Kom i gang
Kom enkelt i gang med SpareBank 1 Regnskap ved å følge veiledningen nedenfor. Vi anbefaler at du startet på toppen og jobber deg nedover.
1. Firmaoppsett
Første gang du bruker SpareBank 1 Regnskap er det lurt å gå gjennom firmaoppsettet ditt.
Firmaoppsettet finner du opp til høyre, ved å klikke på tannhjulikonet og velge «Firmaoppsett».
Under firmaoppsett må du passe på at du har adresse, epost og telefonnummer lagt inn, samt webadresse dersom du har det.
Er du mva-pliktig er det lurt å sjekke om du ligger inne med
riktig mva periode. Du kan velge mellom månedlig, to månedlig eller årlig.
I tillegg må alle mva-pliktige sjekke at boksen «Foretaksregistrert» er huket av.
Neders på siden finner du boksen «Elektronisk faktura». Her aktiverer du Fakturaprint, EHF og OCR-tolkning og e-postmottak.
E-postmottaket gjør at du kan sende faktura rett inn i regnskapssystemet ved å bruke mailadressen som kommer opp. Du har selvfølgelig muligheten til å endre e-postadressen dersom du ønsker det.
E-postadressen kan du dele med alle dine leverandører slik dine fakturaer kommer inn i systemet, men vi anbefaler at du ber leverandørene dine sende faktura via EHF.
Last opp firmalogo, slik at du får denne med på alle fakturaene du sender ut.
2. Altinn
Det første du bør sette opp i SpareBank 1 Regnskap er Altinn integrasjonen.
Logg inn på din Altinn-side og velge ditt selskap.
Når du har valgt ditt selskap, klikk på profilen din, velg «avanserte innstillinger» og scroll deg ned til «registrer datasystem».
Her må du gi systemet ditt et navn, og velge system.
Finn SpareBank 1 Regnskap i listen og velg denne.
Lag et passord.
Når du har skrevet inn passordet, klikk på «Legg til».
Du får nå opp en kode. Denne koden må du kopiere og ta med deg inn i SpareBank 1 Regnskap.
Altinn integrasjonen i SpareBank 1Regnskap skal du kun sette opp en gang.
For å komme dit du skal, klikk på «søk» (forstørrelsesglasset) oppe til høyre.
Søk på «Altinn», og klikk på «Innstillinger».
Du skal nå kopiere inn koden du hentet i Altinn.
Skriv inn passordet du laget, velg foretrukket språk og lagre innstillingene.
Til slutt kan du velge å gjøre en test for å se at alt fungerer som det skal.
Får du opp beskjeden «Testen kommuniserer med Altinn», skal alt være i orden.
3. Bankveiviseren
Bankveiviseren kommer opp når klikker på «Bank» i menyen til venstre. Bankveiviseren i SpareBank 1 Regnskap viser deg hvordan du skal gå frem for å koble regnskapssystemet til banken.
Autobank gjør det mulig for SpareBank 1 Regnskap og snakke sammen med nettbanken. Bankkontorer, saldo og transaksjoner er synlige i regnskapssystemet, og du legger opp utbetalinger i nettbanken direkte fra SpareBank 1 Regnskap.
Veiviseren for autobank tar deg gjennom en intro, driftskonto, lønnskonto, skattetrekkskonto og sikkerhet.
Bankveiviseren kommer opp når klikker på «Bank» i menyen til venstre. Du kan trykke «Gjennomfør senere» og finne den igjen samme sted.
4. Overføre data
Se nedenfor for detaljert steg for steg beskrivelse av hvordan du overfører eller registrerer data fra gammelt system til SpareBank 1 Regnskap. Vi gjør gjerne jobben for deg.
I SpareBank1 Regnskap har du muligheten til å ta med deg regnskapsdataene dine fra ditt gamle system. Dette kan du gjøre selv, eller du kan kontakte oss å få et tilbud på jobben.
Ønsker å gjøre det selv, gå til «Regnskap» i menyen til venstre, og velg «Før bilag». Du trenger kontoplanen med beløp per konto fra ditt gamle system.
Tid på året har noe å si for hva du trenger å registrere.
Registrerer du overføringen midt i et regnskapsår må du føre alle kontoene. Overfører du etter at regnskapsåret er avsluttet er det tilstrekkelig å overføre alle balansekontoene, vanligvis de som begynner på 1000 og 2000.
Pass på at du har din gamle kontoplan foran deg.
Åpne første kolonne i bilaget, og begynn å registrere. Husk å legg inn dato.
De kontoene som har minus beløp i ditt gamle system er kreditkontoer og de kontoene som har pluss er debetkontoer, i SpareBank 1 Regnskap. Det kan også være lurt å legge ved en beskrivelse på de ulike kontoene. Ikke legg inn moms kode når du jobber med dette.
Når du har lagt inn alle kontoene fra ditt gamle system, klikk «Lagre og bokfør».
Registrere kunder
Har du kunder fra før kan du legge inn inngående saldo på disse i SpareBank 1 Regnskap.
Klikk på «søk» (forstørrelsesglasset) opp til høyre og søke etter kontoplanen.
Gå inn på kontoplanen og søk opp konto 1500. Klikk på «kundefordringer», og scroll nedover til du kommer til «Sperr manuelle poster». Denne tar du av og klikker «Lagre».
Normalt skal «Sperr manuelle poster» være på, men når du skal legge inn inngående saldo må du skru av denne.
Gå inn på «Regnskap», og «Føre bilag»
I kolonnen legger du inn bilagsnummer og dato.
Skriv inn kunden du vil fakturere (i kolonne tre).
Her får du opp en liste med alle kundene du allerede har opprettet. Har du ikke opprettet en kunde ennå, klikk på «Opprett restkontro». Her får du opp et nytt vindu, hvor du kan søke etter navnet på din kunde. Velg din kunde, sjekk at informasjonen stemmer, og klikk «Opprett som kunde».
Før så inn beløpet kunden skylder.
Til slutt må du har en motkonto. Denne motkontoen er kredit 1500.
På denne kontoen fyller du også inn beløp. Her skal differansen stå (summen av det du har totalt i debit), slik at summen går i null.
Klikk «Lagre og bokfør»
Har du mange kunder, og ikke ønsker å gå inn å opprette hver enkelt i systemet, kan du importere dem.
Det gjør du ved å klikke på «søk» (forstørrelsesglasset), og søke etter «Importsentralen»
I importsentralen kan du laste ned en mal i Excel som du fyller ut med alle kundene dine, og importerer tilbake igjen til systemet.
Vi anbefaler å gjøre dette hvis du har mer enn 20 kunder.
Helt til slutt må du gå tilbake igjen til kontoplanen.
Søk opp 1500, klikk på «kundefordringer» og sørg for at «Sperr manuelle poster» er skrudd på igjen.
Klikk «Lagre».
Registrere leverandør
Ønsker du å importere leverandørrestkontro din i SpareBank 1 Regnskap, har du mulighet til det.
Du trenger leverandørrestkontro fra ditt gamle system som inneholder hvilke leverandør du har og beløpet du skylder leverandøren din.
Klikk på «søk» (forstørrelsesglasset) oppe til høyre og søke etter «Kontoplan».
Gå inn på kontoplanen og søk opp konto 2400.
Klikk på «»leverandørgjeld, og scroll nedover i bilde til høyre, til du kommer til «Sperr manuelle poster». Denne tar du av og klikker deretter «Lagre».
Gå på «Regnskap» og velg «Føre bilag».
I kolonnen legger du inn bilagsnummer og dato.
Videre går du til «kredit», og begynner å skrive navnet på leverandøren din.
Her får du får opp en liste med alle leverandørene du allerede har opprettet. Hvis du ikke har opprettet en leverandør ennå, klikk på «Opprett restkontro».
Her får du opp et nytt vindu, hvor du kan søke etter navnet på din leverandør.
Velg din leverandør, sjekk at informasjonen stemmer, og klikk «Opprett som leverandør».
Før inn beløpet du skylder leverandøren.
Fortsett slik til alle dine leverandører er registrert.
Til slutt må du har en motkonto. Denne motkontoen er debit 2400.
På denne kontoen fyller du også inn beløp. Her skal differansen stå (summen av det du har totalt i kredit), slik at summen går i null.
Klikk «Lagre og bokfør»
Har du mange leverandører kan du importere disse. Vi anbefaler å gjøre dette hvis du har 20 eller mer leverandører.
Klikk på forstørrelsesglasset og søke opp «Importsentralen».
Klikk på denne og velg alternativet for leverandør.
Last ned malen, fyll inn alle leverandørene dine og importere den tilbake til SpareBank 1 Regnskap.
Merk at du fortsatt må inn å registrere beløpet som du har per leverandør.
Helt til slutt må du gå tilbake igjen til kontoplan.
Søk opp 2400, klikk på leverandørgjeld og sørg for at «Sperr manuelle poster» er skrudd på igjen.
Klikk «Lagre».
5. Rediger og tilpass menyen
Følg oversikten nedenfor.
I SpareBank 1 Regnskap har du flere funksjoner enn det som vises på Hjem-siden. Klikker du på de ulike symbolene i menyen til venstre, får du opp informasjon relatert til det valgte steget.
Nederst til venstre finner du valget «Rediger menyvalg». Her kan du legge til eller ta bort funksjoner i menyen.
Ønsker du for eksempel å se budsjett, klikk på «Rediger menyvalg», finn budsjett, huk av og klikk «Lagre». Dette ligger nå synlig under Regnskap i menyen til venstre.
For å ha et system som er tilpasset deg og din bedrift, anbefaler vi at du også går gjennom menyen og tar bort funksjoner du ikke bruker.
6. Kontoplan
Følg stegene nedenfor.
Ønsker å redigere kontoplanen, klikk på forstørrelsesglasset oppe til høyre, og søk etter «kontoplan».
Hvis du bruker kontoplanen din mye kan du gå til «Rediger menyvalg» nede til venstre. Huk av for kontoplan under «Regnskap», og klikk «Lagre».
Kontoplanen din ligger nå synlig under «Regnskap» i menyen til venstre.
I SpareBank 1 Regnskap har du mulighet til å å opprette ny konto, men det anbefaler vi ikke å gjøre. Det er mange avhengigheter som må fylles inn som senere får innvirkning på momsoppgaven du leverer, årsoppgjør og skattemeldingen.
Det vi anbefaler at du gjør hvis du trenger en ny konto, er å bruke en av de som ligger inne fra før. Mange av disse ligger i dag skjult. Øye med strek over betyr at kontoen er skjult.
Hvis du for eksempel vil ha en egen konto under salg, 3000 serien, anbefaler vi at du tar en konto som allerede er i denne serien og lager et nytt navn på kontoen. Når du klikker på valgt konto, kommer det opp et felt til høyre. Her kan du enkelt bytte navn på kontoen.
Uansett hvilke konto du velger, pass på å velge riktig momskode.
Du må også huske å huke av «Synlig» på kontoen du vil legge til. Har du gjort det vil du nå få kontoen opp i kontoplanen din.
