Registrere utgifter

Innboksen finner du ved å velge «Utgift» og «Innboks» i menyen til venstre, eller søke etter innboks. 

I innboksen finner du regninger du har fått inn både på EHF og i e-postmottak. Du finner også de bilagene som er lastet opp via mobilappen. Du kan også velge å laste opp dokument fra datamaskinen din.  

Har du en faktura som skal betales av selskapet, velg fakturaen det gjelder og klikk på «Registrer kjøp». Av de tre alternativene som nå kommer opp, velger du «Regning». 

Begynn med å registrere leverandør. Er det en ny leverandør velger du «opprette ny». 

Tips! Klikk på de ulike tallene i fakturaen for å legge disse til. På kontonummer klikker du på tallet og velger at denne skal legges som bankkonto. Da fylles den inn automatisk.

Sjekk så at faktura- og leveransedato, fakturanummer, beløp og valuta stemmer. 
Sjekk også at riktig kostnadskonto ligger til grunn.

Klikk på «Lagre endringer», deretter klikk «Bokfør» og bekrefte at du vil bokføre kjøpet. 

Nå flytter fakturaen seg over til bank og betaling. Gå til «Bank» og «Utbetalinger» i menyen til venstre og legg til betaling. Husk at du må inn i nettbanken og godkjenne betalingen der.    

Er kjøpet gjort av selskapet, for eksempel ved bruk av et bedriftsbankkort skal du velge «Kvittering». 

Velg kvitteringen det gjelder og klikk på «Registrer kjøp». Av de tre alternativene som nå kommer opp, velger du «Kvittering». 

Under «Detaljer» sjekker du at riktig bankkonto ligger til grunn og at dato stemmer. 
Fyll inn informasjon under «Utgiftskonto».  
Legg så inn «Kostnadskonto» som passer for kjøpet du har gjort.   
Legg så inn beløp og riktig MVA-kode.   
Klikk «Bokfør» og bekrefte at du vil bokføre kjøpet.    

Dersom et kjøp er gjennomført ved at en ansatt eller eier har lagt ut privat skal du velge «Tilbakebetaling».

Velg kvitteringen det gjelder og klikk på «Registrer kjøp». Av de tre alternativene som nå kommer opp, velger du «Tilbakebetaling». 

Velg «Opprett ny mottaker». 
Legg inn ansattnavn og kontonummeret det skal betales til. Legg inn epost, telefonnummer og fakturaadresse hvis ønskelig. 

Når mottaker er lagt inn, fyller du inn informasjon under «Utgiftskonto».  
Legg inn «Kostnadskonto» som passer for kjøpet du har gjort.   
Legg så inn beløp og riktig MVA-kode. 
Klikk «Bokfør og lag utbetaling»

Husk og gå til «Bank» og «Utbetaling» for å fullføre utbetalingen.   

Hovedforskjellen på regning og kvittering/tilbakebetaling, er at regning er et kredittkjøp.

Kredittkjøp vil si at det er forskjell i tid mellom når varen eller tjenesten ble utført og når betalingen skjedde. 

Ved kredittkjøp må man føre opp leverandør i regnskapet. Det trenger du vanligvis ikke ved kontantkjøp, men med tre unntak. Gjelder et av disse unntakene for deg, skal du føre det som en «regning» i systemet og føre opp leverandør.  

Unntak:  

1. Dersom beløpet er over kr. 40.000 inklusiv moms
2. Ved utgifter til drivstoff krever bokføringsloven at vi registrerer leverandøren
3. Dersom varen du kjøpte skal selges videre og varen koster over kr. 1000 inklusive moms