Opprette sameige
Skal de eige og drifte bustadar saman? Då kan det vere aktuelt å opprette eit sameige. Her forklarer vi korleis de stiftar det – og kva de treng for å kome i gang.
Korleis opprette eit sameige
Opprette vedtekter og midlertidig styre
Alle sameige skal ha vedtekter i henhald til eigarseksjonslova. Krav til innhaldet i vedtektene er derimot ikkje så strengt. Vedtektene skal innehalde:
- eigedommen sitt gards- og bruksnummer
- kor mange medlemmar styret skal ha
Det er vanleg å bruke midlertidige vedtekter fram til det første ordinære årsmøtet. Etter det tilrår det å vedta meir gjennomarbeidde vedtekter som passar for sameiget. Styret kan derimot ikkje endre eller vedta nye vedtekter på eigen hand – dette må takast opp på årsmøtet og stemmast over.
Kjekt å vite:
- Sjå og last ned vedtekter frå brreg.no sitt eksempel på vedtekter for eigarseksjonssameige (Word-fil)
- Les meir om eit midlertidig styre, og kven som skal vere i dette styret.
Tinglyse eigarseksjonar
Før de kan opprette og registrere eit eigarseksjonssameige, må eigedomen seksjonerast. Det betyr at bygningan(e) delast opp i eigne brukseinheiter med kvart sitt seksjonsnummer.
Er eigedomen nyoppført, kan dette allereie vere gjort av utbyggar eller entreprenør. Viss alle einingane alt har eit seksjonsnummer, kan de hoppe over dette steget. Viss de skal gjere endringar, må de søke om reseksjonering.
Seksjoneringa vert gjort av kommunen som krev at de sender inn ein søknad med nødvendige dokument:
- Situasjonsplan og planteikningar
- Vedtekter
- Oversikt over kva som skal vere fellesareal
Kommunen behandlar søknaden og tinglyser vedtaket. Når seksjoneringa er godkjent, kan sameiget registrerast i Enhetsregisteret. Viss de seinare vil gjere endringar – for eksempel slå saman eller dele opp seksjonar – må de søke om reseksjonering.
Gjennomfør årsmøte
Årsmøtet er det øvste organet i bustadsameiget, og det einaste organet som har myndigheit til å endre og beslutte vedtekter. Det er styret som kallar inn til årsmøte, der styreleiar er møteleiar. Under årsmøtet har alle seksjonseigarar rett til å møte, snakke, kome med forslag og stemme.
Døme på saksliste:
- Rekneskapsoversikt og årsberetning for føregåande kalenderår
- Val av eit permanent styre (midlertidige vedtekter vert erstatta med nye)
- Stem på innmeldte saker
- Revisjonsberetning (viss revisjonspliktig sameige)
Det kan vere lurt å hente inn ein ekstern person til å leie det første årsmøtet viss ingen frå bustadsameiget har erfaringa.
Registrering i Brønnøysundregistera
Etter at eigedomen er seksjonert, og det er halde årsmøte, kan de registrere eigarseksjonssameiget i enhetsregisteret. Sameige med 9 eller fleire seksjonar er registreringspliktige. Dette gjerast via samordna registermelding i Altinn. De treng:
- Dokumentasjon som viser at sameiget er tinglyst (seksjonering)
- Vedtekter
- Protokoll frå årsmøte med val av styre og eventuell revisor
Når registreringa er godkjent, får sameiget eit organisasjonsnummer.
Styre og drifte sameiget
Med eit organisasjonsnummer kan de no opprette nødvendige banktenester som gjer styrearbeidet enklare.
Ifølgje eigarseksjonslova skal alle sameige føre rekneskap som viser inntekter og utgifter. Krava varierer med storleiken på sameiget:
- Sameige med 9 eller fleire seksjonar må rapportere til Skatteetaten.
- Sameige med 21 eller fleire seksjonar er også revisjonspliktige.
Nyttige banktenester og verktøy:
- Rekneskapsprogram (oversikt og styring av rekneskapen)
- Nettbank – gir styret oversikt over kontoar, betalingar og forsikring
- Driftskonto – sameiget sin brukskonto for fellesutgifter
- Bustadsbyggforsikring – dekker bygningar, styreansvar og underslag
Andre nyttige verktøy:
- Vedlikehaldsplan
- Årshjul eller styrekalender
- Digital korktavle
Kva bør eg vite om...
Vi skiller mellom eit midlertidig styre og eit permanent styre i prosessen med å stifte eit sameige.
Midlertidig styre (interimsstyre)
Det midlertidige styret har som hovedoppgåve å førebu og gjennomføre det første ordinære årsmøtet, der eit permanent styre vert valt. Eit midlertidig styre består vanlegvis av seksjonseigarar som ønsker å bidra i drifta.
Permanent styre
Dei vel eit permanent styre i første ordinære årsmøte, og desse personane står for den daglege drifta fram til neste val. Styret skal sørge for at sameiget sine vedtekter og vedtak frå årsmøtet vert følgde, men har òg andre oppgåver som
- å kreve inn fellesutgifter
- betale rekningar
- føre rekneskap
- utføre vedlikehald
- avtale styre- og årsmøter
- ivareta HMS-krav
Styret sitt ansvar
Å sitje i styret er eit viktig ansvar. Både styreleiar, styremedlemmer og varamedlemmer kan bli personleg ansvarlege viss nokon lider eit økonomisk tap på grunn av noko styret har gjort feil. Du kan bli erstatningsansvarleg viss du ikkje følger lova, vedtektene eller retningslinjene for styrearbeidet. Les meir om styreansvar.
Har du bustadbyggforsikring hjå oss er styreansvarsforsikring (og underslagsforsikring) inkludert i toppdekninga. Enten du er fersk eller har erfaring med å sitje i eit styre for eit sameige, bør du sjekke opp at de har ei forsikring som inkluderer styreansvarsforsikring.
Vedtekter er dei reglane alle i sameiget må følge, og er eit viktig styringsverktøy for både styret og bebuarane. Vedtektene beskriv
- korleis sameiget skal drivast
- formålet med sameiget
- korleis kostnader skal fordelast
- korleis styret og årsmøtet skal fungere
Vedtektene kan tilpassast sameiget, men dei kan ikkje vere i strid med eigarseksjonslova. Vedtektene kan kun endrast og besluttast av årsmøtet, med avstemming blant seksjonseigarane.
Sameige med 9 eller fleire seksjonar skal registrerast i foretaksregisteret, der òg vedtektene registrerast. Ved endringar av slike vedtekter pliktar sameiget å melde frå om vedtektsendringar til Foretaksregisteret.
Kva er årsmøte i eit sameige?
Årsmøte er det øvste organet i eit sameige. Det er kun i årsmøte vedtektene kan endrast og fastsetjast.
Når må vi avhalde årsmøte?
Ordinært årsmøte bør avhaldast kvart år innan juni månad.
Kva er fristen for å kalle inn til årsmøte?
Fristen for ordinært årsmøte er minimum 8 dagar og maksimalt 20 dagar. For ekstraordinært årsmøte er fristen minimum 3 dagar. Styret må varsle om dato og stad for årsmøte, samt innlevering av saker som ønsker å bli behandla.
Kva bør gjerast på årsmøte?
Årsmøte skal behandle innkomande saker, rekneskap og årsberetning.
Er det pålagt med protokoll?
Ja, det skal avtalast på førehand kven i styret som fører protokoll.
Kva er et ekstraordinært årsmøte?
Ekstraordinært årsmøte kan avholdast ved behov frå styret, eller når fleire seksjonseigarar ønsker det og har saker dei ønsker å få behandla før neste ordinære årsmøte.
Felleskostnadene er dei månadlege kostnadene som skal fordelast på buarane. Det vanlege er at desse fordelast etter sameigebrøken. For styret i sameiget er dette inntekter som sameiget treng for å dekke fellesgjeld og driftskostnader. Felleskostnadene kan til dømes dekke:
- vatn og avløp
- renovasjon
- forsikring
- vaktmeistertenester
- TV og internett
- felles straumforbruk
- langsiktig sparing
Ein forretningsførar er ein profesjonell ekstern part som kan hjelpe til med økonomistyring og administrasjon i sameiget. Spesielt i små sameige er det ikkje alltid nokon i styret med interesse for, eller erfaring med økonomistyring. Då kan ein forretningsførar vere til god hjelp.
Ein forretningsførar er som regel ein godkjent rekneskapsførar slik at forretningsføraren òg kan ta seg av rekneskapen.
Eit driftsbudsjett er ei oversikt over planlagde inntekter og utgifter i sameiget. Eit driftsbudsjett er eit hjelpemiddel for korleis sameiget skal styrast økonomisk inn i framtida. Eit driftsbudsjett inneheld:
- Inntekter: Forventa inntekter frå fellesutgifter.
- Driftsutgifter: Kostnader knytt til dagleg drift som renovasjon, vaktmeistertenester, styrehonorar og internett.
- Kapitalutgifter: Planlagde utgifter knytt til investeringar, vedlikehald og oppgradering.
- Finansiering Viser korleis sameiget planlegg å finansiere investeringar eller eventuelle underskot.
Anbefalt for sameige
Med eit rekneskapsprogram fører de inntekter og utgifter, sender ut fakturaer for felleskostnader og lagar årsrekneskap.
Med nettbank får de god oversikt over felles økonomi – anten de handterer rekningar sjølve eller har rekneskapsførar.
Ein driftskonto er sameiget sin brukskonto, og blir brukt til å betale fellesutgifter, samt innbetalingskonto for felleskostnader.
Med riktige forsikringar blir det tryggare å møte på uføresette hendingar – anten de ønsker felles bygningsforsikring eller ikkje.
Tips til ein fersk styreleiar
- Få oversyn over ansvaret
Som styreleiar er du ein del av styret som har ansvar for den daglege drifta. Dette skjer innanfor rammene av lovverket, vedtektene og det generalforsamlinga har vedteke. Det kan for eksempel dreie seg om å følge opp vedlikehald, husleigeinnkrevjing, økonomi og kontakt med både myndigheiter og leverandørar. - Sett deg inn i økonomien
Sjølv om mange bruker forretningsførar for å lette arbeidet med økonomien, er det viktig at styret forstår budsjett, rekneskap og kor mykje som står på felleskontoen. Då er det lettare å ta gode avgjerder om både drift og investeringar.
- Prioriter vedlikehald
Lag ein vedlikehaldsplan over kva som bør utbetrast på kort og lang sikt. Begynn med det som hastar mest, og ta resten etter kvart som det er midlar på felleskontoen. Større prosjekt krev ofte vedtak i generalforsamlinga. Eit godt planlagt vedlikehald sparer både tid og pengar på sikt. - Ta ansvar for sikkerheita
Styret har ansvar for at eigedomen er trygg å bu i. Gjer jamlege HMS-rundar på fellesareala for å oppdage avvik, feil og farer. Sørg også for at brannsikkerheita er ivareteke – det inkluderer rømningsvegar, brannvarslingsapparat og sløkkeutstyr. Årlege kontrollar og øvingar er lurt.
- Hald bebuarane informerte
God dialog med naboane gjer styrearbeidet enklare. Det er lettare å løyse ueinigheiter eller misforståingar når folk veit kva som skjer. Bruk gjerne fleire kanalar – som e-post, SMS, Facebook eller oppslagstavle. Dugnad, fellesmøter og «ein tur til postkassa» er fine høve for å ta ein prat.
Tips og råd til sameige
Med riktig finansiering får sameiget moglegheit til å gjennomføre nødvendige prosjekt.
Det kan likevel vere lurt å bruke ein rekneskapsførar – i alle fall i starten.
Kvar skade unngått er til det beste for bebuarane, miljøet og økonomien i bustadsameiget.
Kva oppgåver bør prioriterast i dugnaden? Tipsa våre er baserte på skadestatistikk og ekspertråd.
Kva lurer andre på?
Burettslag og sameiger har vanlegvis ei forsikring som dekker bygningen, på same måte som ein huseigar har ei husforsikring. Når denne forsikringa blir brukt, kan det ofte oppstå spørsmål om kven som skal betale eigenandelen.
Kven har ansvaret for å betale?
Det er burettslaget eller sameiget som er forsikringstakar og dermed ansvarleg for at eigenandelen blir innbetalt til forsikringsselskapet. Styret kan derimot kreve pengane tilbake frå bustadeigaren, dersom skaden skuldast bustadeigaren.
Vedlikehaldsplikt
Bustadeigaren er ansvarleg for å vedlikehalde eigen bustad. Dersom ein skade skjer fordi vedlikehaldsplikta er forsømt, kan bustadeigaren bli halde ansvarleg for kostnadane (ifølge vanleg erstatningsregel i §5-13 i burettslagslova eller tilsvarande regel i eigarseksjonslova §34).
Vedlikehaldsplikt i eigen bustad vil seie at du som eigar av bustaden har ansvaret for å reparere og sikre at alt av innvendige flater, vindauger, røyr, leidningar, utstyr og apparat er heilt og fungerer som det skal. Vedlikeholdsplikta står beskriven i eigarseksjonslova §32 eller §5 i burettslagslova.
Vasslekkasjar og vasskader
Vasslekkasjar og vasskader er dei skadane som skjer mest av i burettslag og sameige. Viss burettslaget/sameige har installert smarte vasstopparar vil både eigenandelen og prisen på forsikringa bli lågare. Les meir om korleis de kan sikre sameige/burettslaget med vasstopparar.
Det er ingen krav om at du må bruke ein rekneskapsførar, men det er ansvaret ditt at rekneskapen blir riktig ført. Viss det er andre enn dei tilsette til bedrifta som skal føre rekneskapen, er det krav at arbeidet blir levert av eit autorisert rekneskapsbyrå med rekneskapsførarar. De må også inngå ein skriftleg avtale.
Det kan variere ut frå om kasserar er administrator av nettbanken, eller om det er leiar eller ein annan person i styret som har administratorrolla.
Er det kasserar som skal vere administrator i nettbank bedrift, klikkar du på knappen under. Når bestillinga er sendt inn, må avtalen signerast elektronisk i tråd med laget eller foreininga sine signeringsreglar. Så snart avtalen er signert er ny administrator klar til bruk.
Er det leiar eller ein annan person i styret som er administrator, kan han eller ho logge seg inn i nettbank bedrift og endre brukar. Korleis du gjer det kan du finne her.
- eFaktura til privatperson er kopla til personnummeret til kunden. eFakturaene vil vere synleg i alle nettbankane til kunden fram til den blir godkjent eller blir sletta.
- eFaktura som blir sendt til bedrifter kan berre takast i mot éin stad, til dømes i nettbank bedrift eller i eit rekneskapssystem. Når du opprettar avtale om eFaktura for ei bedrift vil du få eFaktura frå alle leverandørane som tilbyr eFaktura. Ein kan ikkje velje å få frå berre ein eller to leverandørar.
Burettslaget/sameiet kan velje mellom to ulike dekningar; standard og topp. Forsikringa kan dekke mellom anna
- Huseigaransvar
- Brannskader
- Vasskader
- Tjuveri- og hærverksskader
- Naturskader
I tillegg kan du utvide med tilleggsforsikringar og forsikringssummar som vi tilpassar dykkar behov.
Rekneskapsguiden
Synast du rekneskap er vanskeleg? Fortvil ikkje! Vi forklarer ord og uttrykk du bør ha eit forhold til viss du skal føre eller forstå rekneskapen i bedrifta di.
