårds- og bruksnummer
- hvor mange medlemmer styret skal ha
Det er vanlig å bruke midlertidige vedtekter frem til det første ordinære årsmøtet. Etter det anbefales det å vedta mer gjennomarbeidede vedtekter som passer for sameiet. Styret kan derimot ikke endre eller vedta nye vedtekter på egen hånd – dette må tas opp på årsmøtet og stemmes over.
Kjekt å vite:
- Se og last ned vedtekter fra brreg.no sitt eksempel på vedtekter for eierseksjonssameier (Word-fil)
- Les mer om et midlertidig styre, og hvem skal være i dette styret.
Tinglyse eierseksjoner
Før dere kan opprette og registrere et eierseksjonssameie, må eiendommen seksjoneres. Det betyr at bygningen(e) deles opp i egne bruksenheter med hvert sitt seksjonsnummer.
Er eiendommen nylig oppført, kan dette allerede være gjort av utbygger eller entreprenør. Hvis alle enhetene allerede har et seksjonsnummer, kan dere hoppe over dette steget. Hvis dere skal gjøre endringer, må dere søke om reseksjonering.
Seksjoneringen gjøres av kommunen som krever at dere sender inn en søknad med nødvendige dokumenter:
- Situasjonsplan og plantegninger
- Vedtekter
- Oversikt over hva som skal være fellesareal
Kommunen behandler søknaden og tinglyser vedtaket. Når seksjoneringen er godkjent, kan sameiet registreres i Enhetsregisteret. Hvis dere senere vil gjøre endringer – for eksempel slå sammen eller dele opp seksjoner – må dere søke om reseksjonering.
Gjennomfør årsmøte
Årsmøtet er det øverste organet i boligsameiet, og det eneste organet som har myndighet til å endre og beslutte vedtekter. Det er styret som innkaller til årsmøte, der styreleder er møteleder. Under årsmøtet har alle seksjonseiere rett til å møte, snakke, komme med forslag og stemme.
Eksempel på saksliste:
- Regnskapsoversikt og årsberetning for foregående kalenderår
- Valg av et permanent styre (midlertidige vedtekter erstattes med nye)
- Stemme på innmeldte saker
- Revisjonsberetning (hvis revisjonspliktig sameie)
Det kan være lurt å hente inn en ekstern person til å lede det første årsmøtet hvis ingen fra boligsameiet har erfaringen.
Registrering i Brønnøysundregistrene
Etter at eiendommen er seksjonert, og det er avholdt årsmøte, kan dere registrere eierseksjonssameiet i enhetsregisteret. Sameier med 9 eller flere seksjoner er registreringspliktige. Dette gjøres via samordnet registermelding i Altinn. Dere trenger:
- Dokumentasjon som viser at sameiet er tinglyst (seksjonering)
- Vedtekter
- Protokoll fra årsmøte med valg av styre og eventuell revisor
Når registreringen er godkjent, får sameiet et organisasjonsnummer.
Styre og drifte sameiet
Med et organisasjonsnummer kan dere nå opprette nødvendige banktjenester som gjør styrearbeidet enklere.
Ifølge eierseksjonsloven skal alle sameier føre regnskap som viser inntekter og utgifter. Kravene varierer med størrelsen på sameiet:
- Sameier med 9 eller flere seksjoner må rapportere til Skatteetaten.
- Sameier med 21 eller flere seksjoner er også revisjonspliktige.
Nyttige banktjenester og verktøy:
- Regnskapsprogram (oversikt og styring av regnskapet)
- Nettbank – gir styret oversikt over kontoer, betalinger og forsikring
- Driftskonto – sameiets brukskonto for fellesutgifter
- Boligbyggforsikring – dekker bygninger, styreansvar og underslag
Andre nyttige verktøy:
- Vedlikeholdsplan
- Årshjul eller styrekalender
- Digital korktavle
Hva bør jeg vite om...
Vi skiller mellom et midlertidig styre og et permanent styre i prosessen med å stifte et sameie.
Midlertidig styre (interimsstyre)
Det midlertidige styret har som hovedoppgave å forberede og gjennomføre det første ordinære årsmøtet, der et permanent styre velges. Et midlertidig styre består vanligvis av seksjonseiere som ønsker å bidra i driften.
Permanent styre
Dere velger et permanent styre i første ordinære årsmøte, og disse personene står for den daglige driften frem til neste valg. Styret skal sørge for at sameiets vedtekter og beslutninger fra årsmøtet blir fulgt, men har også andre oppgaver som
- å kreve inn fellesutgifter
- betale regninger
- føre regnskap
- utføre vedlikehold
- avtale styre- og årsmøter
- ivareta HMS-krav
Styrets ansvar
Å sitte i styret er et viktig ansvar. Både styreleder, styremedlemmer og varamedlemmer kan bli personlig ansvarlige hvis noen lider et økonomisk tap på grunn av noe styret har gjort feil. Du kan bli erstatningsansvarlig hvis du ikke følger loven, vedtektene eller retningslinjene for styrearbeidet. Les mer om styreansvar.
Har du boligbyggforsikring hos oss er styreansvarsforsikring (og underslagsforsikring) inkludert i toppdekningen. Enten du er fersk eller har erfaring med å sitte i et styre for et sameie, bør du sjekke opp at dere har en forsikring som inkluderer styreansvarsforsikring.
Vedtekter er de reglene alle i sameiet må følge, og er et viktig styringsverktøy for både styret og beboerne. Vedtektene beskriver
- hvordan sameiet skal drives
- formålet med sameiet
- hvordan kostnader skal fordeles
- hvordan styret og årsmøtet skal fungere
Vedtektene kan tilpasses sameiet, men de kan ikke være i strid med eierseksjonsloven. Vedtektene kan kun endres og besluttes av årsmøtet, med avstemning blant seksjonseierne.
Sameier med 9 eller flere seksjoner skal registreres i foretaksregisteret, der også vedtektene registreres. Ved endringer av slike vedtekter plikter sameiet å melde fra om vedtektsendringer til Foretaksregisteret.
Hva er årsmøte i et sameie?
Årsmøte er det øverste organet i et sameie. Det er kun i årsmøte vedtektene kan endres og fastsettes.
Når må vi avholde årsmøte?
Ordinært årsmøte bør avholdes hvert år innen juni måned.
Hva er fristen for å kalle inn til årsmøte?
Fristen for ordinært årsmøte er minimum 8 dager og maksimalt 20 dager. For ekstraordinært årsmøte er fristen minimum 3 dager. Styret må varsle om dato og sted for årsmøte, samt innlevering av saker som ønskes behandlet.
Hva bør gjøres på årsmøte?
Årsmøte skal behandle innkommende saker, regnskap og årsberetning.
Er det pålagt med protokoll?
Ja, det skal avtales på forhånd hvem i styret som fører protokoll.
Hva er et ekstraordinært årsmøte?
Ekstraordinært årsmøte kan avholdes ved behov fra styret, eller når flere seksjonseiere ønsker det og har saker de ønsker behandlet før neste ordinære årsmøte.
Felleskostnadene er de månedlige kostnadene som skal fordeles på beboerne. Det vanlige er at disse fordeles etter sameiebrøken. For styret i sameiet er dette inntekter som sameiet trenger for å dekke fellesgjeld og driftskostnader. Felleskostnadene kan eksempelvis dekke:
- vann og avløp
- renovasjon
- forsikring
- vaktmestertjenester
- TV og internett
- felles strømforbruk
- langsiktig sparing
En forretningsfører er en profesjonell ekstern part som kan hjelpe til med økonomistyring og administrasjon i sameiet. Spesielt i små sameier er det ikke alltid noen i styret med interesse for, eller erfaring med økonomistyring. Da kan en forretningsfører være til god hjelp.
En forretningsfører er som regel en godkjent regnskapsfører slik at forretningsføreren også kan ta seg av regnskapet.
Et driftsbudsjett er en oversikt over planlagte inntekter og utgifter i sameiet. Et driftsbudsjettet er et hjelpemiddel for hvordan sameiet skal styres økonomisk inn i fremtiden. Et driftsbudsjett inneholder:
- Inntekter: Forventede inntekter fra fellesutgifter.
- Driftsutgifter: Kostnader knyttet til daglig drift som renovasjon, vaktmestertjenester, styrehonorar og internett.
- Kapitalutgifter: Planlagte utgifter knyttet til investeringer, vedlikehold og oppgradering.
- Finansiering: Viser hvordan sameiet planlegger å finansiere investeringer eller eventuelle underskudd.
Anbefalt for sameier
Med et regnskapsprogram fører dere inntekter og utgifter, sender ut fakturaer for felleskostnader og lager årsregnskap.
Med nettbank får dere god oversikt over felles økonomi – enten dere håndterer regninger selv eller har regnskapsfører.
En driftskonto er sameiets brukskonto, og brukes til å betale fellesutgifter, samt innbetalingskonto for felleskostnader.
Med riktige forsikringer blir det tryggere å møte på uforutsette hendelser – enten dere ønsker felles bygningsforsikring eller ikke.
Tips til en fersk styreleder
- Få oversikt over ansvaret
Som styreleder er du en del av styret som har ansvar for den daglige driften. Dette skjer innenfor rammene av lovverket, vedtektene og det generalforsamlingen har vedtatt. Det kan for eksempel dreie seg om å følge opp vedlikehold, husleieinnkreving, økonomi og kontakt med både myndigheter og leverandører. - Sett deg inn i økonomien
Selv om mange bruker forretningsfører for å lette arbeidet med økonomien, er det viktig at styret forstår budsjett, regnskap og hvor mye som står på felleskontoen. Da er det lettere å ta gode avgjørelser om både drift og investeringer.
- Prioriter vedlikehold
Lag en vedlikeholdsplan over hva som bør utbedres på kort og lang sikt. Begynn med det som haster mest, og ta resten etter hvert som det er midler på felleskontoen. Større prosjekter krever ofte vedtak i generalforsamlingen. Et godt planlagt vedlikehold sparer både tid og penger på sikt. - Ta ansvar for sikkerheten
Styret har ansvar for at eiendommen er trygg å bo i. Gjør jevnlige HMS-runder på fellesarealene for å oppdage avvik, feil og farer. Sørg også for at brannsikkerheten er ivaretatt – det inkluderer rømningsveier, brannvarslere og slukkeutstyr. Årlige kontroller og øvelser er lurt.
- Hold beboerne informert
God dialog med naboene gjør styrearbeidet enklere. Det er lettere å løse uenigheter eller misforståelser når folk vet hva som skjer. Bruk gjerne flere kanaler – som e-post, SMS, Facebook eller oppslagstavle. Dugnad, fellesmøter og «en tur til postkassa» er fine anledninger for å ta en prat.
Tips og råd til sameier
Med riktig finansiering får sameiet mulighet til å gjennomføre nødvendige prosjekter.
Det kan likevel være lurt å bruke en regnskapsfører – i alle fall i starten.
Hver skade unngått er til det beste for beboerne, miljøet og økonomien i boligsameiet.
Hvilke oppgaver bør prioriteres i dugnaden? Tipsene våre er basert på skadestatistikk og ekspertråd.
Hva lurer andre på?
Borettslag og sameier har vanligvis en forsikring som dekker bygningen, på samme måte som en huseier har en husforsikring. Når denne forsikringen brukes, kan det ofte oppstå spørsmål om hvem som skal betale egenandelen.
Hvem har ansvaret for for å betale?
Det er borettslaget eller sameiet som er forsikringstakeren, og derfor også ansvarlige for å betale egenandelen til forsikringsselskapet. Styret kan derimot kreve pengene tilbake fra boligeieren, hvis skaden skyldes boligeieren.
Vedlikeholdsplikt
Boligeieren er ansvarlig for å vedlikeholde egen bolig. Hvis en skade skjer fordi vedlikeholdsplikten er forsømt, kan boligeieren bli holdt ansvarlig for kostnadene (ifølge alminnelig erstatningsregel i §5-13 i borettslagsloven eller tilsvarende regel i eierseksjonsloven §34).
Vedlikeholdsplikt i egen bolig vil si at du som eier av boligen har ansvaret for å reparere og sikre at alt av innvendige flater, vinduer, rør, ledninger, utstyr og apparater er helt og fungerer som det skal. Vedlikeholdsplikten står beskrevet i eierseksjonsloven §32 eller §5 i borettslagsloven.
Vannlekkasjer og vannskader
Vannlekkasjer og vannskader er de skadene det skjer mest av i borettslag og sameier. Hvis borettslaget/sameie har installert smarte vannstoppere vil både egenandelen og prisen på forsikringen bli lavere. Les mer om hvordan dere kan sikre sameiet/borettslaget med vannstoppere.
Det er ingen krav om at du må bruke en regnskapsfører, men det er ditt ansvar at regnskapet blir riktig ført. Hvis det er andre enn bedriftens ansatte som skal føre regnskapet, er det krav at arbeidet leveres av et autorisert regnskapsbyrå med regnskapsførere. Det må også inngås en skriftlig avtale.
Trenger du noen til å ta hele eller deler av regnskapet? Vi står klare til å hjelpe deg.
Det kan variere ut i fra om kasserer er administrator av nettbanken, eller om det er leder eller en annen person i styret som har administrator rollen.
Er det kasserer som skal være administrator i nettbank bedrift, klikker du på knappen under. Når bestillingen er sendt inn, må avtalen signeres elektronisk i tråd med laget eller foreningens signeringsregler. Så snart avtalen er signert er ny administrator klar til bruk.
Er det leder eller en annen person i styret som er administrator, kan hen logge seg inn i nettbank bedrift og endre bruker. Hvordan du gjør det kan du finner her.
- eFaktura til privatperson er koblet til kundens personnummer. eFakturaene vil være synlig i alle kundens nettbanker frem til den godkjennes eller slettes.
- eFaktura som sendes til bedrifter kan kun mottas ett sted, for eksempel i nettbank bedrift eller i et regnskapssystem. Når du oppretter avtale om eFaktura for en bedrift vil du motta eFaktura fra alle leverandørene som tilbyr eFaktura. Man kan ikke velge å motta fra kun en eller to leverandører.
Borettslaget/sameiet kan velge mellom to ulike dekninger; standard og topp. Forsikringen dekker blant annet:
- Huseieransvar
- Brannskader
- Vannskader
- Tyveri- og hærverksskader
- Naturskader
I tillegg kan det utvides med tilleggsforsikringer og forsikringssummer som vi kan tilpasse ut ifra behov.
Regnskapsguiden
Syns du regnskap er vanskelig? Fortvil ikke! Vi forklarer ord og uttrykk du bør ha et forhold til hvis du skal føre eller forstå regnskapet i bedriften din.
