Se hvordan du fører timer, og setter opp hvem som kan godkjenne timene.
Føre og godkjenne timer
Registrere timebrukere
I SpareBank 1 Regnskap kan du gi ansatte egen timetilgang. Det vil si at den ansatte får mulighet til å føre timer, men ikke tilgang til andre ting i systemet.
Du betaler en pris per bruker og prisen finner du ved å klikke på «Markedsplass», og «Moduler». Klikk på «Les mer» på Time-modulen, og du vil få opp den etter hver tid gjeldene satsen.
Ønsker du å aktivere en slik bruker klikker du på tannhjulet opp i høyre hjørne og velger«Brukere».
I menyen som kommer opp klikker du på «Inviter bruker». Tast inn epost-adressen til den ansatte, huk av på «Time» og klikk på den lille pilen ved siden av slik at du får opp en nedtrekksmeny.
Skal brukeren bare registrere timer og ikke godkjenne, huker du av på «Timeregistrering», og klikk på «Send invitasjon».
Den ansatte vil motta en epost hvor han oppretter sin bruker.
Merk: Dersom du gir ansatte tilgang til andre moduler, har disse modulene sin egen pris.
En liste over alle ansatte med timebrukertilgang finner du under «Timer» og «Timebrukere» i menyen til venstre.
Registrere timer
Skal du føre timer i SpareBank 1 Regnskap klikker du på «Timer» og «Registrere timer», i menyen til venstre.
Første gang får du beskjed om å aktivere modulen. Denne meldingen trykker du ok på.
Velg dato i kalenderen som timene dine gjelder for. Legg inn starttid og slutttid.
Så velger du timer i nedtrekksmenyen. Det vanlige er å velge «diverse», men andre alternativer er for eksempel møter, ferie og reisetid.
Det er også lurt å legge til en beskrivelse og legge inn et prosjekt.
Timer som skal faktureres til en kunde bør merkes med hvilken kunde det gjelder.
Det gjør du ved å klikke på tannhjulet helt til høyre i kolonnen.
Her kommer det opp en ny boks, hvor du velger «kunde» i menyen og huker av den. Klikk «Lagre».
Nå får du opp en ny kolonne hvor det står «kunde». Velg den kunden det gjelder, og klikk «Lagre».
Ved månedslutt eller periodevis må timelisten sendes.
Når du er administrator i selskapet blir timene dine godkjent automatisk. Hvis du ikke er det må noen andre godkjenne timene dine.
Dersom du vil sette opp en flyt for hvem som kan godkjenne timer, se videoen «Godkjenningsflyt for timer».
Godkjenningsflyt for timer
Har du ansatte som fører timer i SpareBank 1 Regnskap kan du sette opp en godkjenningsrutine. For å bestemme hvem som skal godkjenne hvilke timer må du lage en godkjenningsflyt.
Godkjenningsflyten lager du ved å klikke på tannhjulet oppe i høyre hjørne, og klikke på «Teams».
Lag et navn. Legg inn den personen som skal godkjenne timene den ansatte sender inn. Du må passe på at den som skal godkjenne timene står som «leder». Trykk på forstørrelsesglasset for å endre og klikk «Lagre team».
På menyen til venstre, klikk «Timer» og «Timebrukere». Velg hvilket team, og tilhørende godkjenningsansvarlig, den enkelte ansatte skal ha ved å klikke på tallet til venstre for den ansattes navn. I det nye vinduet som åpnes velger du riktig team i nedtrekksmenyen nederst. Husk å klikke «Lagre»
Godkjenningsansvarlig får varsling når det ligger timer til godkjenning oppe i høyre hjørne i systemet og i huskelisten på Hjem-skjermen. Inne på listen kan godkjenningsansvarlig enten godkjenne eller avvise timene.